Unternehmenskrise
25.04.2018

Ihr Kunde zahlt nicht?
Mahnverfahren und was Sie noch tun können

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Viele von Ihnen kennen das Problem: Ihr Kunde zahlt nicht – oder Rechnungen werden sehr spät oder gar nicht beglichen. Das kostet Zeit und Nerven und kann ein Unternehmen im schlimmsten Fall sogar in die Pleite führen! Wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Ansprüche geltend zu machen.

In diesem Beitrag erfahren Sie…

  1. … was Sie als Erstes tun sollten, wenn Ihr Kunde nicht zahlt,
  2. … wie ein effektives Mahnwesen aussieht und
  3. … wie ein gerichtliches Mahnverfahren abläuft.

Unser Rat: Kunden, die nicht pünktlich zahlen, gehören zum geschäftlichen Alltag meistens mit dazu. Somit sollten Sie Mahnungen als Bestandteil Ihrer unternehmerischen Tätigkeit betrachten. Scheuen Sie deshalb nicht die klare und direkte Ansprache bei säumigen Kunden. Sie haben eine Leistung erbracht und das gute Recht, dafür bezahlt zu werden – das sollten Sie höflich aber in aller Deutlichkeit kommunizieren.

Als Unternehmen mit Sitz in Hamburg können Sie sich gerne kostenlos telefonisch an uns wenden. Wir geben Ihnen gerne praxisnahe Ratschläge, wie Sie mit Kunden umgehen, die ihre Rechnungen nicht bezahlen.

Was sollte ich tun, wenn der Kunde nicht bezahlt?
Das sollten Ihre ersten Schritte sein

Wenn das Geld nach Ablauf der Frist nicht auf Ihrem Konto eingegangen ist, können Sie ein schriftliches Mahnverfahren einleiten. Viele Unternehmer schrecken aber davor zurück, aus Angst, ihre Kunden zu vergraulen. Diese Sorge ist zwar selten berechtigt – gerade größere Unternehmen sind es gewohnt, Mahnungen zu erhalten. Sie reagieren manchmal überhaupt erst, wenn sie ein offizielles Mahnschreiben erhalten haben. Dennoch kann ein wenig Fingerspitzengefühl nicht schaden.

Vor allem, wenn Sie zu einem Kunden eine besonders gute und lange Beziehung haben, sollten Sie nicht gleich eine unpersönliche Mahnung schreiben, wenn dieser eine Rechnung nicht bezahlt. Besser ist es, erstmal zum Telefonhörer zu greifen und höflich nachzufragen, wann Sie mit der Zahlung rechnen können. Bleiben Sie freundlich, aber bestimmt. Haken Sie immer wieder nach und nehmen Sie keine Rücksicht darauf, ob Sie Ihrem Gegenüber damit vielleicht auf die Nerven gehen könnten. Der einzige, der hier nervt, ist Ihr Kunde, der Ihre Rechnung nicht zahlt!

Leider zeigt unsere Erfahrung bei der FIRMENHILFE, dass Unternehmer sich zu häufig mit unklaren Zahlungsversprechen vertrösten lassen. Dies ist besonders der Fall, wenn persönliche Kundenbeziehungen das Geschäft prägen. Verzichten Sie bitte nur dann auf eine Mahnung, wenn Sie sicher sein können, dass die nicht bezahlte Rechnung die Existenz Ihres Unternehmens nicht gefährdet. Und lassen Sie sich nur auf Raten- oder Teilzahlungen oder ähnliche Vereinbarungen ein, wenn der Kunde glaubhaft nachweisen kann, dass seine Zahlungsprobleme vorübergehender Natur sind und er seine Finanzen in Kürze wieder im Griff hat. Halten Sie alle Vereinbarungen schriftlich fest und lassen Sie sie von Ihrem Kunden unterschreiben. Denken Sie auch darüber nach, ab sofort von diesem Kunden Vorauskasse zu verlangen.

Tipp: Je nach verkaufter Ware oder Dienstleistung kann es sehr sinnvoll sein, von Anfang an Vorkasse oder eine Teilsumme, beispielsweise 50 % bei der Beauftragung und 50 % bei der Auslieferung, zu vereinbaren. 

Wie sieht ein effektives Mahnwesen aus, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Wenn ein Kunde trotz persönlicher Erinnerung nicht zahlt, führt kein Weg mehr daran vorbei, eine Mahnung zu schreiben.

Viele Unternehmer schreiben bis zu drei Mahnungen, bevor sie Konsequenzen folgen lassen. Aber wenn Sie über Ihren Brief „erste Mahnung“ schreiben, dürfen Sie davon ausgehen, dass zunächst gar nichts passiert. Denn der Schuldner weiß jetzt, dass er in aller Ruhe die zweite und vielleicht sogar noch die dritte Mahnung abwarten kann, bevor es ernst wird.

Besser ist es, eine einzige Mahnung zu schreiben – freundlich, aber eindeutig. Sie sollte die folgenden Punkte enthalten:

  • die genaue Bezeichnung der Forderung, um die es geht
  • eine Frist, bis wann die Forderung zu begleichen ist (mit Datum, zwei Wochen genügen)
  • die Konsequenzen, falls das Geld nicht fristgerecht bei Ihnen eingehen sollte.

Sie können in Ihrem Schreiben zum Beispiel ankündigen, einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen einzuschalten oder selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, das bis zur Vollstreckung geht. Wenn Sie nach Ablauf der in der Mahnung genannten Frist immer noch kein Geld bekommen haben, dann sollten Sie unverzüglich die nächsten Schritte unternehmen, genauso, wie Sie es im Schreiben angekündigt haben. Das Mahnschreiben sollten Sie aus Beweisgründen nicht nur per Post, sondern parallel per Fax oder als E-Mail schicken. Bei erheblichen Forderungen empfiehlt sich ein Einschreiben.

Muss ich gleich eine Mahnung schreiben oder reicht eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung impliziert, dass der Kunde schlicht vergessen hat, seine Rechnung zu zahlen. Viele Unternehmer ziehen diese „Überschrift“ vor, um ihre Kunden nicht zu verprellen. Es gibt aber gute Gründe für eine rechtlich wirksame Mahnung:

Ein Kunde, der nicht zahlt, kostet Zeit und Geld. Und zwar nicht nur das Geld, das sie Ihnen für eine erbrachte Leistung schuldig bleiben. Dazu kommen noch weitere Kosten, etwa für einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen. Dieses Geld können Sie sich ebenso wie die Verzugszinsen für Ihre offene Forderung von Ihren säumigen Schuldnern zurückholen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass diese im juristischen Sinne „im Verzug“ sind. Im BGB (§ 286) ist genau festgelegt, wann das der Fall ist. Fest steht: Durch das Ausstellen einer ordnungsgemäßen Mahnung gerät Ihr Schuldner automatisch in Verzug. Ebenso entsteht mit Ablauf einer vertraglich festgelegten oder der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen ebenfalls automatisch ein Verzug beim Schuldner.

Mahnverfahren mit Inkassounternehmen oder Anwalt – das sollten Sie beachten

Grundsätzlich können Sie das Mahnverfahren auch in Eigenregie durchführen. Es kann sich aber lohnen, einen „Profi“ zu beauftragen, und zwar aus folgenden Gründen:

  • Die Kosten für Ihren eigenen Zeitaufwand und den Ihrer Mitarbeiter können Sie nicht auf den Schuldner übertragen, die Kosten für ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt schon.
  • Eine entsprechende Qualifikation und Branchenkenntnis vorausgesetzt, wird die Erfolgsquote solcher Spezialisten höher liegen als beim Mahnverfahren in Eigenregie.

Inkassounternehmen

Anders als früher finden sich heute viele Inkassounternehmen, die nicht nur Massenaufträge, sondern auch Einzelforderungen übernehmen. Wenn Ihr Kunde nicht zahlt, haben Sie dabei zwei Möglichkeiten:

  • Das Inkassounternehmen treibt die offene Forderung in Ihrem Auftrag ein und stellt Ihnen diese Dienstleistung in Rechnung. Prüfen Sie vorher genau, welche Kosten auf Sie zukommen, insbesondere, wenn die Eintreibung nicht erfolgreich verlaufen sollte.
  • Das Inkassounternehmen kauft Ihnen die Forderung ab. Sie erhalten dann nur einen geringen Anteil von der Gesamtforderung.

Praktikertipp der FIRMENHILFE

Uns liegen bei dem Fall eines Abkaufs der Gesamtforderung nur einzelne Erfahrungswerte aus der FIRMENHILFE vor, die aber alle deutlich unter 30 % der ursprünglichen Forderungshöhe lagen. Das Risiko zu scheitern liegt dann allerdings allein bei der beauftragten Inkassofirma. Auf jeden Fall sollten Sie die Seriosität des Anbieters, die Qualität seiner Arbeit und die Kosten genau prüfen und vergleichen! Eine erste Anlaufstelle kann hier der Bundesverband deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. sein (www.bdiu.de).

Unternehmen mit direktem Sitz in Hamburg können außerdem unsere telefonische Beratung kostenlos in Anspruch nehmen. In vielen Beratungsgesprächen hatten wir bereits mit dem Thema Mahnverfahren zu tun und geben gerne unsere Erfahrungswerte an Sie weiter.

 

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens bietet sich immer dann an, wenn es sich um ein Massengeschäft (z. B. Online-Shop) handelt und wenn die Forderungen unstrittig und eindeutig belegbar sind.

Anwaltsinkasso

Statt eines Inkassounternehmens können Sie auch einen Anwalt beauftragen. Das empfiehlt sich besonders in strittigen Fällen, denn ein Anwalt kann Sie, anders als ein Inkassounternehmen, auch in einem Gerichtsprozess vertreten, wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht zahlt.

Die Anwaltsgebühren sind abhängig vom Streitwert. Gebührenrechner finden Sie im Internet (www.mahngerichte.de). Es gibt aber auch Vereinbarungen, die von der Gebührenordnung abweichen (Stundenlohn, Pauschalen etc.). Fragen Sie Ihren Anwalt gleich am Anfang eines jeden Anwaltsbesuches nach den Kosten und machen Sie einen Preisvergleich. Wenn Ihr Anwalt in Zukunft mehrere Fälle von Ihnen erwarten darf, sollte er Ihnen ein interessantes Angebot unterbreiten.

Tipp: Wenn Sie schon absehen können, dass Ihnen eine gerichtliche Auseinandersetzung bevorsteht, sollten Sie lieber gleich zu einem Anwalt gehen, denn die Kosten für ein Inkassounternehmen können dem Schuldner nicht zusätzlich zu den Anwaltskosten in Rechnung gestellt werden.

Kunde zahlt nicht: Kann ich meine Ware zurückholen?

Wenn Ihr Kunde seine Rechnung nicht zahlt, liegt die Idee nahe, dass Sie die Ware einfach zurückholen. Was in der Theorie gut klingt, ist in der Praxis jedoch nicht immer so leicht umsetzbar und vom jeweiligen Fall abhängig:

  • Nicht ausgelieferte Ware: Wenn die Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung der Ware erst nach Zahlung erfolgt, dann haben Sie natürlich das Recht, Ihre Leistung zurückzuhalten, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt.
  • Laufende Vereinbarungen: Haben Sie beispielsweise als Handwerker eine Abschlagszahlung nach Baufortschritt vereinbart oder Ihr Kunde hat anderweitig ein monatliches Budget für Dienstleistungen bei Ihnen gebucht, dann können Sie die Arbeit vorübergehend ruhen lassen.
  • Ware ist bereits ausgeliefert: Wenn Ihr Kunde bereits eine Leistung oder Waren erhalten hat, ist es in den meisten Fällen schwieriger, diese zurückzuholen, wenn die Rechnung nicht gezahlt wird. Ist Ihr Kunde nicht mehr zahlungsfähig, müssen Sie erst eine Pfändung abwarten, bevor Sie Ihre Waren wiederbekommen. 
  • Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Zahlung: Durch Klauseln dieser Art in Ihren Kaufverträgen behalten Sie sich das Recht vor, Ihre Waren zurückzuholen, sofern Ihr Kunde die Rechnung nicht zahlt. Dieser Punkt kann jedoch nur auf bewegliche Sachen im Warenverkehr angewendet werden.
  • Urheberrechtsverletzungen: Ein besonderer Fall ist zudem die Übergabe von kreativen Erzeugnissen, etwa Bilder, Text oder Musik, an Ihren Kunden. Solange die Rechnung für derartige Leistungen nicht beglichen wird, haben Sie einen Urheberrechtsanspruch auf Ihre Werke, selbst bei einer vertraglich vereinbarten Rechteabtretung. Verwendet Ihr Kunde das Werk vor der Zahlung, können Sie einen Urheberanspruch geltend machen.

Ob bei beweglichen Waren oder Dienstleistungen, Sie haben mitunter Mittel und Wege, Ihre Ansprüche geltend zu machen, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt. So können Sie sich mitunter bereits im Vorfeld vor Zahlungsverzug absichern. Wenden Sie sich unbedingt zusätzlich an eine Rechtsberatung oder direkt an einen Anwalt, wenn Sie sich unsicher sind, welche Optionen Sie in Ihrem speziellen Fall haben.

Das gerichtliche Mahnverfahren
Wenn der Kunde einfach nicht zahlt

Es besteht immer das Risiko, dass Ihr Kunde auf Ihre Mahnung nicht reagiert. Sei es dadurch, dass Ihr Schuldner wirklich zahlungsunfähig ist oder einfach nicht zahlen will und jede Mahnung ignoriert. In diesem Fall haben Sie als Gläubiger das Recht, ein gerichtliches Mahn- und Vollstreckungsverfahren einzuleiten.

Die Gebühren dafür müssen Sie vorstrecken. Sie orientieren sich an der Höhe der Forderung, bleiben aber in einem überschaubaren Rahmen (bei einer Forderungshöhe bis 900 € liegen die Gebühren bei 23 €, bei Forderungen bis 10.000 € bei 98 €, siehe Online-Kostenrechner unter www.mahngerichte.de).

Der Mahnbescheid

Als Erstes stellen Sie beim zuständigen Gericht (am Sitz des Antragsstellers) einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Den Vordruck erhalten Sie im Schreibwarenhandel oder Sie nutzen das Online-Portal der Mahngerichte der Bundesländer (www.online-mahnantrag.de – mit Ausfüllhilfe). Darin müssen Sie Ihre Forderung nicht begründen! Notwendig sind lediglich einige allgemeine Angaben zu Ihrer Forderung (u. a. Bezeichnung und Höhe) sowie zum Antragssteller und zum Schuldner.

Tipp: Bei Fragen zum gerichtlichen Mahnverfahren und zu rechtlichen Problemen bei der Antragstellung können Sie sich an das zuständige Mahngericht wenden. Ansprechpartner finden Sie auf www.mahngerichte.de.

Das Gericht wird versuchen, dem Schuldner den Mahnbescheid zuzustellen. Der Schuldner hat dann eine mindestens 14-tägige Frist, Widerspruch einzulegen. Auch dieser muss nicht begründet werden. Sollte der Schuldner von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, können Sie beantragen, dass das Verfahren an das zuständige Prozessgericht abgegeben und in einem Zivilprozess behandelt wird.

Der Vollstreckungsbescheid

Reagiert Ihr Kunde auf den Mahnbescheid nicht (indem er entweder seine Schulden bezahlt oder Widerspruch einlegt), können Sie im nächsten Schritt einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides stellen. Wieder hat der Schuldner vierzehn Tage Zeit, zu reagieren. Ein Einspruch hat zur Folge, dass von Amts wegen ein ordentliches Verfahren beim zuständigen Gericht eröffnet wird. Die Zustellung des Vollstreckungsbescheids erfolgt durch das Gericht, außer wenn Sie die sogenannte Übergabe zur Parteizustellung bei Gericht beantragen. Dann kann direkt ein Gerichtsvollzieher mit der Übergabe und der umgehenden Durchführung von Pfändungsmaßnahmen beauftragt werden. Sie erhalten auf jeden Fall eine vollstreckbare Ausfertigung des Bescheids, der die Grundlage für jede weitere Maßnahme der Zwangsvollstreckung ist.

Die Zwangsvollstreckung

Am Ende droht Ihrem Schuldner die Zwangsvollstreckung. Sie erfolgt allerdings nicht automatisch, sondern erst, wenn Sie als Gläubiger sich an das zuständige Amtsgericht am Wohnsitz des Schuldners wenden. Dann kann ein Gerichtsvollzieher mit der Pfändung beauftragt werden.

Sie erhalten den Erlös, der nach Abzug der Kosten für Pfändung, Transport, Lagerung und Versteigerung bleibt. Sie sollten daher abwägen, ob sich eine solche Maßnahme lohnt. Bei Gericht können Sie im Schuldnerverzeichnis prüfen, ob zeitnah eine eidesstattliche Versicherung des Schuldners dokumentiert ist. Das wäre ein Hinweis darauf, dass vermutlich nicht mehr viel zu holen ist. Eine solche eidesstattliche Versicherung kann immer dann verlangt werden, wenn eine Pfändung fruchtlos geblieben ist. Der Schuldner muss dann seine komplette Vermögenssituation offenlegen, und der Gläubiger erfährt, ob es noch irgendwelche Konten, Gehälter oder Geldanlagen gibt, die man pfänden könnte. Je nachdem, was die eidesstattliche Versicherung ergibt, könnten Sie dann eine Forderungspfändung in Erwägung ziehen. Über den Gerichtsvollzieher können Kontopfändungen bei Banken oder Lohnpfändungen bei Arbeitgebern eingeleitet werden.

Tipp: Bei Fragen zum Vorgehen wenden Sie sich am besten an das zuständige Vollstreckungs- oder Amtsgericht. Wenn Sie eine Pfändung planen, sollte auf alle Fälle der Einsatz eines Anwalts in Betracht gezogen werden.

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