Umsatzsteuer für Selbstständige
Das solltest du wissen

Es gibt verschiedene Steuern, die Selbstständige zahlen müssen. Zu den wichtigsten zählen die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer und eben die Umsatzsteuer, um die es hier gehen soll.  

Die Einkommensteuer müssen alle Menschen zahlen, die in Deutschland Geld verdienen. Die Gewerbesteuer muss nur von Gewerbetreibenden entrichtet werden, Freiberufler*innen sind davon ausgenommen. Beide Steuerarten bemessen sich – stark vereinfacht – nach dem Gewinn. Im Unterschied dazu bezieht sich die Umsatzsteuer auf den Umsatz, also auf den Gegenwert, den ein Betrieb durch den Verkauf von Dienstleistungen oder Waren erzielt (vor Abzug der Kosten). 

Durch die Umsatzsteuer kommt ganz schön was zusammen: Sie macht rund 30 Prozent aller Steuereinnahmen aus, die in Deutschland jedes Jahr anfallen.

Die Umsatzsteuer wird auf den Wert aller Waren oder Leistungen aufgeschlagen, die in Deutschland gekauft werden. Diejenigen, die sie bezahlen, denken darüber meist nicht lange nach. Es sind nämlich die Endverbraucher*innen – und damit wir alle. Immer, wenn wir im Supermarkt, an der Tankstelle oder an der Kinokasse Geld ausgeben, ist ein Teil davon für die Umsatzsteuer gedacht. Anders als bei der Einkommensteuer überweisen wir das Geld aber nicht direkt an das Finanzamt, sondern geben es den Unternehmen, bei denen wir etwas kaufen. Sie sind dafür verantwortlich, dass das Geld schließlich da landet, wo es hinsoll: in der Staatskasse. 

Die Unternehmen treten im Bezug auf die Umsatzsteuer also als eine Art Steuereintreiber auf. Sie ziehen das Geld von den Verbraucher*innen ein, um es an das Finanzamt weiterzuleiten. Es gehört ihnen aber nicht und ist niemals ein Teil ihres Gewinns. Das solltest du dir als Unternehmer*in unbedingt bewusst machen!

In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuer- oder Mehrwertsteuersätze, die für Selbstständige von Bedeutung sind: den Regelsteuersatz, der derzeit bei 19 Prozent liegt, und einen ermäßigten Steuersatz von derzeit 7 Prozent.  

Der Regelsteuersatz gilt für alle Güter und Leistungen, die in Deutschland verkauft werden. Der ermäßigte Steuersatz – so die ursprüngliche Idee – gilt für Güter des Grundbedarfs, damit sie sich jeder leisten kann. Deshalb bezahlen Kund*innen beispielsweise für Kartoffeln und Tomaten 7 Prozent Mehrwertsteuer, während sie für Hummer oder Kaviar 19 Prozent berappen müssen. Ähnlich ist es bei Dienstleistungen, für die überwiegend der Regelsatz von 19 Prozent gilt, während bei künstlerischen Leistungen im Allgemeinen der ermäßigte Satz von 7 Prozent Umsatzsteuer erhoben wird.  

Nicht immer geht es darum, den Grundbedarf zu garantieren, wenn der ermäßigte Steuersatz angesetzt wird. Manchmal werden damit auch politische Ziele verfolgt. Dann wird für Güter oder Leistungen eine Ausnahme vom Regelsatz gemacht, um bestimmte Branchen zu fördern oder das Verhalten der Verbraucher*innen zu lenken. So hat die Bundesregierung beschlossen, dass für Speisen im Restaurant bis Ende des Jahres 2023 der verringerte Mehrwertsteuersatz gilt. Damit sollte die Gastronomie, die zuerst unter der Corona-Pandemie und anschließend unter den hohen Energiekosten besonders hart gelitten hat, entlastet werden.  Seit dem 1. Januar 2024 müssen für Speisen, die im Restaurant oder Café verzehrt werden, wieder 19 Prozent Mehrwertsteuer berechnet werden. 

Es gibt noch zwei weitere Umsatzsteuersätze, die aber eher selten Anwendung finden und daher nicht so bekannt sind: Für landwirtschaftliche Erzeugnisse gilt ein Umsatzsteuersatz von 10,7 Prozent und für Forsterzeugnisse von 5,5 Prozent.

Eigentlich ist es ganz einfach: Für deine Waren und Leistungen setzt du einen bestimmten Preis fest, den Netto-Preis. Dann schlägst du die Umsatzsteuer obendrauf: Je nach rechtlicher Regelung entweder 19 oder 7 Prozent. Das Ergebnis ist der Brutto-Preis. Die Umsatzsteuer geht zwar auf deinem Geschäftskonto ein, sie gehört dir aber nicht. Du verwaltest sie lediglich und bist dazu verpflichtet, sie pünktlich an das Finanzamt weiterzuleiten.  

Jetzt verkaufst du ja nicht nur Waren oder Dienstleistungen, du kaufst auch selbst welche ein. Sobald du diese nicht für dich als Privatperson, sondern für dein Unternehmen benötigst, kannst du die anfallende Umsatzsteuer als sogenannte Vorsteuer anmelden und mit der Umsatzsteuer, die du wiederum von deinen Kund*innen bekommst, verrechnen. Wie das im Einzelnen funktioniert, erfährst du weiter unten. Auch dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin stehen dir bei dieser Aufgabe zur Seite.

Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden häufig synonym verwendet. Das ist nicht hundertprozentig richtig, aber auch nicht ganz falsch.

Beide Begriffe beschreiben dieselbe Geldsumme, aber aus zwei unterschiedlichen Blickwinkeln: Wenn du als Unternehmer*in das Geld von deiner Kundschaft bekommst, sagst du „Umsatzsteuer“. Wenn du als Privatperson etwas im Laden kaufst, zahlst du die „Mehrwertsteuer“. Die Mehrwertsteuer zahlen ausschließlich die Endverbraucher*innen.

Aus dem Umsatzsteuergesetz (UstG) geht hervor, dass grundsätzlich alle Waren oder Dienstleistungen, die in Deutschland verkauft werden, umsatzsteuerpflichtig sind. Ganz gleich, ob du Schuhe verkaufst oder Eis, ob du Haare schneidest, Häuser entwirfst oder Autos reparierst – du bist verpflichtet, für deine Leistung die Umsatzsteuer zu erheben und an das Finanzamt abzuführen. 

Aber es gibt Ausnahmen. Unter anderem sind die folgenden Leistungen von der Umsatzsteuer befreit: 

• Medizinische und gesundheitliche Leistungen (z. B. Behandlungen durch Fachärzt*innen und Physiotherapeut*innen oder Pflegedienstleistungen) 
• Kredit-, Finanz- und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung  
• Vermietung, Verpachtung oder Verkauf von Grundstücken

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, umsatzsteuerfreie Rechnungen zu stellen. Wenn dein Umsatz (nicht dein Gewinn!) im Vorjahr unter 22.000 EUR lag und du im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 EUR Umsatz machen wirst, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und bist dann von der Umsatzsteuerpflicht befreit.  

Die Kleinunternehmerregelung ist besonders für neu gegründete Unternehmen und nebenberuflich Selbstständige gedacht und soll sie von den Mühen der Umsatzsteuervoranmeldung entlasten. Das ist ein klarer Vorteil, doch es gibt auch Nachteile. So darfst du die dir in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen. Wenn du hohe Ausgaben hast und entsprechend viel Mehrwertsteuer zahlen müsstest, kann es klüger sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. 

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber Kleinunternehmer*innen übrigens noch etwas mehr entlastet: Sie müssen ab dem Steuerjahr 2024 keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr vorlegen. Bislang war das erforderlich, damit das Finanzamt prüfen konnte, ob die Umsätze tatsächlich unterhalb der Schwellenwerte lagen, die für die Kleinunternehmerregelung relevant sind. 

Ein Vorteil bietet dir die Kleinunternehmerregelung vor allem dann, wenn du überwiegend Privatkund*innen hast. Für sie werden deine Produkte oder Leistungen ohne die Mehrwertsteuer um 19 oder 7 Prozent günstiger. Wenn du wiederum überwiegend Geschäftskund*innen hast, wäre die Mehrwertsteuer für sie ohnehin nur ein durchlaufender Posten und es macht für sie keinen Unterschied, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nicht.

Eine weitere Besonderheit bei der Umsatzsteuer wurde 2015 für digitale Dienstleistungen eingeführt, bei denen ja sehr häufig Grenzen überschritten werden. Zwar gilt bei Verkäufen ins Ausland grundsätzlich der Umsatzsteuersatz des jeweiligen Landes, in dem die Kund*innen leben, und die Umsatzsteuer muss auch an das dortige Finanzamt abgeführt werden. Aber solange die von dir eingezogene Umsatzsteuer unter 10.000 EUR pro Jahr bleibt, kannst du die kompletten Steuern in Deutschland anmelden und abführen. Zumindest, solange du nur innerhalb der EU Geschäfte machst. Werden mehr als 10.000 EUR Umsatzsteuer pro Jahr fällig, kannst du vom vereinfachten Verfahren „Mini-One-Stop-Shop“ (MOSS) profitieren. Bei diesem Verfahren kümmern sich die Behörden darum, deine Umsatzsteuer auf die beteiligten EU-Länder zu verteilen. Voraussetzung ist eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern.

Auf jeder deiner Rechnungen musst du die jeweils gültige Umsatzsteuer als Mehrwertsteuer ausweisen. Bevor du ein Produkt oder eine Leistung in Rechnung stellen kannst, musst du also wissen, welcher Umsatzsteuersatz darauf erhoben wird. Manchmal ist das schwer zu beurteilen. Wenn du unsicher bist, frage deinen Steuerberater oder deine Steuerberaterin, welcher Steuersatz gilt oder ob eventuell die Voraussetzungen für eine umsatzsteuerfreie Rechnung gegeben sind. Sie können dir auch gleich sagen, welcher Paragraf des Umsatzsteuergesetzes zur Anwendung kommt und die Begründung dafür liefert. Die solltest du in deinen Rechnungen immer mit anführen. 

Wenn du umsatzsteuerfreie Leistungen anbietest, solltest du deine Rechnungen mit dem Hinweis versehen, dass diese gemäß UStG umsatzsteuerfrei ist (ergänzt um den jeweils gültigen Paragrafen). Wenn du Kleinunternehmer*in bist, kannst du auf deine Rechnungen einen Hinweis wie diesen schreiben: „Gemäß §19 UstG berechne ich keine Umsatzsteuer.“ 

Nicht nur die Umsatzsteuer ist auf jeder Rechnung auszuweisen, auch deine Steuernummer darf nicht fehlen. Solltest du Geschäfte ins Ausland machen, gibst du auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an. Mit einer solchen Nummer sind Ausfuhren in andere EU-Länder von der Umsatzsteuer befreit, weil sie als „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen“ gelten. Vorausgesetzt, deine ausländischen Geschäftspartner*innen können ebenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorweisen. Deine Lieferungen musst du trotzdem in einer zusammenfassenden Mitteilung an das zuständige Finanzamt melden.

Die Mehrwertsteuer für Waren oder Dienstleistungen, die du für deine Firma kaufst, kannst du als Vorsteuer mit der von dir weiterzuleitenden Umsatzsteuer verrechnen. An einem Beispiel lässt sich nachvollziehen, was damit gemeint ist: 

Nehmen wir an, du benötigst für deine Tischlerei eine neue CNC-Fräse, die 10.000 EUR (netto) kostet. Die fällige Vorsteuer beträgt 1.900 EUR. Im gleichen Zeitraum verkaufst du an deine Kundschaft Möbel im Wert von 20.000 EUR. Die ausgewiesene Umsatzsteuer beträgt 3.800 EUR. 

Für deinen Vorsteuerabzug ergibt sich daraus folgende Rechnung:  

3.800 EUR Umsatzsteuer – 1.900 EUR Vorsteuer = 1.900 EUR. 

Anstatt dem Finanzamt die kompletten 3.800 EUR Umsatzsteuer zu überweisen, die du von deinen Kund*innen eingezogen hast, zahlst du nur 1.900 EUR.

Das oben beschriebene Verfahren nennt sich Umsatzsteuervoranmeldung und sollte einen festen Platz in der Finanzplanung für deinen Betrieb haben. So kannst du Steuerschulden vermeiden und sorgst dafür, dass du keine Steuern zahlst, die du eigentlich gar nicht zahlen müsstest. Mit den richtigen Tools und einer soliden Buchhaltung gelingt dir das ohne großes Nachdenken. 

Die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt regelmäßig auf elektronischem Wege an das Finanzamt. Die Höhe deiner Umsätze entscheidet darüber, in welchen Abständen du sie machen musst: Wenn deine Zahllast unter 7.500 EUR im Jahr bleibt, reicht eine vierteljährliche Voranmeldung. Liegt deine Zahllast über diesem Wert, wirst du aufgefordert, jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung zu machen. Wenn sogar weniger als 1000 EUR Umsatzsteuer zusammenkommen, bist du von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Dann wird die Vorsteuer im Zuge der jährlichen Steuererklärung gemeldet.  

Die Umsatzsteuer musst du jeweils am 10. des Folgemonats nach dem Voranmeldungszeitraum überweisen. Die Zahllast aus der Umsatzsteuervoranmeldung für April wird also zum 10. Mai fällig. Es ist jedoch ohne großen Aufwand möglich, eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. Dadurch verlängert sich die Meldefrist um einen Monat. Die Voranmeldung (und ggf. Zahlung) für April wird dann erst am 10. Juni fällig. 

Solltest du die Frist versäumen und deine Umsatzsteuervoranmeldung zu spät übermitteln, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von dir verlangen. Wenn du die Umsatzsteuer zu spät überweist, droht ein Säumniszuschlag von je einem Prozent der Steuerschuld pro angefangenem Monat. 

Als Kleinunternehmer*in brauchst du keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Ab dem Steuerjahr 2024 entfällt durch das Wachstumschancengesetz für dich zusätzlich die Pflicht, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben.

Zusätzlich zu deiner vierteljährlichen oder monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung bist du als Selbstständige*r verpflichtet, nach Abschluss eines Jahres eine finale Umsatzsteuererklärung abzugeben. Lass dir dabei von deinem Steuerberatungsbüro helfen oder delegiere diese Aufgabe gleich vollständig, wenn du dich von dieser Arbeit entlasten möchtest. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist jedoch so simpel, dass du sie locker selbst machen kannst. Mit ELSTER, dem elektronischen Verfahren für deine Steuererklärung, geht das fast von selbst. ELSTER berechnet automatisch auf der Grundlage deiner Umsätze die fällige Umsatzsteuer, zieht davon die Vorsteuer-Zahlungen ab und gibt an, ob du für den jeweiligen Zeitraum Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen musst oder ob du sogar Geld vom Finanzamt zurückbekommst.

Bei der Umsatzsteuer gilt in der Regel die Soll-Versteuerung. Das bedeutet, dass Unternehmen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen, sobald sie eine bestimmte Leistung erbracht haben. Sie müssen also unter Umständen in Vorleistung gehen. Im Unterschied dazu wird die Umsatzsteuer bei der Ist-Besteuerung erst fällig, wenn ein Kunde für die Leistung tatsächlich gezahlt hat.  

Bis zu einer bestimmten Umsatzgrenze profitieren Unternehmen von der Ist-Besteuerung. Bis vor Kurzem lag der Schwellenwert dafür bei 600.000 EUR Jahresumsatz. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde er angehoben, um mehr Unternehmen zu entlasten. Ab dem Steuerjahr 2024 kommen alle Unternehmen in den Genuss der Ist-Versteuerung, die weniger als 800.000 EUR Umsatz im Jahr machen. Sie können die Ist-Besteuerung beantragen und damit ihre Liquidität schonen. 

Die Umsatzsteuerzahllast ist die Differenz zwischen der von dir eingenommen Umsatzsteuer und der von dir gezahlten Vorsteuer. Die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast ist einfach zu verstehen: 

Umsatzsteuer – Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast 

Beispiel: Du hast mit deiner Tischlerei 1.500 EUR Umsatzsteuer eingenommen. Im gleichen Zeitraum hast du beim Kauf von Brettern, Schrauben, Pinseln und Lasuren 700 EUR Vorsteuer bezahlt. Deine Rechnung lautet: 

1500 EUR – 700 EUR = 800 EUR 

Deine Zahllast an das Finanzamt beträgt für den fraglichen Zeitraum also 800 EUR. 

Die Umsatzsteuer ist für deine Buchhaltung ein durchlaufender Posten. Trotzdem oder gerade deshalb ist es wichtig, sie korrekt zu verbuchen. Wenn du diese Aufgabe selbst erledigst, solltest du wissen, dass das Konto „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen“ mit der Kostenstelle 1780 (SKR 03) oder 3820 (SKR 04) für deine Umsatzsteuer gedacht ist. Das Konto für die Gegenbuchung nennt sich „Bank“ mit der Kostenstelle 1200 bzw. 1800 (SKR 04). 

Falls du von diesen kryptischen Kürzeln noch nie etwas gehört hast, hast du die Buchhaltung in deinem Betrieb vermutlich erfolgreich an andere übertragen. Das ist eine hervorragende Idee, denn du kannst dich darauf verlassen, dass die Profis hier keine Fehler machen, und gewinnst auch noch Zeit für die Aufgaben in deinem Unternehmen, die du besser beherrschst und die dir mehr Spaß machen.

Die Umsatzsteuer wird von deinen Kund*innen gezahlt. Der Gegenbegriff ist Mehrwertsteuer. Sie landet zwar mit jedem verkauften Produkt auf deinem Konto, sie gehört dir aber nicht! Deine Aufgabe ist es, sie regelmäßig an das Finanzamt zu melden und abzuführen. 

Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht gibt es für Kleinunternehmer*innen und für Selbstständige in medizinisch-therapeutischen Berufen. Nahezu alle anderen Unternehmer*innen kommen um das Thema Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung nicht herum. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist allerdings keine große Sache. Sie erfolgt elektronisch und ist ohne großen Aufwand möglich. 

Als Unternehmer*in zahlst du selbst keine Umsatzsteuer. Du kannst die Mehrwertsteuer, die du in einem bestimmten Zeitraum gezahlt hast, mit der im selben Zeitraum eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen. Ist die Differenz negativ, bekommst du automatisch Geld vom Finanzamt zurück. Ist sie positiv, ist das der Betrag, den du dem Finanzamt schuldest.  

Wenn du deine Waren oder Leistungen in andere EU-Staaten oder in Drittstaaten verkaufst, gelten besondere Regeln für die Umsatzsteuer. In dem Fall solltest du dir professionellen Rat einholen, damit du alles richtig machst.