Kleinunternehmerregelung:
Wichtige Infos für Kleinunternehmer*innen

Unternehmer*innen mit geringen Umsätzen kommen dank der Kleinunternehmerregelung in den Genuss von Steuervorteilen und Entlastungen. Hier erfährst du, wann es sich lohnt, auf die „Kleinunternehmerkarte“ zu setzen.

Die Kleinunternehmerregelung bietet Selbstständigen eine willkommene Entlastung von bürokratischen und steuerlichen Pflichten. Sie ist allerdings an bestimmte Umsatzgrenzen gekoppelt: Nur wer maximal 22.000 EUR Umsatz im Jahr erzielt, kann davon Gebrauch machen und wird von der Umsatzsteuer befreit (wenn du alles Wichtige über diese Steuerart erfahren möchtest, empfehlen wir unseren Ratgeber Umsatzsteuer für Selbstständige. Das solltest du wissen).

Einfach gesagt lautet die Kleinunternehmerregelung: Wer im Vorjahr weniger als 22.000 EUR Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr nicht mehr 50.000 EUR Umsatz erwartet, kann sich „Kleinunternehmer*in“ nennen und muss dann keine Umsatzsteuer erheben bzw. zahlen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen.  

Diese Regelung ist für Freiberufler*innen und Gewerbetreibende gleichermaßen anwendbar. Auch die Rechtsform spielt keine Rolle. Sie gilt aber nicht automatisch. Das heißt: Selbstständige, die unter den Umsatzgrenzen bleiben, können frei entscheiden, ob sie als Kleinunternehmer*in auftreten wollen oder nicht. Sie müssen dies aber dem Finanzamt gegenüber deutlich machen. Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt.

Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung werden in unregelmäßigen Abständen durch den Gesetzgeber angepasst. Das letzte Mal wurden sie 2019 von 17.500 EUR Jahresumsatz auf 22.000 EUR hochgesetzt. Seitdem ist keine Anpassung mehr erfolgt, sodass auch die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung im Jahr 2023 unverändert bleibt. 

Die Kleinunternehmerregelung bietet verschiedene Vorteile, ist aber auch mit Nachteilen verbunden. Du solltest sorgfältig abwägen, welche Seite für dich überwiegt, bevor du eine Entscheidung triffst.  

Das sind die wichtigsten Vorteile:  

• Keine Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer*in weist du keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen aus. 
• Weniger Aufwand: Da du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du auch keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt machen.  
• Günstigere Preise: Du kannst deine Leistungen günstiger anbieten, da deine Kund*innen die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer von 7 oder 19 Prozent nicht zahlen müssen. 

Kommen wir zu den wichtigsten Nachteilen: 

• Kein Vorsteuerabzug: Die Vorsteuer auf deine Ausgaben kannst du als Kleinunternehmer*in nicht geltend machen. Das heißt: Wenn du für deinen Betrieb etwas kaufst, kannst du dir – anders als alle „normalen“ Unternehmer*innen – die gezahlte Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer nicht vom Finanzamt zurückholen. 
• Negatives Image: Es kann sein, dass du als Kleinunternehmer*in nicht von allen Kund*innen oder Geschäftspartner*innen für voll genommen wirst, da du nur geringe Umsätze hast und offenbar lediglich nebenbei selbstständig bist.

Mit der Kleinunternehmerregelung sparst du dir den Aufwand mit der Umsatzsteuervoranmeldung und du kannst günstigere Preise anbieten. Allerdings ist der bürokratische Aufwand mit der passenden Buchhaltungssoftware schnell erledigt, und von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren nur Privatkund*innen. Unternehmen zahlen die Mehrwertsteuer nämlich gar nicht, sondern verrechnen sie im Rahmen der Vorsteuer mit dem Finanzamt.  

Die Kleinunternehmerregelung ist daher für dich sinnvoll, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: 

• Deine Kund*innen sind überwiegend Privatpersonen (B2C statt B2B) 
• Du hast geringe Ausgaben und kaum Investitionen 
• Du möchtest den bürokratischen Aufwand so klein wie möglich halten.  

Wenn du hohe Ausgaben hast, kann die Kleinunternehmerregelung ein wirtschaftlicher Nachteil sein. Im Normalfall könntest du nämlich für alle betrieblichen Kosten bis zu 19 Prozent vom Finanzamt zurückbekommen (nämlich die Mehrwertsteuer, die du als Kund*in zahlst). Als Kleinunternehmer*in hast du diese Möglichkeit nicht, weil du steuerlich wie eine Privatperson behandelt wirst. 

Die Kleinunternehmerregelung kann in zwei Fällen wegfallen: 

         a) Dein Umsatz steigt über die Grenze von 22.000 EUR im Jahr. 

         b) Du entscheidest dich freiwillig für einen Wechsel zur 
              Regelbesteuerung. 

Wenn du während des laufenden Kalenderjahres Umsätze über 22.000 EUR erzielst, verlierst du die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung im nächsten Jahr erneut zu nutzen. Stattdessen musst du die Regelbesteuerung anwenden. Dies gilt auch dann, wenn du nur in einem Jahr die Umsatzgrenze überschreitest.  

Allerdings musst du nicht befürchten, dass deine Umsätze aus dem laufenden Jahr nachträglich nach der Regelbesteuerung besteuert werden und du Umsatzsteuer nachzahlen musst. Eine rückwirkende Aberkennung der Kleinunternehmerregelung ist nicht vorgesehen. 

Hier ist ein Beispiel, um das Ganze zu verdeutlichen: Angenommen, dein Umsatz lag im Jahr 2022 bei 18.000 EUR. Im Jahr 2023 steigt er auf 25.000 EUR. Dann gilt für dich ab dem Jahr 2024 automatisch die Regelbesteuerung.  

Selbst wenn dein Umsatz nach einem Jahr direkt wieder unter die Umsatzgrenze von 22.000 EUR fällt, wirst du mindestens fünf Jahre lang wir ein gewöhnlicher Betrieb besteuert. Erst danach kannst du wieder zur Kleinunternehmerregel wechseln. Die Fünfjahresfrist gilt auch, wenn du dich freiwillig entscheidest, die Kleinunternehmerregelung nicht mehr zu nutzen. 

Wenn dein Unternehmen unter die Umsatzgrenzen fällt und du gerne die Kleinunternehmerregelung beantragen möchtest, genügt ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt. Darin gibst du an, dass du gemäß § 19 UStG zukünftig als Kleinunternehmer*in gelten möchtest. Das Finanzamt prüft, ob du die Voraussetzungen erfüllst. 

Befindest du dich noch in der Gründungsphase, kannst du einfach im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Den Fragebogen erhältst du, sobald du bei den Behörden ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit anmeldest. Beachte jedoch, dass diese Entscheidung für fünf Jahre bindend ist (es sei denn, dein Umsatz wächst schnell und du überschreitest die Umsatzgrenze von 22.000 EUR. Dann endet dein Kleinunternehmerdasein automatisch). 

Als Kleinunternehmer*in solltest du deine Umsätze besonders gründlich überwachen. Denn wenn dein Jahresumsatz am Ende des Jahres die Grenze von 22.000 EUR übersteigt, bist du im kommenden Jahr automatisch umsatzsteuerpflichtig. Keine Sorge, du musst dafür keinen großen Aufwand betreiben. Schon mit einer einfachen Finanzplanung behältst du deine Zahlen im Blick.  

Beachte dabei, dass dein Umsatz nicht mit deinem Gewinn zu verwechseln ist. Der Umsatz umfasst die gesamten Einnahmen, die dein Unternehmen für seine Leistungen erhalten hat, inklusive der Umsatzsteuer. Der Gewinn ist einfach gesagt das, was nach Abzug deiner betrieblichen Kosten übrigbleibt. 

Nehmen wir an, du hast eine kleine Tischlerwerkstatt und erledigst nur wenige Aufträge im Jahr. Dein Gewinn liegt bei weniger als 10.000 EUR im Jahr. Trotzdem kannst du die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen, da dein Umsatz bei 28.000 EUR liegt. Darin enthalten sind nämlich auch die Kosten für Fenster und Türen, die du bei deinen Kund*innen einbaust und die du – neben der eigentlichen Arbeitszeit – in Rechnung stellst. 

Denk auch daran, dass es neben der Umsatzsteuer weitere Steuern für Selbstständige gibt, die du zahlen musst. Allen voran die Einkommensteuer, die auf der Basis deiner jährlichen Steuererklärung ermittelt wird. Ob du außerdem Gewerbesteuer und/oder Körperschaftsteuer zahlen musst, hängt von deiner Rechtsform und deinem Jahresumsatz ab. Da bei der Gewerbesteuer ein Freibetrag von 25.000 EUR bezogen auf den Gewinn (!) gilt, spielt sie für die meisten Kleinunternehmer*innen keine Rolle. Es sei denn, ihr Gewinn ist sehr dicht am Umsatz und sie übertreten im laufenden Jahr die 22.000-EUR-Umsatzgrenze. 

Als Kleinunternehmer*in gilt für dich eine Besonderheit bei der Rechnungsstellung. Es ist wichtig, dass du bei deinen Rechnungen nicht einfach nur auf die 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer verzichtest, sondern ausdrücklich darauf hinweist, dass der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthält. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich und auch nicht empfehlenswert, den Begriff „Kleinunternehmerregelung“ zu verwenden. Ein Hinweis auf den entsprechenden Paragrafen im Steuergesetz reicht aus. Eine Erläuterung auf deinen Rechnungen könnte zum Beispiel so aussehen:  

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. 

Eine ordnungsgemäße Kleinunternehmer-Rechnung sollte folgende Informationen enthalten: 

• Deinen vollständigen Namen und deine Adresse 
• Den vollständigen Namen und die Adresse des Rechnungsempfängers 
• Das Rechnungsdatum 
• Eine Rechnungsnummer 
• Deine (Finanzamts-)Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen 
• Das genaue Liefer- oder Leistungsdatum (kann mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen) 
• Den Hinweis auf den Grund für das Fehlen der Umsatzsteuer-Angaben 
• Bei grundstücksbezogenen Leistungen: Den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht für private Leistungsempfänger 

Rund um die Kleinunternehmerregel kursieren einige Irrtümer und Missverständnisse. Wir klären auf:  

• Der Begriff Kleinunternehmer*in ist keine Rechtsform. Es handelt sich vielmehr um einen Begriff aus dem Steuerrecht. Sowohl Gewerbetreibende als auch freiberuflich Tätige können Kleinunternehmer*innen sein. 
• Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Auch bei geringen Einkünften kannst du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.  
• Als Kleinunternehmer*in musst du außer der Umsatzsteuer alle Steuern zahlen, die auch für Regelunternehmer gelten: Einkommensteuer, ggf. Gewerbesteuer und ggf. Körperschaftsteuer. 
• Als Kleinunternehmer*in bleibt es dir überlassen, ob du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen möchtest oder nicht. 
• Auch als Kleinunternehmer*in musst du gegenüber dem Finanzamt deine Einnahmen und Ausgaben mit einer Steuererklärung nachweisen, wobei Freiberufler*innen ihre Buchhaltung in Form einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erledigen können.  

Die Kleinunternehmerregelung soll insbesondere Selbstständige, die nebenberuflich oder saisonal tätig sind, steuerlich und bürokratisch entlasten. Wenn du niedrige Umsätze erzielst, steht es dir frei, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen oder nicht. Du sparst dir dadurch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung, was den bürokratischen Aufwand reduziert. Beachte jedoch, dass moderne Buchhaltungssoftware diese Aufgabe erheblich vereinfacht, weshalb dieser Punkt allein nicht ausschlaggebend für deine Entscheidung sein sollte.  

Ein weiterer Vorteil: Du kannst deine Leistungen um bis zu 19 Prozent günstiger anbieten als deine Wettbewerber*Innen, da du keine Umsatzsteuer draufschlagen musst. Allerdings profitieren davon nur Privatpersonen.  

Alles in allem ist die Kleinunternehmerregelung eine gute Option, wenn du im B2C-Geschäft tätig bist und nur geringe Investitionen und Betriebskosten hast. Es genügt, dem Finanzamt in einem formlosen Schreiben mitzuteilen, dass du die Kleinunternehmerregelung für dich nutzen möchtest. Diese Entscheidung ist dann für fünf Jahre gültig.