Finanzen

Ihr Kunde zahlt nicht?
Mahnverfahren und was Sie noch tun können

Inhaltsverzeichnis

25.04.2018

Viele von euch kennen das Problem: Dein Kunde zahlt nicht – oder Rechnungen werden zu spät oder gar nicht beglichen. Das kostet Zeit und Nerven und kann ein Unternehmen im schlimmsten Fall sogar in die Pleite führen! Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten du hast, deine Ansprüche geltend zu machen.

 

Unser Rat: Kund*innen, die nicht pünktlich zahlen, gehören zum geschäftlichen Alltag meistens mit dazu. Somit solltest du Mahnungen als Bestandteil deiner unternehmerischen Tätigkeit betrachten. Scheue deshalb nicht die klare und direkte Ansprache bei säumigen Kund*innen. Du hast eine Leistung erbracht und das gute Recht, dafür bezahlt zu werden – das solltest du höflich, aber in aller Deutlichkeit kommunizieren.

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Was sollte ich tun, wenn der Kunde nicht bezahlt?
Das sollten Ihre ersten Schritte sein

Wenn das Geld nach Ablauf der Frist nicht auf deinem Konto eingegangen ist, kannst du ein schriftliches Mahnverfahren einleiten. Viele Unternehmer*innen schrecken aber davor zurück, aus Angst, ihre Kund*innen zu vergraulen. Diese Sorge ist zwar selten berechtigt – gerade größere Unternehmen sind es gewohnt, Mahnungen zu erhalten. Sie reagieren manchmal überhaupt erst, wenn sie ein offizielles Mahnschreiben erhalten haben. Dennoch kann ein wenig Fingerspitzengefühl nicht schaden.

Vor allem, wenn du zu einem Kunden eine besonders gute und lange Beziehung haben, solltest du nicht gleich eine unpersönliche Mahnung schreiben, wenn dieser eine Rechnung nicht bezahlt. Besser ist es, erst mal zum Telefonhörer zu greifen und höflich nachzufragen, wann du mit der Zahlung rechnen kannst. Bleib dabei freundlich, aber bestimmt. Hake immer wieder nach und nimm keine Rücksicht darauf, ob du deinem Gegenüber damit vielleicht auf die Nerven gehen könntest. Der einzige, der hier nervt, ist dein Kunde, der seine Rechnung nicht zahlt!

Leider zeigt unsere Erfahrung bei der FIRMENHILFE, dass Unternehmer*innen sich zu häufig mit unklaren Zahlungsversprechen vertrösten lassen. Dies ist besonders der Fall, wenn persönliche Kundenbeziehungen das Geschäft prägen. Verzichte bitte nur dann auf eine Mahnung, wenn du sicher sein kannst, dass die nicht bezahlte Rechnung die Existenz deines Unternehmens nicht gefährdet. Und lass dich nur auf Raten- oder Teilzahlungen oder ähnliche Vereinbarungen ein, wenn der Kunde glaubhaft nachweisen kann, dass seine Zahlungsprobleme vorübergehender Natur sind und er seine Finanzen in Kürze wieder im Griff hat. Halte alle Vereinbarungen schriftlich fest und lass sie von deinem Kunden unterschreiben. Denk auch darüber nach, ab sofort von diesem Kunden Vorauskasse zu verlangen.

Tipp: Je nach verkaufter Ware oder Dienstleistung kann es sehr sinnvoll sein, von Anfang an Vorkasse oder eine Teilsumme, beispielsweise 50 % bei der Beauftragung und 50 % bei der Auslieferung, zu vereinbaren. 

Wie sieht ein effektives Mahnwesen aus, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Wenn ein Kunde trotz persönlicher Erinnerung nicht zahlt, führt kein Weg mehr daran vorbei, eine Mahnung zu schreiben.

Viele Unternehmer*innen schreiben bis zu drei Mahnungen, bevor sie Konsequenzen folgen lassen. Aber wenn du über deinen Brief „erste Mahnung“ schreibst, kannst du davon ausgehen, dass zunächst gar nichts passiert. Denn der Schuldner weiß jetzt, dass er in aller Ruhe die zweite und vielleicht sogar noch die dritte Mahnung abwarten kann, bevor es ernst wird.

Besser ist es, eine einzige Mahnung zu schreiben – freundlich, aber eindeutig. Sie sollte die folgenden Punkte enthalten:

  • die genaue Bezeichnung der Forderung, um die es geht
  • eine Frist, bis wann die Forderung zu begleichen ist (mit Datum, zwei Wochen genügen)
  • die Konsequenzen, falls das Geld nicht fristgerecht bei dir eingehen sollte.

Du kannst in deinem Schreiben zum Beispiel ankündigen, einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen einzuschalten oder selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, das bis zur Vollstreckung geht. Wenn du nach Ablauf der in der Mahnung genannten Frist immer noch kein Geld bekommen hast, dann solltest du unverzüglich die nächsten Schritte unternehmen, genauso, wie du es im Schreiben angekündigt hast. Das Mahnschreiben solltest du aus Beweisgründen nicht nur per Post, sondern parallel per Fax oder als E-Mail schicken. Bei erheblichen Forderungen empfiehlt sich ein Einschreiben.

Was Einzelunternehmen tun können, wenn der Kunde nicht zahlt

Ihr Kunde zahlt nicht?
Das können Sie tun!

Muss ich gleich eine Mahnung schreiben oder reicht eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung impliziert, dass der Kunde schlicht vergessen hat, seine Rechnung zu zahlen. Viele Unternehmer*innen ziehen diese „Überschrift“ vor, um ihre Kund*innen nicht zu verprellen. 

Es gibt aber gute Gründe für eine rechtlich wirksame Mahnung:

Ein Kunde, der nicht zahlt, kostet Zeit und Geld. Und zwar nicht nur das Geld, das sie dir für eine erbrachte Leistung schuldig bleiben. Dazu kommen noch weitere Kosten, etwa für einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen. Dieses Geld kannst du dir ebenso wie die Verzugszinsen für deine offene Forderung von deinen säumigen Schuldnern zurückholen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass diese im juristischen Sinne „im Verzug“ sind. Im BGB (§ 286) ist genau festgelegt, wann das der Fall ist. 

Fest steht: Durch das Ausstellen einer ordnungsgemäßen Mahnung gerät dein Schuldner automatisch in Verzug. Ebenso entsteht mit Ablauf einer vertraglich festgelegten oder der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen ebenfalls automatisch ein Verzug beim Schuldner.

Mahnverfahren mit Inkassounternehmen oder Anwalt – das solltest du beachten

Grundsätzlich kannst du das Mahnverfahren auch in Eigenregie durchführen. Es kann sich aber lohnen, einen „Profi“ zu beauftragen, und zwar aus folgenden Gründen:

  • Die Kosten für deinen eigenen Zeitaufwand und den deiner Mitarbeiter*innen kannst du nicht auf den Schuldner übertragen, die Kosten für ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt schon.
  • Eine entsprechende Qualifikation und Branchenkenntnis vorausgesetzt, wird die Erfolgsquote solcher Spezialisten höher liegen als beim Mahnverfahren in Eigenregie.

Inkassounternehmen

Anders als früher finden sich heute viele Inkassounternehmen, die nicht nur Massenaufträge, sondern auch Einzelforderungen übernehmen. Wenn dein Kunde nicht zahlt, hast du dabei zwei Möglichkeiten:

  • Das Inkassounternehmen treibt die offene Forderung in deinem Auftrag ein und stellt dir diese Dienstleistung in Rechnung. Prüfe vorher genau, welche Kosten auf dich zukommen, insbesondere, wenn die Eintreibung nicht erfolgreich verlaufen sollte.
  • Das Inkassounternehmen kauft dir die Forderung ab. Du erhältst dann nur einen geringen Anteil von der Gesamtforderung.

Tipp der FIRMENHILFE

Uns liegen bei dem Fall eines Verkaufs der Gesamtforderung nur einzelne Erfahrungswerte aus der FIRMENHILFE vor, die aber alle deutlich unter 30 % der ursprünglichen Forderungshöhe lagen. Das Risiko zu scheitern liegt dann allerdings allein bei der beauftragten Inkassofirma. Auf jeden Fall solltest du die Seriosität des Anbieters, die Qualität seiner Arbeit und die Kosten genau prüfen und vergleichen! Eine erste Anlaufstelle kann hier der Bundesverband deutscher Inkasso-Unternehmen e. V. sein (www.bdiu.de).

 

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens bietet sich immer dann an, wenn es sich um ein Massengeschäft (z. B. Online-Shop) handelt und wenn die Forderungen unstrittig und eindeutig belegbar sind.

Anwaltsinkasso

Statt eines Inkassounternehmens kannst du auch einen Anwalt beauftragen. Das empfiehlt sich besonders in strittigen Fällen, denn ein Anwalt kann dich, anders als ein Inkassounternehmen, auch in einem Gerichtsprozess vertreten, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt.

Die Anwaltsgebühren sind abhängig vom Streitwert. Gebührenrechner findest du im Internet (www.mahngerichte.de). Es gibt aber auch Vereinbarungen, die von der Gebührenordnung abweichen (Stundenlohn, Pauschalen etc.). Frag deinen Anwalt gleich am Anfang eines jeden Anwaltsbesuches nach den Kosten und mach einen Preisvergleich. Wenn dein Anwalt in Zukunft mehrere Fälle von dir erwarten darf, sollte er dir ein interessantes Angebot unterbreiten.

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Tipp: Wenn du schon absehen kannst, dass dir eine gerichtliche Auseinandersetzung bevorsteht, solltest du lieber gleich zu einem Anwalt gehen, denn die Kosten für ein Inkassounternehmen können dem Schuldner nicht zusätzlich zu den Anwaltskosten in Rechnung gestellt werden.

Kunde zahlt nicht: Kann ich meine Ware zurückholen?

Wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt, liegt die Idee nahe, dass du die Ware einfach zurückholst. Was in der Theorie gut klingt, ist in der Praxis jedoch nicht immer so leicht umsetzbar und vom jeweiligen Fall abhängig:

  • Nicht ausgelieferte Ware: Wenn die Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung der Ware erst nach Zahlung erfolgt, dann hast du natürlich das Recht, deine Leistung zurückzuhalten, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt.
  • Laufende Vereinbarungen: Hast du beispielsweise als Handwerker eine Abschlagszahlung nach Baufortschritt vereinbart oder dein Kunde hat anderweitig ein monatliches Budget für Dienstleistungen bei dir gebucht, dann kannst du die Arbeit vorübergehend ruhen lassen.
  • Ware ist bereits ausgeliefert: Wenn dein Kunde schon eine Leistung oder Waren erhalten hat, ist es in den meisten Fällen schwieriger, diese zurückzuholen, wenn die Rechnung nicht gezahlt wird. Ist dein Kunde nicht mehr zahlungsfähig, musst du erst eine Pfändung abwarten, bevor du deine Waren wiederbekommst. 
  • Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Zahlung: Durch Klauseln dieser Art in deinen Kaufverträgen behältst du dir das Recht vor, deine Waren zurückzuholen, sofern dein Kunde die Rechnung nicht zahlt. Dieser Punkt kann jedoch nur auf bewegliche Sachen im Warenverkehr angewendet werden.
  • Urheberrechtsverletzungen: Ein besonderer Fall ist zudem die Übergabe von kreativen Erzeugnissen, etwa Bilder, Text oder Musik, an deinen Kunden. Solange die Rechnung für derartige Leistungen nicht beglichen wird, hast du einen Urheberrechtsanspruch auf deine Werke, selbst bei einer vertraglich vereinbarten Rechteabtretung. Verwendet dein Kunde das Werk vor der Zahlung, kannst du einen Urheberanspruch geltend machen.

Ob bei beweglichen Waren oder Dienstleistungen, du hast mitunter Mittel und Wege, deine Ansprüche geltend zu machen, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt. So kannst du dich mitunter bereits im Vorfeld vor Zahlungsverzug absichern. Wende dich unbedingt zusätzlich an eine Rechtsberatung oder direkt an einen Anwalt, wenn du dir unsicher bist, welche Optionen du in deinem speziellen Fall hast.

Das gerichtliche Mahnverfahren
Wenn der Kunde einfach nicht zahlt

Es besteht immer das Risiko, dass dein Kunde auf deine Mahnung nicht reagiert. Sei es dadurch, dass dein Schuldner wirklich zahlungsunfähig ist oder einfach nicht zahlen will und jede Mahnung ignoriert. In diesem Fall hast du als Gläubiger das Recht, ein gerichtliches Mahn- und Vollstreckungsverfahren einzuleiten.

Die Gebühren dafür musst du vorstrecken. Sie orientieren sich an der Höhe der Forderung, bleiben aber in einem überschaubaren Rahmen (bei einer Forderungshöhe bis 900 € liegen die Gebühren bei 23 €, bei Forderungen bis 10.000 € bei 98 €, siehe Online-Kostenrechner unter www.mahngerichte.de).

Der Mahnbescheid

Als Erstes stellst du beim zuständigen Gericht (am Sitz des Antragsstellers) einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Den Vordruck erhältst du im Schreibwarenhandel oder du nutzt das Online-Portal der Mahngerichte der Bundesländer (www.online-mahnantrag.de – mit Ausfüllhilfe). Darin musst du deine Forderung nicht begründen! Notwendig sind lediglich einige allgemeine Angaben zu deiner Forderung (u. a. Bezeichnung und Höhe) sowie zum Antragssteller und zum Schuldner.

Tipp: Bei Fragen zum gerichtlichen Mahnverfahren und zu rechtlichen Problemen bei der Antragstellung kannst du dich an das zuständige Mahngericht wenden. Ansprechpartner*innen findest du auf www.mahngerichte.de.

Das Gericht wird versuchen, dem Schuldner den Mahnbescheid zuzustellen. Der Schuldner hat dann eine mindestens 14-tägige Frist, Widerspruch einzulegen. Auch dieser muss nicht begründet werden. Sollte der Schuldner von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, kannst du beantragen, dass das Verfahren an das zuständige Prozessgericht abgegeben und in einem Zivilprozess behandelt wird.

Der Vollstreckungsbescheid

Reagiert dein Kunde auf den Mahnbescheid nicht (indem er entweder seine Schulden bezahlt oder Widerspruch einlegt), kannst du im nächsten Schritt einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides stellen. Wieder hat der Schuldner vierzehn Tage Zeit, zu reagieren. Ein Einspruch hat zur Folge, dass von Amts wegen ein ordentliches Verfahren beim zuständigen Gericht eröffnet wird. Die Zustellung des Vollstreckungsbescheides erfolgt durch das Gericht, außer wenn Sie die sogenannte Übergabe zur Parteizustellung bei Gericht beantragen. Dann kann direkt ein Gerichtsvollzieher mit der Übergabe und der umgehenden Durchführung von Pfändungsmaßnahmen beauftragt werden. Du erhältst auf jeden Fall eine vollstreckbare Ausfertigung des Bescheids, der die Grundlage für jede weitere Maßnahme der Zwangsvollstreckung ist.

Die Zwangsvollstreckung

Am Ende droht deinem Schuldner die Zwangsvollstreckung. Sie erfolgt allerdings nicht automatisch, sondern erst, wenn du dich als Gläubiger an das zuständige Amtsgericht am Wohnsitz des Schuldners wenden. Dann kann ein Gerichtsvollzieher mit der Pfändung beauftragt werden.

Du erhältst den Erlös, der nach Abzug der Kosten für Pfändung, Transport, Lagerung und Versteigerung bleibt. Du solltest daher abwägen, ob sich eine solche Maßnahme lohnt. Bei Gericht kannst du im Schuldnerverzeichnis prüfen, ob zeitnah eine eidesstattliche Versicherung des Schuldners dokumentiert ist. Das wäre ein Hinweis darauf, dass vermutlich nicht mehr viel zu holen ist. Eine solche eidesstattliche Versicherung kann immer dann verlangt werden, wenn eine Pfändung fruchtlos geblieben ist. Der Schuldner muss dann seine komplette Vermögenssituation offenlegen, und der Gläubiger erfährt, ob es noch irgendwelche Konten, Gehälter oder Geldanlagen gibt, die man pfänden könnte. Je nachdem, was die eidesstattliche Versicherung ergibt, könntest du dann eine Forderungspfändung in Erwägung ziehen. Über den Gerichtsvollzieher können Kontopfändungen bei Banken oder Lohnpfändungen bei Arbeitgebern eingeleitet werden.

Tipp: Bei Fragen zum Vorgehen wende dich am besten an das zuständige Vollstreckungs- oder Amtsgericht. Wenn du eine Pfändung planst, sollte auf alle Fälle, der Einsatz eines Anwalts in Betracht gezogen werden.

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bhp