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Finanzen

Wie schütze ich mich vor Zahlungsverzug
und Forderungsausfällen?

Inhaltsverzeichnis

04.04.2022

Leider kommt es immer wieder vor, dass Kund*innen nicht oder erst verspätet ihre Rechnung bezahlen. Dies lässt sich niemals ganz vermeiden. Gerade in Krisenzeiten sind die Zahlungsmöglichkeiten und die Zahlungsmoral einiger Unternehmen geschwächt. Jeder säumige Schuldner kostet Zeit und Nerven. Zahlungsverzüge schwächen aber auch deine Liquidität. Dass das Unternehmens-gefährdend werden kann, erleben wir bei unseren Anrufern an der Firmenhilfe-Hotline. 

Nachfolgend stellen wir dir einige Maßnahmen vor, mit denen sich das Risiko von Zahlungsverzügen und Forderungsausfällen minimieren lässt. So kommst du zu dem Lohn für deine Mühen!

Wenn du nicht den ganzen Artikel lesen magst, höre dir gerne den passenden KriseChance-Podcast dazu an:

Rechnungen zeitnah stellen

Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit, Rechnung zeitnah und korrekt zu stellen. Doch im Tagesgeschäft geht, das manches Mal unter oder es ist, schlicht keine Zeit dafür.

Damit es gelingt, empfehlen wir den Einsatz digitaler Buchhaltungsprogramme

Hast du mittels der Software einmal einen Auftrag erstellt, ist die Rechnungslegung nur zwei bis drei Klicks entfernt.

Die Rechnungsstellung sollte möglichst innerhalb einer Woche nach Lieferung und Leistung erfolgen. Das schont deine Liquidität und vereinfacht es dem Kunden, den Vorgang zu prüfen und das wiederum schütz vor Zahlungsverzug.

Was du bei der Rechnungsstellung beachten solltest um Zahlungsverzug zu vermeiden

Schon wenn du deine Rechnung schreibst, kannst du möglichen Zahlungsverzügen oder - ausfällen vorbeugen. Denn nicht immer steckt Absicht dahinter, wenn ein Kunde nicht zahlt. Manchmal sind auch schlicht fehlerhafte Rechnungen der Grund. Deine Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten (vgl. hierzu § 14 UStG „Ausstellung von Rechnungen“). Nutzt du für deine Rechnungslegung digitale Buchhaltungsprogramme, brauchst du dir darüber keine Gedanken zu machen, die gängigen Programme erledigen das automatisch korrekt.

Prüfe bitte bei jeder Rechnung sorgfältig (besonders wenn du keine digitalen Rechnungsprogramme nutzt):

  • Rechnungssteller: Firmenname, Adresse des leistenden Unternehmens
  • Rechnungsempfänger: Firmenname, Adresse des empfangenden Unternehmens
  • Steuernummer/USt-IdNr. des leistenden Unternehmens (bei Lieferungen außerhalb der EU)
  • Angabe „Rechnung“
  • Rechnungsdatum, an dem die Rechnung ausgestellt ist
  • Leistungszeitraum: Datum/Zeitraum der Leistungserstellung oder Lieferung
  • Rechnungspositionen: Art der Leistung oder Lieferung, Menge, Einzelpreis netto, Gesamtpreis pro Position netto
  • Rechnungspreis netto: Summe aller Einzelpositionen
  • Summe Mehrwertsteuer: MwSt. Summen ausgewiesen pro Steuersatz (7 % oder 19 %)
  • Bruttozahlbetrag
  • Zahlungsfrist: Frist, bis wann die Rechnung bezahlt werden muss (am besten ein konkretes Datum). Falls es eine Skonto-Vereinbarung gibt, erscheint diese hier

Am besten, du liest die Rechnung gründlich durch, bevor du sie abschickst, und erneut, sobald du feststellst, dass sie noch nicht beglichen wurde. Denn nichts ist peinlicher als einem Kunden eine Mahnung auszustellen, obwohl der Fehler bei einem selbst liegt.

Tipp: Skonto-Vereinbarungen wirken! Räume deinen Kunden ein Skonto zu ziehen und nutze das auch gerne in der Preisverhandlung. Wenn der Kunde einen Preisnachlass will, biete ihm stattdessen Skonto an. Dir sichert das eine schnelle Liquidität und deine Kunden freuen sich, dass sie etwas ausgehandelt haben. Zahlungsverzug ade!

Wie du als Selbstständige*r deinen Preis durchsetzst

Seinen Preis gegenüber den Kunden durchsetzen!
So trittst du professionell auf

Kenne deine Kund*innen

Gerade bei größeren Auftragsvolumen solltest du dir vorab ein Bild von deinen Kund*innen machen. Hierzu zählt:

  • der eigene Eindruck, den du bei einem Besuch vor Ort, im Gespräch, (bedingt) auch über die Website oder bei Bestandskunden auf Basis interner Informationen gewinnst. 
  • Weiterhin bietet sich bei Firmenkund*innen eine kurze Recherche in den öffentlichen Unternehmensregistern an, um grundlegende Daten (Firmensitz, Gesellschafter) und Veröffentlichungen (Jahresabschlüsse) zu prüfen.

Tipp: Über www.unternehmensregister.de lassen sich Einträge im Handelsregister (kostenpflichtig) und Veröffentlichungen im elektronischen Bundesanzeiger (kostenfrei) abfragen. Über den Firmendatenservice der Handelskammern gelangen Mitglieder kostenfrei an Registereinträge.

Stößt du auf Ungereimtheiten, kannst du eine Adress- und Bonitätsprüfung über eine kommerzielle Wirtschaftsauskunftei durchführen, ohne dass deine Geschäftspartner*innen davon erfahren. Einige Internet-Auskunfteien bieten Auskünfte für unter 10 Euro bei Privatpersonen bzw. für unter 20 Euro bei Firmen an. Leider ist die Datenqualität vorab bei vielen Anbietern schwer erkennbar, d.h. das, was Sie an Informationen bekommen. Die großen Kreditauskunfteien (Creditreform oder Schufa) verlangen in der Regel erhebliche Mitgliedsbeiträge und ggf. Rückmeldung über Zahlungsverzüge deiner Kund*innen. Falls durchsetzbar, kannst du Privatkund*innen bitten, eine Eigenauskunft der Schufa vorzulegen.

Eine weitere Möglichkeit ist es, eine Bankauskunft über den Geschäftspartner einzuholen. Hierzu wendest du dich an deine Hausbank. Sofern du ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen kannst, wird deine Bank die entsprechende Auskunft beim Geldinstitut Ihres Geschäftspartners einholen (Gebühren ca. 20 Euro). Privatkunden müssen der Erteilung einer Bankauskunft ausdrücklich zustimmen. Bei Geschäftskund*innen gilt die Zustimmung als automatisch erteilt, es sei denn, die Erteilung von Auskünften wurde ausdrücklich untersagt. Die Bankauskunft enthält keine konkreten Zahlen (z.B. Kontostände, Kredite), sondern allgemeine Formulierungen zur Zahlungsfähigkeit, Kreditwürdigkeit und den wirtschaftlichen Verhältnissen. Es sind sowohl positive Formulierungen (z.B. „lange und gute Geschäftsbeziehung, ordnungsgemäße und pünktliche Abwicklung von Kredite") als auch negative Formulierung (z.B. ‚nicht immer ordnungsgemäße Kontoführung‘) möglich. Letztere werden aber meist durch beredtes Schweigen zum Ausdruck gebracht, also einfach dadurch, dass auf Positivformulierungen verzichtet wird.

Was Einzelunternehmen tun können, wenn der Kunde nicht zahlt

Dein Kunde zahlt nicht?
Das kannst du tun!

Klare Regelungen schriftlich festlegen

Treffen Sie bereits vor der Auftragserteilung klare Regelungen und halten Sie diese im Auftrag schriftlich fest. Auch wenn in z.B. Hamburg das Ideal des „hanseatischen Handschlags“ gilt, sollte diesen guten Geschäftspartner*innen bei gleichzeitig überschaubarer Leistungshöhe vorbehalten bleiben. Das erleichtert die Rechnungsstellung und beugt Missverständnissen sowie gesetzlichen Auseinandersetzungen vor. 

Das Internet und die Berufsverbände bieten eine Fülle von vorgefertigten Vertragsunterlagen. Unter Umständen kann es sich lohnen, das Geld für einen Anwalt zu investieren und auf das Geschäftsmodell abgestimmte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und Vertragsvorlagen zu erstellen. Klare Regelungen sind wichtig, um Zahlungsverzügen vorzubeugen. Stets schriftlich festgehalten werden sollte

  • wer der Vertragspartner ist
  • welche Leistung (genaue Beschreibung!)
  • bis wann zu erbringen ist (ggf. mit Abnahme von Teilleistungen)
  • wie hoch die Vergütung ist und
  • wie die Zahlungsmodalitäten aussehen.

Forderungen absichern

Wenn dir das Risiko der Vorleistung zu hoch erscheint, solltest du darüber nachdenken, wie du deine Forderungen zumindest teilweise absichern kannst. 

"Kundenkredite" oder Voraus- und Teilzahlungen

Falls durchsetzbar, bietet sich die Vorkasse durch den Kunden an. Weiterhin – und ggf. einfacher durchsetzbar – sind Abschlagszahlungen. 

Eine Vereinbarung könnte zum Beispiel wie folgt gestaffelt sein: 

  • vor Beginn der Arbeiten wird eine Anzahlung geleistet (z.B. für den Einkauf der Materialien oder auch einfach zur Sicherheit bei hohen Summen), 
  • nach Fertigstellung einer ersten Projektphase einen weiteren Betrag 
  • und den Rest bei Abnahme.

In erster Linie erhöhen diese Anzahlungen deine Liquidität und mindern dein Risiko vor Ausfall. So kannst du z.B. Kosten, die zur Abarbeitung des Auftrags nötig sind, decken. 

Beispiel: Einer unserer Anrufer an der FIRMENHILFE-Hotline hat einen Garten- und Landschaftsbaubetrieb und einen Auftrag für Pflasterarbeiten erhalten.  Allerdings hat er nicht genug Liquidität, um die Pflastersteine zu kaufen. Wir haben ihm geraten, sich eine Anzahlung i.H.v. 50 % geben zu lassen. Damit kann er jetzt die benötigten Pflastersteine kaufen, ohne das betriebseigene Kapital zu belasten.

Kostenlose Beratungshotline für Hamburger Soloselbstständige und kleine Firmen

Termin vereinbaren

Ein bekanntes Beispiel für Vorauskasse ist die beliebte Zehnerkarte. Mal angenommen, du bist Yogalehrer*in und bietest Kurse und Einzelstunden an. Möglichkeiten zur Vorauszahlung sind:

  • Buchung einer 10er-Karte, 
  • monatliche Beiträge
  • bargeldloser Zahlungsweg

Du bist damit die Sorge los, dem Geld hinterherlaufen zu müssen und kannst dich mit deinen Kunden auf eine entspannte Stunde freuen.

Lieferst du Ware, solltest du das immer unter Eigentumsvorbehalt tun. Typischerweise wird hierzu in den Vertrag (ggf. Ihre AGB) eine Klausel aufgenommen, wonach der Übergang der Ware in das Eigentum des Käufers an die Bedingung der vollständigen Kaufpreisbezahlung geknüpft ist. Sollte sich herausstellen, dass ihre Kund*innen nicht zahlen oder insolvent werden, kannst du die Ware als Eigentümer*in wieder zurückholen.

Honorar- oder Forderungsausfallversicherungen

Eine weitere Möglichkeit, sich vor säumigen Gläubigern zu schützen, ist die s.g. Honorar- oder Forderungsausfallversicherung. Diese sind auch unter dem Namen Warenkreditversicherungen bekannt.

Wie der Name schon sagt, versichert man damit das Risiko, dass die Forderung ausfällt. Je länger die Frist zur Zahlung überschritten ist, umso höher ist das Ausfallrisiko. 

Auch für die Honorar- oder Forderungsausfallversicherung gibt es etliche Anbieter. Diese unterscheiden sich in ihren Leistungen deutlich. Während es Anbieter gibt, die lediglich bei Zahlungsunfähigkeit (Insolvenz) deines Kunden einspringen, sind wiederum andere Anbieter bereit auch bei Zahlungsunwilligkeit zu regulieren, sogar wenn die Forderung vom Kunden bestritten wird.

Das ist besonders bei solchen Kunden hilfreich, die auf Mahnungen mit Mängeleinreden oder Regressforderungen reagieren.

Die Versicherer gehen kein Risiko ein. Sie prüfen vorher die Zahlungsfähigkeit deines Kunden für dich. In den meisten Fällen bestimmt die Bonitätsprüfung, wie hoch die Gebühr für die Versicherung ist. Schätzt die Versicherung deinen Kunden als wenig zahlungsfähig ein, wird im Falle der Regulierung ein höherer Prozentsatz von der ursprünglichen Forderungssumme durch den Versicherer einbehalten.

Wachsam werden solltest du, wenn der Versicherer die Deckung ganz ablehnt. Dann besteht kaum Aussicht darauf, dass die Forderung eingeholt werden kann, also dass du an dein Geld kommst.

In diesem Fall solltest du mit deinem Kunden Vorkasse vereinbaren oder lieber ganz auf den Auftrag verzichten. Denn was nützt es dir umsonst zu arbeiten?

Anhand des zuvor gesagten wird klar: Die Versicherung muss vor der Auftragsannahme abgeschlossen werden. Nur so hat der Versicherer die Chance, die Zahlungsfähigkeit deines Abnehmers zu prüfen und während der Leistungserbringung zu überwachen.

Leider ist das Beitrags-Leistungsverhältnis in den wenigsten Fällen vorauszusagen. Wie oben erläutert, richtet es sich auch nach der Einschätzung des Versicherers. Manche nutzen dafür ein Ampelsystem (rot, gelb, grün), manche Anbieter machen das vom Einzelfall abhängig. Hier erfordert es einige Recherche deinerseits. 

Tipps bei der Auswahl:

Stelle deine Fragen so konkret wie möglich. 

  • Was passiert, bei welcher Summe? 
  • Welche Schadensfälle deckt die Versicherung ab?
  • Ist vor der Leistung durch den Versicherer, die Einleitung eines Inkasso- oder Mahnverfahrens notwendig?
  • Durch wen werden mögliche Gutachterkosten geleistet?
  • Welche Kündigungsfristen gibt es?

Wie du mit Factoring an dein Geld kommst

Ganz praktische Hilfe kann dir bei Zahlungsverzug deines Kunden das sogenannte Factoring bieten. Darunter versteht man den Ankauf von Forderungen durch einen „Factor“. 

Du kennst das vielleicht von Online-Einkäufen: Klarna ist einer der bekanntesten Factor weltweit. 

Die Vorgehensweise ist denkbar einfach. Du verkaufst deine Ausgangsrechnung an einen darauf spezialisierten Zahlungsanbieter. Dieser stellt in deinem Namen die Rechnung. Du erhältst den offenen Betrag vom Factor kurzfristig überwiesen (noch bevor dein Kunde bezahlt hat). Dafür behält der Zahlungsanbieter einen Prozentsatz der Rechnungssumme ein. Dieser ist u.a. von der Bonität deines Kunden abhängig.

Factoring bietet mehrere Vorteile:

  • Der Zahlungsanbieter gleicht deine offene Rechnung kurzfristig aus, was dir einen Liquiditätsvorsprung ermöglicht und zeitgleich deine Kreditwürdigkeit stärkt.
  • Die Prüfung der Bonität des Kunden übernimmt der Factor.
  • Das Dienstleistungsunternehmen erleichtert dir deine Arbeit, indem es die Rechnung zustellt, verwaltet und ggf. mahnt. Du musst deinen Kunden dann auch nicht anrufen und unangenehme Gespräche führen.
  • Zudem trägt der Factor das volle Forderungsausfallrisiko, was manchen Selbstständigen um einiges ruhiger schlafen lässt.

Factoring ist also für diejenigen interessant: 

  • die schnell Liquidität benötigen
  • eine hohe Menge an Forderungen haben
  • hohe Summen an Forderungen realisiert werden sollen
  • mehr Zeit den Kernkompetenzen widmen möchten
  • und keine Lust haben auf unangenehme Gespräche.

In der Vergangenheit hatte Factoring, den Ruf, dass man als Gläubiger die Zahlungsmoral des Kunden anzweifle, wenn man es nutzt. Das ist längst überholt. Klarna und Co. haben hier gute Pionierarbeit geleistet und damit das Factoring salonfähig bzw. „normal“ gemacht. Auch zeugt es von einer gewissen Professionalität, sich auf seine Kernfähigkeiten zu konzentrieren. Der Nachteil, den man als Gläubiger hat, liegt in den Kosten. Diese sind höher als die Rechnung selbst zu schreiben. 

Wie findet man einen Factor?

Bei der Wahl des Zahlungsanbieters gilt es neben Seriosität, auch auf den kompletten Preis der Forderungsübertragung zu achten.

Im Internet lassen sich über 250 Anbieter finden. Teilweise sind diese auf Branchen spezialisiert, z.B. für Ärzte oder Handwerker. Es hilft zu schauen, was zu einem passt und wo man sich und sein Geschäft gut aufgehoben sieht.

Einige Anbieter listen wir hier auf (Sortierung nach Alphabet – keine Präferenz):

Wichtig: Zinsen und Gebühren solltest du im Blick behalten, denn diese können sich ändern. Bitte informiere deine Kunden. Halte im Vertrag oder Auftrag schriftlich fest, dass du die Forderung überträgst und der Kunde einer Weitergabe seiner Daten zustimmt. Im B2C-Geschäft lässt du dir das Unterschreiben oder den Kunden die Zahlungsart auswählen. Im B2B-Geschäft reicht der Hinweis.

Mithilfe eines Inkasso-Unternehmens an dein Geld kommen

Grundsätzlich kann sowohl das außergerichtliche als auch das gerichtliche Mahnverfahren in Eigenregie betrieben werden (wie du das machst, findest du am Ende des Artikels) Aber wenn du dazu entweder keine Zeit oder dabei kein gutes Gefühl hast, dann kannst du das auch extern auslagern.

Das professionelle Einholen unbezahlter Rechnungen durch ein externes berechtigtes Unternehmen wird als Inkasso bezeichnet.

Oberstes Ziel ist es, dass die Zahlung an den Gläubiger fließt.

Falls dir jetzt Al Pacino als „Der Pate“ vor deinem geistigen Auge erscheint, müssen wir dich leider enttäuschen. Die Einholung offener Forderungen geschieht bei seriösen Anbietern nie mittels Abschreckungen oder Drohgebärden. Moderne Dienstleister in diesem Sektor sind in der Regel Inkasso- oder Anwaltsbüros.  Der Zementsack bleibt also im Keller. Vielmehr wird der Schuldner durch präzise Formulierungen an seine Pflicht zur Zahlung erinnert. 

Während früher die Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens nur im Massengeschäft möglich war, finden sich heute viele Anbieter, die auch bei Einzelforderungen tätig werden.

Für das Outsourcing des Inkassos sprechen vorrangig zwei Gründe: 

Der eigene zeitliche Aufwand und der deiner Mitarbeiter kann nicht auf den Schuldner übergewälzt werden. Im Gegenteil dazu können Inkasso-Unternehmen oder Anwälte zusätzlich zur Hauptforderung und den Verzugszinsen auch die weiteren Kosten der Rechtsverfolgung vom Schuldner verlangen, der im Verzug ist. Im Idealfall befreist du dich damit vom internen Inkassoaufwand, ohne Kosten für die Eintreibung zu verursachen. 

Der zweite Vorteil liegt darin, dass die Erfolgsquote der Spezialisten, bei entsprechender Branchenkenntnis und Qualifikation, höher liegt, als beim Mahnverfahren in Eigenregie. 

Unsere Erfahrung bei der Firmenhilfe ist, dass bereits die Wirkung, die durch einen vom Rechtsanwalt verfassten Brief entsteht, die Zahlungen beschleunigen.

Normalerweise werden Inkasso-Unternehmen oder Rechtsanwälte erst dann beauftragt, wenn der Zahlungsverzug eingetreten ist. Bevor es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, geht man erst einmal außergerichtlich vor.

Dabei ist der Regelfall, dass der Schuldner nach abgelaufener Zahlungsfrist vom Gläubiger gemahnt wird. Das kann bis zu dreimal geschehen.

Das Inkassobüro prüft nach deiner Beauftragung den Schuldner hinsichtlich seiner Bonität und möglicher Negativdaten. Nachdem mahnt es ihn zur Zahlung an und setzt dabei eine Zahlungsfrist.

Auch die Vereinbarung und Überwachung von Ratenzahlungen sind Leistungen von Inkassobüros.

Statt eines Inkasso-Unternehmens kann man auch einen Anwalt beauftragen. Ratsam ist ein Preisvergleich, in dem man einfach die Kosten beider Möglichkeiten anfragt.

Bei schwierigeren Fällen dürfte sich allerdings ohnehin ein Anwalt empfehlen, der dich auch, anders als das Inkasso-Unternehmen, in einem Gerichtsprozess vertreten kann. 

Das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren

Das Risiko, dass der Schuldner zahlungsunfähig ist oder sich anderweitig entzieht, bleibt und wenn man sich darum selber kümmern möchte, dann ist das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren ein Weg. In Eigenregie lässt sich diese kostengünstig durchführen.

Ziel des Verfahrens ist es, einen Vollstreckungstitel zu erlangen. Das ist eine gerichtliche Urkunde, die bestätigt, dass ein Schuldner bei einem Gläubiger Schulden hat und verpflichtet ist, diese zu begleichen.

Um einen sogenannten Titel zu erwirken, sind die Prozesse bei allen Mahngerichten in Deutschland gleich. Der Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens ist vom Gesetzgeber klar geregelt. Er beginnt mit dem Mahnbescheid, darauf folgt der Vollstreckungsbescheid und schließlich die Vollstreckung. 

Das gesamte Verfahren ist gesamtheitlich und gut verständlich unter Mahngerichte.de erklärt. Dort kannst du dir auch Muster von Mahn- und Vollstreckungsbescheid ansehen, sodass du weißt, was deinem säumigen Zahler zugestellt wird. Von uns erhältst du hier eine erste Orientierung und Tipps dazu.

Wir haben in diesem Beitrag so häufig von der Liquidität gesprochen, wenn du gerne wissen willst, wie du deine Liquidität planen kannst, dann mache unseren kostenlosen Schnellkurs zur Liquiditätsplanung:

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