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Finanzen

Digitale Buchhaltung
Software-Lösungen für Kleinunternehmen

05.04.2024

Für die meisten Unternehmer*innen ist sie ein lästiges Übel: die Buchhaltung. Kartons voller Belege, Aktenschränke und der berüchtigte Pendelordner – Buchführung kann nicht nur ziemlich viel Papier kosten, sondern auch jede Menge Nerven. Doch das muss nicht sein. Klar, als Freiberufler*in oder Selbstständige*r kommst du nicht um eine ordentliche Buchführung herum, Papierberge sind dafür jedoch nicht nötig. Es ist Zeit für eine digitale Buchhaltung mit der passenden Buchhaltungssoftware.

Definition: Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Mit einer Buchhaltungssoftware erledigst du deine gesamte Buchhaltung digital und sparst dir damit den lästigen Papierkram. Du brauchst weder Drucker, Belegstapel noch dicke Ordner – denn all deine Buchungen werden digital über die Software abgewickelt.

Was kann eine Buchhaltungssoftware?

Hast du bislang deine Rechnungen in einem Schreibprogramm wie Word geschrieben und als PDF versendet, kannst du sie mit einer Buchhaltungssoftware digital erstellen und per E-Mail an deine Kund*innen verschicken. Eingangsrechnungen und andere wichtige Dokumente kannst du einscannen oder abfotografieren und anschließend finanzamtssicher einbuchen. Sämtliche Belege werden in einem digitalen Archiv aufbewahrt, auf das du jederzeit zugreifen kannst.  

Alle Daten deiner Kund*innen und Lieferant*innen sind in der Software hinterlegt. Schreibst du also eine Rechnung, musst du die Bankverbindung und Rechnungsnummer nicht händisch vergeben, denn das macht die Buchhaltungssoftware automatisch. Hast du ein Geschäftskonto, kannst du dieses ganz einfach mit der Software verbinden. Offene Rechnungen kannst du dann über das verknüpfte Konto bezahlen. Ist ein*e Kund*in im Zahlungsverzug, kannst du die ausstehende Forderung über die Software anmahnen. 

Arbeitest du mit einem Steuerberatungsbüro zusammen, kannst du die relevanten Daten über eine DATEV-Schnittstelle online übermitteln – Pendelordner adé. Über die Schnittstelle kann dein*e Steuerberater*in auf wichtige Dokumente zugreifen und sie an das Finanzamt schicken. Auch wenn du deine Buchhaltung allein machst, kannst du mit wenigen Klicks deine Steuererklärung oder Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermitteln. 

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Welche Arten von Buchhaltungsprogrammen gibt es?

Eine Buchhaltungssoftware lässt sich nach der Art der Anwendung (Online-Lösung vs. Download-Lösung) und nach der Art der Buchführung unterscheiden. Bleiben wir zunächst bei Letzterem: Es gibt zwei Formen von Buchführung - die einfache und die doppelte. Welche du nutzen musst, ist gesetzlich vorgeschrieben.  

Wenn du als Freiberufler*in oder Gewerbetreibende*r bestimmte Umsatz- und Gewinnschwellen unterschreitest, kannst du deinen Gewinn mithilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Hier reicht also die einfache Buchführung aus. Die Schwellenwerte lagen bis zum Steuerjahr 2023 bei 600.000 EUR Umsatz und 60.000 EUR Gewinn. Durch das Wachstumschancengesetz, das zum April 2024 verabschiedet wurde, werden sie auf 800.000 EUR Umsatz und 80.000 EUR Gewinn angehoben
Wichtig: Umsatz und Gewinn sind nicht in allen Fällen ausschlaggebend. Wenn dein Unternehmen z.B. als OHG, GmbH oder AG im Handelsregister eingetragen ist, bist du unabhängig von den oben genannten Schwellenwerten zur doppelten Buchführung verpflichtet. 

Es gibt Buchhaltungsprogramme, mit denen du ausschließlich eine doppelte Buchführung erstellen kannst, Programme, die nur für eine einfache Buchführung gedacht sind, und solche, die beides können. Falls du dir noch nicht im Klaren bist, welche Art von Buchführung für dich infrage kommt, solltest du zunächst klären, in welchem Umfang du buchführungspflichtig bist.  

Überlege dir als Nächstes, wie du das Buchhaltungsprogramm anwenden willst – denn digital ist nicht gleich digital. Zum einen gibt es klassische Buchhaltungsprogramme, die du zunächst auf deinem Computer installieren musst. Alternativ kannst du aber auch auf komplette Online-Lösungen zurückgreifen. Diese benötigen keinen Download und du kannst unkompliziert über eine Cloud von mehreren Geräten aus auf deine Rechnungen und Belege zugreifen.  

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer*innen und Freiberufler*innen: Worauf kommt es an?

Eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware kann insbesondere dann für dich geeignet sein, wenn du Kleinunternehmer*in, Freelancer*in oder Selbstständige*r bist. Die Programme sind schlank gehalten und du kommst schnell rein in die verschiedenen Funktionen, auch wenn du keinerlei Buchhaltungskenntnisse hast.  

Da es unterschiedliche Anbieter von Buchhaltungssoftwares für Mac und Windows gibt, solltest du dir in Ruhe überlegen, was dir wichtig ist. Unterschiede gibt es z.B. bei den folgenden Funktionen: 

  • Rechnungsstellung 
  • Mahnwesen 
  • Lohn 
  • Buchführung 
  • Kassenbuch 
  • Anlagenverwaltung 
  • Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER 
  • DATEV Datenexport 

Viele Buchhaltungsprogramme bieten dir zusätzliche Funktionen wie eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer*innen oder die Unterstützung bei der EÜR an. Notiere dir hier am besten, welche Funktionen du unbedingt benötigst und wähle nur eine Buchhaltungssoftware, die diese auch beinhaltet. Du musst dir bei diesen Online-Lösungen außerdem keine Gedanken darüber machen, ob die Software auf dem neusten Stand ist. Updates werden automatisch installiert, ohne dass du es überhaupt bemerkst. 

Ganz ohne rechtliche Vorschriften geht es natürlich auch bei der digitalen Buchhaltung nicht: Entscheidest du dich für ein papierloses Büro, musst du die Anforderungen der GoBD (Grundumsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einhalten. In diesen Grundsätzen ist u. a. vorgeschrieben, dass du sämtliche Belege und Dokumente – egal ob in Papierform oder digital – 10 Jahre sicher aufbewahrst.  

Das Gute: Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware ist deine Buchhaltung ganz sicher GoBD-konform. Selbst wenn du deinen Account einmal kündigst, behältst du 10 Jahre lang einen Lesezugang. 

Podcast Tipp:

In Folge 55 unseres KriseChance-Podcasts beschäftigen sich Marco Habschick und Eike-Susann Steinmeyer damit, wie die Buchhaltung auch anders geht und sogar Spaß machen kann. Moderne Softwarelösungen kosten wenig und haben einen riesen Nutzen. Mit ein paar Überlegungen vorweg und in kleinen Schritten kannst du dir das Leben damit deutlich einfacher machen.

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Was sind die Vorteile und Nachteile von digitaler Buchhaltung?

Eine digitale Buchhaltung mit der passenden Software kann dir Zeit, Nerven und Geld ersparen. Wir haben die sechs wichtigsten Vorteile von digitaler Buchhaltung zusammengefasst: 

  • Ordnung und Überblick über deine Finanzen: Eine Buchhaltungssoftware fasst übersichtlich an einem Ort all das zusammen, was du über deine Finanzen wissen musst. Du hast stets den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben, weißt, welche Rechnungen bezahlt werden müssen und welche noch offen sind und kannst über die Suchfunktion direkt auf alle Dokumente zugreifen. 
  • Schnelligkeit und Einfachheit: Dank Voreinstellungen und einmaliger Eingaben kannst du Aufträge in Rechnungen überführen und an Kund*innen versenden. Auch Lieferant*innen bezahlst du mit wenigen Klicks. Eingangsrechnungen und Belege für deine Betriebsausgaben kannst du mit dem Smartphone abfotografieren und einbuchen.  
  • Arbeitserleichterung dank Erinnerungsfunktion: Wiederkehrende Zahlungen kannst du ganz einfach in der Buchhaltungssoftware hinterlegen. So erhältst du dank der digitalen Buchhaltung eine automatische Erinnerung, wenn Abgabefristen (z.B. für die Umsatzsteuervoranmeldung) oder Mahnungen offener Rechnungen anstehen. 
  • Direkte Übermittlung an Steuerberatung und Finanzamt: Da alle deine Belege digital vorliegen, gehört der berüchtigte Pendelordner, den du normalerweise per Post an deine*n Steuerberater*in verschickst, der Vergangenheit an. Relevante Daten übermittelst du einfach online – und zwar sowohl an deine Steuerberatung als auch direkt an das Finanzamt mittels ELSTER (wenn du deine Buchhaltung selbst machst). 
  • Günstiger als externe Buchhaltungsdienstleister: Durch automatisierte Prozesse sparst du dir nicht nur Zeit, sondern auch Geld für deine*n Steuerberater*in – denn je besser deine vorbereitende Buchhaltung ist, desto weniger muss diese*r übernehmen. Verzichtest du ganz auf eine Steuerberatung, kannst du mit einer Buchhaltungssoftware deine laufende Buchhaltung auch komplett selbst durchführen. 
  • Immer aktuell und sicher: Durch automatische Updates sind cloudbasierte Buchhaltungsprogramme steuerrechtlich immer auf dem neusten Stand. Du musst dir keine Gedanken darüber machen, ob deine Buchführung GoBD-konform ist. Die Software stellt sicher, dass du jederzeit Zugriff auf deine Dokumente hast und sie nicht vor Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sollte tatsächlich einmal eine Betriebsprüfung anstehen, hast du somit alles parat und kannst einen kühlen Kopf bewahren.

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Bei so vielen Vorteilen bleibt die Frage: Gibt es auch Nachteile bei der digitalen Buchhaltung? Die gibt es – aber wenn du genau hinschaust, sind diese marginal. Klar, du musst alle deine Belege erst einmal digitalisieren. Aber dank Smartphone geht das schnell und deine Ausgangsrechnungen erstellst du ohnehin direkt mit der Software. Vielleicht benötigst du zu Anfang eine Weile, um dich an die Umstellung zu gewöhnen, letztendlich sparst du aber eine Menge Zeit (und Nerven) durch automatisierte, zuverlässige Prozesse.  

Und ja, eine Buchhaltungssoftware kostet meistens Geld. Aber die gewonnene Zeit kannst du für das nutzen, was du ohnehin am liebsten tust: dein Kerngeschäft. Mit dem richtigen Stundensatz hast du die monatlichen Kosten für das Buchhaltungsprogramm in null Komma nichts wieder auf deinem Geschäftskonto. Wie du diesen richtig kalkulierst, erfährst du in unserem Beitrag „Stundensatz berechnen“. Weitere nützliche Tools rund um das Thema Finanzen haben wir dir auf der Seite „Finanzen“ zusammengestellt. 

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Was kosten Buchhaltungssoftwares?

Was eine Buchhaltungssoftware kostet, hängt von ihrem Funktionsumfang ab.

Preismodelle: So viel kosten Buchhaltungssoftwares 

Fast alle cloudbasierten Lösungen bieten ein Stufensystem an: Je mehr Funktionen, desto teurer ist die Software im monatlichen Abo. Grundfunktionen wie Rechnungen schreiben und versenden kosten in der Regel nur wenige Euro im Monat. Möchtest du Belege buchen, einen Jahresabschluss und eine Liquiditätsplanung erstellen oder benötigst du ein komplettes Warenwirtschaftssystem, steigen die Kosten allerdings.  

Schau für dich und dein Unternehmen, welche Funktionen du benötigst und was dir bei deiner digitalen Buchhaltung wichtig ist. Merkst du, dass deine Buchhaltungssoftware doch mehr können muss, als gedacht, kannst du dein Abo einfach upgraden. Die verschiedenen Anbieter preislich zu vergleich ist aufgrund der unterschiedlichen Stufenmodelle jedoch schwer – hier lohnt es sich, einige wenige Buchhaltungsprogramme, die in Frage kommen mitsamt all ihrer Funktionen zu notieren und dann abzuwägen.  

Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftwares? 

Die gängigen und bekannten Buchhaltungsprogramme wie Sevdesk, Lexoffice & Co. kosten Geld. Es gibt aber auch Lösungen, deren kostenlose Grundfunktionen sich bei Bedarf kostenpflichtig hochstufen lassen – erst einmal kosten sie demnach nichts. Dazu gehören etwa Monkey Office, GnuCash, Taxpool Buchhalter Mini oder MMS Kassenbuch. 

Das sind die Top 5 digitalen Buchhaltungssoftwares für Freiberufler*innen und für Kleinunternehmen

Digitale Buchhaltung ist für viele Unternehmen schon lange Standard. Dabei gibt es zahlreiche verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Funktionen und Preisen. Kein Wunder also, dass du dich fragst: Wie finde ich die richtige Software für meine digitale Buchhaltung? 

Die Testsieger unter den Buchhaltungssoftwares für Selbstständige, Freiberufler*innen und Kleinunternehmer*innen sind:  

  • Sevdesk  
  • Lexoffice 
  • Papierkram 
  • Fastbill 
  • Billomat 

Preislich bewegen sich die Top 5 zwischen 8,00 Euro im Monat bei einem Jahresabo für Papierkram und 29,99 Euro monatlich für Fastbill. 

Wenn du noch unsicher bist, welche Lösung für dich die beste ist, kontaktiere gerne unsere Berater*innen.  

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Fazit: Lohnt sich eine digitale Buchhaltung?

Die kurze Antwort: Ja! Eine digitale Buchhaltung lohnt sich auf jeden Fall, egal ob du Einzelunternehmer*in, Freiberufler*in oder Selbstständige*r bist. Aktenschränke, Papierstau und Kartons voller Belege gehören der Vergangenheit an. Digitale Buchhaltung ist einfach, kostengünstig, übersichtlich, umweltfreundlich und zuverlässig. 

Die Frage ist also viel eher, welches Programm das richtige für dich ist. Um das herauszufinden, kannst du die meisten Lösungen mit einem Probemonat ausprobieren. Einige Anbieter bieten zur anfänglichen Unterstützung auch kostenfreie Webinare an. Überlege dir, welche Funktionen du benötigst: Möchtest du nur Rechnungen schreiben oder die komplette Warenwirtschaft überblicken? Spricht dich die Benutzungsoberfläche an? Findest du die Bedienung intuitiv und verständlich? Lassen sich die Funktionen erweitern? Probiere dich in Ruhe aus. Grundsätzlich gilt: Je erfahrener ein Anbieter ist, desto unwahrscheinlicher sind Störungen.  

Du möchtest alle Tipps zur digitalen Buchhaltung aus diesem Beitrag noch einmal kurz und knapp zusammengefasst? Dann schau dir unser kostenloses Merkblatt zur digitalen Buchhaltung an. 

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bhp