Finanzen
25.04.2018

Wie schütze ich mich vor Zahlungsverzug?

Wollen Sie an Ihrem Geschäftsmodell arbeiten?

Leider kommt es immer wieder vor, dass Kunden nicht oder erst sehr spät ihre Rechnung bezahlen. Dies lässt sich niemals ganz vermeiden. Wir möchten Ihnen aber einige Tipps geben, wie Sie das Risiko minimieren können.

In diesem Beitrag erfahren Sie…

  1. … was Sie bei der Rechnungsstellung beachten sollten,
  2. … wie Sie schon im Vorfeld für größtmögliche Zahlungssicherheit sorgen können.

Was Sie bei der Rechnungsstellung beachten sollten

Schon wenn Sie Ihre Rechnung schreiben, können Sie möglichen Zahlungsausfällen vorbeugen. Denn nicht immer steckt Absicht dahinter, wenn ein Kunde nicht zahlt. Manchmal sind auch schlicht fehlerhafte Rechnungen der Grund. Ihre Rechnungen muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten (vgl. hierzu § 14 UStG „Ausstellung von Rechnungen“).

Prüfen Sie bitte sorgfältig,

  • ob die Rechnungsadresse stimmt,
  • ob der Versand wie geplant erfolgt ist,
  • ob Sie die Auftragsnummer und das richtige Datum eingetragen haben und
  • ob Ihre Kontodaten stimmen.

Am besten, Sie lesen die Rechnung gründlich durch, bevor Sie sie abschicken, und erneut, sobald Sie feststellen, dass sie noch nicht beglichen wurde. Denn nichts ist peinlicher als einem Kunden eine Mahnung auszustellen, obwohl der Fehler bei einem selbst liegt.

Warten Sie nicht zu lange mit der Rechnung. Auch wenn es banal klingt, die zeitnahe Rechnungsstellung – möglichst innerhalb einer Woche nach Lieferung und Leistung – schont Ihre Finanzen und macht es dem Kunden einfacher, den Vorgang nachzuvollziehen.

Um einen reibungslosen Zahlungsverkehr zu gewährleisten und Missverständnissen vorzubeugen, sollten Sie auf jeder Rechnung eine Zahlungsfrist mit einem konkreten Datum angeben. Das schafft Klarheit für den Fall der Fälle und erleichtert es Ihnen später, Ihre Forderungen durchzusetzen.

Alternativ wird üblicherweise ein Zahlungsziel zwischen zwei und vier Wochen festgesetzt. Haben Sie keine Frist gesetzt, sollten Sie maximal vier Wochen warten, bevor Sie weitere Maßnahmen ergreifen, um an Ihr Geld zu kommen.

So können Sie sich schon im Vorfeld vor Zahlungsausfällen schützen

Sie haben jetzt erfahren, welche Maßnahmen Sie ergreifen können (und sollten), wenn ein Kunde nicht zahlt. Damit Sie sich diesen Aufwand in Zukunft sparen können, möchten wir Ihnen zum Schluss noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie gar nicht erst in die Rolle des Gläubigers geraten.

Kenne deinen Kunden

Gerade bei größeren Auftragsvolumen sollten Sie sich vorab ein Bild von Ihrem  Kunden machen. Hierzu zählt der eigene Eindruck, den Sie bei einem Besuch vor Ort, im Gespräch oder (bedingt) auch über die Website gewinnen. Weiterhin bietet sich bei Firmenkunden eine kurze Recherche in den öffentlichen Unternehmensregistern an, um grundlegende Daten (Firmensitz, Gesellschafter) und Veröffentlichungen (Jahresabschlüsse) zu prüfen.

Tipp: Über www.unternehmensregister.de lassen sich Einträge im Handelsregister (kostenpflichtig) und Veröffentlichungen im elektronischen Bundesanzeiger (kostenfrei) abfragen. Über den Firmendatenservice der Handelskammern gelangen Mitglieder kostenfrei an Registereinträge.

Stoßen Sie auf Ungereimtheiten, können Sie eine Adress- und Bonitätsprüfung über eine kommerzielle Wirtschaftsauskunftei durchführen, ohne dass Ihr Geschäftspartner davon erfährt. Einige Internet-Auskunfteien bieten Auskunfte für unter 10 Euro bei Privatpersonen bzw. für unter 20 Euro bei Firmen an. Leider ist die Datenqualitat vorab bei vielen Anbietern schwer erkennbar. Die großen Kreditauskunfteien (Creditreform oder Schufa) verlangen in der Regel erhebliche Mitgliedsbeiträge und ggf. Rückmeldung über das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Falls durchsetzbar, können Sie Privatkunden bitten, eine Eigenauskunft der Schufa vorzulegen.

Eine weitere Möglichkeit ist es, eine Bankauskunft einzuholen. Hierzu wenden Sie sich an Ihre Hausbank. Sofern Sie ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen können, wird Ihre Bank die entsprechende Auskunft beim Geldinstitut Ihres Geschäftspartners einholen (Gebühren ca. 20 Euro). Privatkunden mussen der Erteilung einer Bankauskunft ausdrücklich zustimmen. Bei Geschäftskunden gilt die Zustimmung als automatisch erteilt, solange sie nicht ausdrücklich zurückgenommen wird. Die Bankauskunft enthält keine konkreten Zahlen (z.B. Kontostande, Kredite), sondern allgemeine Formulierungen zur Zahlungsfähigkeit, Kreditwürdigkeit und den wirtschaftlichen Verhältnissen. Es sind sowohl positive Formulierungen (z.B. „lange und gute Geschäftsbeziehung, ordnungsgemäße und pünktliche Abwicklung von Krediten “) als auch negative Formulierung (z.B. „nicht immer ordnungsgemäße Kontoführung“) möglich. Letztere werden aber meist durch beredtes Schweigen zum Ausdruck gebracht, also einfach dadurch, dass auf Positivformulierungen verzichtet wird.

Klare Regelungen schriftlich festlegen

Die wichtigsten vertraglichen Regelungen sollten zumindest bei größeren Geschäften schriftlich festgehalten werden. Auch wenn in z.B. Hamburg das Ideal des „hanseatischen Handschlags“ gilt, sollte dieser guten Geschäftspartnern bei gleichzeitig überschaubarer Leistungshöhe vorbehalten bleiben.

Im Internet finden Sie eine Vielzahl von Musterverträgen (z.B. bei der IHK Frankfurt). Unter Umständen kann es sich lohnen, das Geld fur einen Anwalt zu investieren und auf das Geschäftsmodell abgestimmte Allgemeine Geschaftsbedingungen (AGB) und Vertragsvorlagen zu erstellen. Klare Regelungen sind wichtig, um für gerichtliche Auseinandersetzungen gewappnet zu sein. Wesentlich entscheidender ist jedoch der präventive Charakter, der Missverständnissen vorbeugt. Stets schriftlich festgehalten werden sollte

  • wer der Vertragspartner ist
  • welche Leistung (genaue Beschreibung!)
  • bis wann zu erbringen ist (ggf. mit Abnahme von Teilleistungen)
  • wie hoch die Vergütung ist und
  • wie die Zahlungsmodalitäten aussehen.

Forderungen absichern

Wenn Ihnen das Risiko der Vorleistung zu hoch erscheint, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Forderungen zumindest teilweise absichern können. Falls durchsetzbar, bietet sich Vorkasse des Kunden an. Weiterhin – und ggf. einfacher durchsetzbar – sind Abschlagszahlungen. Eine Vereinbarung könnte zum Beispiel wie folgt gestaffelt sein: Der Kunde leistet vor Beginn der Arbeiten eine Anzahlung, nach Fertigstellung einer ersten Projektphase einen weiteren Betrag und den Rest bei Abnahme.

Liefern Sie Ware, sollten Sie das immer unter Eigentumsvorbehalt tun. Typischerweise wird hierzu in den Vertrag (ggf. Ihre AGB) eine Klausel aufgenommen, wonach der Übergang der Ware in das Eigentum des Käufers an die Bedingung der vollständigen Kaufpreisbezahlung geknüpft ist. Sollte sich herausstellen, dass ihre Kunden nicht zahlen oder insolvent werden, können Sie die Ware als Eigentümer wieder zurückholen.

Es bestehen noch weitere Möglichkeiten zur Absicherung von Forderungen, die aber gerade bei kleineren Unternehmen seltener eine Rolle spielen. Wenn Sie dazu weiter recherchieren möchten, helfen Ihnen folgende Stichworte weiter: „Bürgschaften Dritter“, „Sicherungsübereignung“ und „Versicherung gegen Forderungsausfall“.

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bhp