Steuerprüfung durchs Finanzamt
Das solltest du wissen

Viele Selbstständige bekommen schon bei dem Wort Steuerprüfung Herzrasen. Obwohl die meisten nichts zu verbergen haben, schleicht sich Panik ein, wenn das Finanzamt sich seinen Hausbesuch angekündigt hat. Irgendetwas werden sie schon finden… Und was dann? 

Wir können dich beruhigen. In den allermeisten Fällen läuft eine Steuerprüfung ganz harmlos ab. Der Besuch des Finanzamts macht zwar etwas Arbeit, aber hat in der Regel keine schwerwiegenden Folgen.

Wenn du weißt, was auf dich zukommt, kannst du der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen. Deshalb erklären wir in diesem Artikel, was bei einer Steuerprüfung passiert, warum sie überhaupt stattfindet und was du im Vorfeld tun kannst, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Bei einer Steuerprüfung werden die Angaben, die ein Betrieb oder eine selbstständige Person im Rahmen der Steuererklärung gemacht hat, überprüft. So wird festgestellt, ob die steuerlichen Angaben der Wahrheit entsprechen. 

Die Prüfer*innen vergleichen die Angaben aus deiner Steuererklärung mit deiner Buchhaltung. Denn im Normalfall gibst du mit deiner Steuererklärung ja keinerlei Unterlagen ab, sondern ermittelst die zu versteuernden Beträge in Eigenregie. Ohne die Möglichkeit einer Prüfung wäre es den Behörden kaum möglich, Fehler oder Betrug aufzudecken. 

Es ist ein bisschen so wie früher in der Schule, wenn wir unsere Hausaufgaben vorzeigen mussten. Die Lehrer*innen haben dann kontrolliert, ob wir alles richtig gemacht haben. Bei einer Steuerprüfung ist es ähnlich, nur dass das Finanzamt der Lehrer ist und die Belege in deinem Betrieb sind die Hausaufgaben.  

Eine Steuerprüfung wird offiziell von den Behörden als „Außenprüfung“ bezeichnet. Das bedeutet, dass die Prüfung normalerweise nicht im Finanzamt stattfindet, sondern direkt im Unternehmen. Dabei schauen die Leute vom Finanzamt, ob mit den Steuern alles in Ordnung ist und ob alle Regeln eingehalten wurden. Das Ziel ist es, Betrügereien aufzudecken, wenn jemand zum Beispiel weniger Steuern bezahlt hat, als er eigentlich sollte. In unserem Ratgeber Steuern für Selbstständige und Freiberufler erfährst du mehr darüber, welche Steuern für dich relevant sind und was du bei deiner Steuererklärung beachten solltest. 

Nicht nur das Finanzamt darf eine Steuerprüfung durchführen. Manchmal prüfen auch andere Behörden, zum Beispiel die Rentenversicherung, ob alles richtig angegeben wurde. 

Nicht alle Prüfungen in Unternehmen erfolgen nach demselben Muster oder mit demselben Ziel. Damit du dir besser vorstellen kannst, was dich erwartet, beschreiben wir zunächst, welche gängigen Arten von Prüfungen es gibt.

Die Regel sind angekündigte Prüfungen. In diesem Fall teilt dir das Finanzamt einige Wochen vorher mit, wann die Steuerprüfung in deinem Unternehmen durchgeführt wird. Der offizielle Begriff dafür ist „allgemeine Außenprüfung gemäß 193 bis 207 Abgabenordnung (AO)“. Bei einer solchen Prüfung werden alle Geschäftsvorgänge deines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum untersucht.  

Auf eine angekündigte Prüfung kannst du dich in Ruhe vorbereiten und solltest das auf jeden Fall auch tun. Dann wird der Termin weniger stressig für dich und du kannst Unstimmigkeiten und unnötige Verwirrung vermeiden. Es kann eine gute Idee sein, dein Steuerberatungsbüro um Hilfe bei der Vorbereitung zu bitten. Die Fachleute dort kennen sich mit Betriebsprüfungen aus und können dir sagen, worauf du achten solltest und welche Unterlagen du bereithalten solltest. 

Eine etwas weniger aufwändige Prüfung, die nur Unternehmen mit Angestellten betrifft, ist die Lohnsteuer-Außenprüfung gemäß 42f EStG, die das Finanzamt manchmal auch mit einer zusätzlichen Umsatzsteuersonderprüfung verbindet.

Die Behörden haben das Recht, jederzeit eine Betriebsprüfung durchzuführen. Es gibt also auch Prüfungen, bei denen keine Ankündigung erfolgt. Zu ihnen gehört die Kassen-Nachschau gemäß 146b AO oder die Umsatzsteuer-Nachschau gemäß 27b UStG. In diesen Fällen können die Prüfer*innen unerwartet auftauchen und direkt loslegen.  

Die Kassen-Nachschau betrifft vor allem Unternehmen mit vielen Bargeldzahlungen wie Ladengeschäfte oder Gastronomiebetriebe. Dabei wird die Kasse überprüft und mit dem Kassenbuch verglichen, um Kassenmanipulationen zu verhindern. Wenn dabei Ungenauigkeiten festgestellt werden, ist die Wahrscheinlichkeit einer richtigen Steuerprüfung hoch.  

Auch die Umsatzsteuer-Nachschau kann unangekündigt erfolgen. Sie ist besonders relevant für Gründer*innen, da das Finanzamt hier überprüft, ob ein neues Unternehmen auch tatsächlich existiert. Auch Investitionen und Umsätze stehen dabei im Fokus, um sicherzustellen, dass alles korrekt angegeben wird. 

Nicht nur die Finanzämter, auch andere Behörden sind berechtigt, Betriebsprüfungen durchzuführen. Das betrifft etwa die Betriebsprüfung zur Sozialversicherung und zur Unfallversicherung gemäß § 28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV, die von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt wird. Diese Prüfungen finden in der Regel zeitgleich statt, um den Betrieben aufwändige Mehrfachprüfungen durch die Rentenversicherung und die Unfallversicherung zu ersparen.  

Hier geht es um die Meldepflichten der Arbeitgeber und um die ordnungsgemäße Abführung der Beiträge zu Krankenkassen, Renten- und Arbeitslosenversicherungen, zur Unfallversicherung und ggf. um branchenspezifische Pflichtversicherungen.  

Eine Besonderheit ist die Künstlersozialkasse (KSK), bei der viele Künstler*innen und Freiberufler*innen sozialversichert sind. Die KSK darf nach § 35 Abs. 2 KSVG eigene Prüfungen in Betrieben durchführen, in denen Versicherte der KSK beschäftigt sind oder die umfangreiche Aufträge an KSK-versicherte Selbstständige vergeben.

Die Prüfungen der Steuerfahndung nach § 208 AO sind immer ernst zu nehmen, da sie einen Anfangsverdacht auf eine Steuerstraftat voraussetzen. Wenn du davon betroffen bist, solltest du dich dringend um eine anwaltliche Unterstützung kümmern.

Ob oder wann dir eine Prüfung ins Haus steht, lässt sich nicht vorhersagen. Ein Teil der Steuerprüfungen erfolgt nach dem Zufallsprinzip: Jedes Jahr wird eine zufällige Stichprobe aus allen Betrieben gezogen und näher untersucht.  

Ein Teil der Prüfungen erfolgt gezielt, weil die Sachbearbeiter*innen im Finanzamt an der Glaubwürdigkeit einer Steuererklärung zweifeln. Sie werden hellhörig, wenn zum Beispiel die Beträge in deiner Steuererklärung nicht nachvollziehbar sind, wenn es unerklärliche Abweichungen im Vergleich zu früheren Jahren gibt oder wenn der Eindruck entsteht, dass bei deiner Buchhaltung einiges durcheinander geht. Dann erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass du Besuch von den Prüfer*innen bekommst. Übrigens: In unserem Ratgeber Digitale Buchhaltung – Software-Lösungen für Kleinunternehmen verraten wir dir, wie du mit dem passenden Programm deine Buchhaltung so organisierst, dass deine Steuererklärung im Idealfall erst gar keine Zweifel aufkommen lässt.  

Fest steht: Je kleiner dein Unternehmen ist und je weniger Umsatz du machst, desto unwahrscheinlicher ist eine Steuerprüfung. Von den Kleinstbetrieben in Deutschland wird pro Jahr lediglich ein Prozent geprüft. Statistisch gesehen stünde eine Prüfung bei dir nur alle 100 Jahr an. Doch ähnlich wie bei anderen ungewöhnlichen Ereignissen im Leben trifft es manche Menschen nie, während andere mehrfach damit konfrontiert werden. 

Unternehmen, die auffällige Unregelmäßigkeiten bei Umsätzen, Gewinnen oder bei der Abgabe von Steuererklärungen zeigen, werden häufiger geprüft. Anonyme Hinweise können ebenfalls dazu führen, dass das Finanzamt eine Steuerprüfung durchführt. Bei dem Verdacht auf eine Straftat verzichten die Behörden aus nachvollziehbaren Gründen gerne mal auf eine vorherige Ankündigung. 

Sogar nach einer vorherigen Prüfung bist du nicht vor weiteren (Anschluss-)Prüfungen geschützt. Das Finanzamt überprüft dann genau, ob die Vereinbarungen, die bei der letzten Prüfung getroffen wurden, auch eingehalten wurden, zum Beispiel das sorgfältigere Führen des Kassenbuchs.

Die Rentenversicherungsträger sind gesetzlich verpflichtet, Betriebsprüfungen regelmäßig (in der Regel alle vier Jahre) durchzuführen. Der Prüfungszyklus hängt von der Betriebsgröße und von der Anzahl der Angestellten ab.

Das einzige wirklich klare Zeichen dafür, dass bei dir eine Steuerprüfung ansteht, ist die Mitteilung vom Finanzamt oder von der Rentenversicherung, die als „Prüfungsanordnung“ bezeichnet wird. In diesem Brief steht, worum es bei der Prüfung geht, welcher Zeitraum untersucht wird und wann und wo die Prüfung stattfinden soll. 

Abgesehen davon gibt es noch ein paar andere Hinweise auf eine bevorstehende Prüfung, auf die du achten kannst. Wenn zum Beispiel deine Umsätze in einem Geschäftsjahr sehr ungewöhnlich sind oder du deine Steuererklärungen nicht pünktlich oder unvollständig abgibst, könnte das Finanzamt auf dich aufmerksam werden.  

Schau dir auch deine letzten Steuerbescheide genauer an. Wenn dort der Satz steht „Der Bescheid steht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“, bedeutet das, dass du in die engere Auswahl für eine Steuerprüfung kommst. Das heißt jedoch nicht unbedingt, dass sofort eine Prüfung stattfindet. Das Finanzamt kann die Prüfung noch bis zu drei Jahre später durchführen.

Bei einer Steuerprüfung schickt das Finanzamt eine Fachkraft vorbei, die sich bei dir vor Ort all deine Geschäftsunterlagen anschaut, die mit der Steuer zu tun haben und sie mit den Angaben aus deiner Steuererklärung vergleicht. Das sind vor allem Rechnungen, Lieferscheine und weitere Belege, also deine gesamte Buchhaltung. Aber auch Gegenstände, die deinem Unternehmen gehören, können für die Prüfer*innen interessant sein. Wenn du zum Beispiel eine neue Maschine oder einen Computer gekauft und steuerlich geltend gemacht hast, sollten diese auch wirklich in der Firma zu finden sein. 

Damit du dir besser vorstellen kannst, was bei einer Steuerprüfung passiert, gehen wir das Ganze Schritt für Schritt durch:

Als Erstes bekommst du in der Regel einen Brief vom Finanzamt, der sich „Prüfungsanordnung“ nennt. Wenn du ein Steuerberatungsbüro hast, geht der Brief wahrscheinlich dorthin.  

Wichtig: Sobald du diesen Brief bekommen hast, kannst du eine Strafe nicht mehr durch eine Selbstanzeige vermeiden, falls du gegenüber dem Finanzamt geschummelt hast. Manchmal ruft das Finanzamt deshalb bei einem Betrieb an und warnt die Betriebinhaber*innen vor. Dann bleiben ihnen ein paar wenige Tage bis zum Eintreffen des Briefes, um gegebenenfalls Versäumnisse bei der Steuererklärung einzuräumen und eine Strafe doch noch zu vermeiden. 

In der schriftlichen Ankündigung der Steuerprüfung stehen wichtige Informationen: 

• Was genau geprüft wird 
• Welcher Zeitraum untersucht wird 
• Welche Papiere du bereithalten musst 
• Wer der/die Prüfer*in ist 
• Wann und wo die Prüfung stattfinden soll 

Nachdem du den Brief bekommen hast, hast du normalerweise etwa zwei Wochen Zeit, dich vorzubereiten. Wenn du an dem geplanten Prüfungstermin nicht kannst (zum Beispiel, weil du im Urlaub bist), kannst du mit dem Finanzamt reden und vielleicht einen anderen Termin vereinbaren. Es ist auch okay, wenn die Prüfung in deinem Steuerberaterbüro stattfindet. Das ist oft sogar eine gute Idee, weil dort Fachleute sind, die dir helfen können. 

Falls du dich unsicher fühlst, kannst du die Mitarbeiter*innen deines Steuerbüros bitten, dich bei der Vorbereitung zu unterstützen. Das machen sie natürlich nicht umsonst. Deshalb solltest du unbedingt im Vorfeld den Umfang der Unterstützung und die Kosten klären. 

Sorge dafür, dass du alle Unterlagen griffbereit hast, und bereite einen möglichst ungestörten und aufgeräumten Arbeitsplatz vor, an dem die Prüfer*innen in Ruhe arbeiten können.

Jetzt kommt die eigentliche Prüfung. Die Person, die die Prüfung vornimmt, zeigt dir ihren Ausweis und du zeigst ihr den vorbereiteten Platz, an dem sie arbeiten kann. Wenn es in deiner Firma keinen geeigneten Raum gibt, kannst du auch vorschlagen, die Prüfung im Finanzamt oder bei deinem Steuerberatungsbüro durchzuführen. Du musst dann dafür sorgen, dass alle Unterlagen zum fraglichen Zeitpunkt vor Ort sind. 

Je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist und wie viele Papiere es gibt, kann die Prüfung ein paar Stunden oder sogar mehrere Tage dauern. Bleibe stets ruhig und freundlich, beantworte alle Fragen und lege alle geforderten Unterlagen vor. Denke immer dran: Die Prüfer*innen tun auch nur ihren Job und wollen in erster Linie dafür sorgen, dass niemand betrügt.  

Es ist hilfreich, wenn dein Steuerberater oder deine Steuerberater*in bei dem Termin dabei ist. So hast du eine Person an deiner Seite, die in jedem Fall Ruhe bewahrt, die sich auskennt und die dich und deine Mitarbeiter*innen davor bewahren kann, euch bei heiklen Fragen um Kopf und Kragen zu reden.  

Weniger umfangreich und nur relevant, wenn du Angestellte hast, ist die turnusmäßige Sozialversicherungsprüfung. Außer in der Gastronomie und im Baubereich finden diese Prüfungen häufig beim Steuerberatungsbüro statt. Oftmals ist nicht mal deine Anwesenheit erforderlich.

Nach der Prüfung findet in der Regel ein Abschlussgespräch statt, in dem dir die Ergebnisse vorgestellt werden. Wenn es nur kleine Fehler gab, kommst du wahrscheinlich mit einer Belehrung davon. Aber wenn es größere Probleme gibt und festgestellt wurde, dass du weniger Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge gezahlt hast als du solltest, kann es teuer werden. Es drohen Nachzahlungen oder sogar Strafen.  

Das Finanzamt kann schätzen, wie viel du wirklich verdient hast, und anhand dieser (häufig sehr hochgegriffenen) Schätzung die Steuer neu bemessen. Mit guten Argumenten kannst du versuchen, die Schätzungen nach unten zu korrigieren. In dieser Situation kann dein Steuerberatungsbüro wertvollen Rat geben. Die Fachleute wissen, wie du die Annahmen des Finanzamts widerlegen und deine Steuerschulden minimieren kannst.

Wenn du die Prüfung hinter dich gebracht hast und es nichts zu beanstanden gibt, kannst du aufatmen. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass du bald wieder in den Fokus der Behörden gerätst. Sollten die Prüfer*innen allerdings Fehler gefunden haben und du vielleicht sogar Steuern nachzahlen müssen, kann es gut sein, dass dein Betrieb in den nächsten Jahren noch mal überprüft wird. So wollen die Prüfer*innen sicherstellen, dass du aus deinen Fehlern gelernt hast. Also sei vorsichtig und halte dich an die Regeln! 

Du hast den Brief vom Finanzamt bekommen und weißt, dass bald eine Steuerprüfung ansteht. Jetzt heißt es Ruhe bewahren und die Zeit bis zum Termin nutzen.  

Prüfe zuerst den Ort und den Termin für die Prüfung. Wenn sie dir nicht passen, kannst du mit der Person sprechen, die im Brief genannt wird, und klären, ob sich eine andere Lösung finden lässt. Wenn du dabei direkt mit der Person sprechen kannst, die die Prüfung durchführt, ist das eine gute Möglichkeit, ihn oder sie kennenzulernen. 

Kläre dann, ob alle Belege zur Hand sind, die für die Prüfung wichtig sind. Meistens werden sie in dem Brief aufgezählt. Typischerweise möchten die Prüfer*innen folgenden Unterlagen sehen:  

• Geschäftsberichte/betriebswirtschaft­liche Auswertungen (wenn du sie hast)
• Kontoauszüge von deinem Geschäftskonto 
• Alle Quittungen, die du verbucht hast 
• Bücher für Bargeld und Kasse 
• Verträge: Zum Beispiel Lieferverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge oder Versicherungsverträge 
• Lohnsteuerabrechnungen für deine Beschäftigten 
• Anmeldung zur Krankenversicherung für deine Beschäftigten 

Die Prüfung selbst kostet dich nichts. Aber die Hilfe von deinem Steuerberatungsbüro ist natürlich nicht umsonst. Sie wird meist nach Zeitaufwand berechnet werden, und pro Stunde können durchaus 100 oder 200 EUR aufgerufen werden. Du solltest unbedingt vorher klären, welche Kosten auf dich zukommen und eine gute Regelung finden, wie du die Unterstützung durch das Steuerberatungsbüro möglichst effektiv nutzen kannst. 

Hinzu kommt die Zeit, die du selbst oder deine Mitarbeiter*innen investieren müssen, um die Prüfung vorzubereiten und um während des Termins zur Stelle zu sein.

Im Grunde genommen ist die Steuerprüfung eine Prüfung wie jede andere. Je besser du dich darauf vorbereitest, desto eher erreichst du ein gutes Ergebnis und „bestehst“ die Prüfung. Keine Sorge – Panik ist nicht angebracht. Wer nichts zu verbergen hat, hat auch nichts zu befürchten. Die Prüfer*innen haben keine bösen Absichten, sondern erledigen einfach ihren Job. Mach dir bewusst, dass sie durch ihre Arbeit dafür sorgen, dass alle Unternehmen ordnungsgemäß Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen – und davon profitieren letztlich alle ehrlichen Steuerzahler*innen. Sollten die Prüfer*innen bei dir tatsächlich auf den einen oder anderen Fehler gestoßen sein, betrachte ihre Hinweise als eine Chance, deine Buchhaltung und damit zugleich deine Finanzplanung zu verbessern und die Abläufe in deinem Betrieb zu optimieren.