Eigentlich ist es eine Selbstverständlichkeit, Rechnung zeitnah und korrekt zu stellen. Doch im Tagesgeschäft geht, das manches Mal unter oder es ist, schlicht keine Zeit dafür.

Damit es gelingt, empfehlen wir den Einsatz digitaler Buchhaltungsprogramme. 

Gerade bei größeren Auftragsvolumen solltest du dir vorab ein Bild von deinen Kund*innen machen. Hierzu zählt:

• der eigene Eindruck, den du bei einem Besuch vor Ort, im Gespräch, (bedingt) auch über die Website oder bei Bestandskunden auf Basis interner Informationen gewinnst. 
• Weiterhin bietet sich bei Firmenkund*innen eine kurze Recherche in den öffentlichen Unternehmensregistern an, um grundlegende Daten (Firmensitz, Gesellschafter) und Veröffentlichungen (Jahresabschlüsse) zu prüfen.

Treffen Sie bereits vor der Auftragserteilung klare Regelungen und halten Sie diese im Auftrag schriftlich fest. Auch wenn in z.B. Hamburg das Ideal des „hanseatischen Handschlags“ gilt, sollte diesen guten Geschäftspartner*innen bei gleichzeitig überschaubarer Leistungshöhe vorbehalten bleiben. Das erleichtert die Rechnungsstellung und beugt Missverständnissen sowie gesetzlichen Auseinandersetzungen vor. 

Das Internet und die Berufsverbände bieten eine Fülle von vorgefertigten Vertragsunterlagen. Unter Umständen kann es sich lohnen, das Geld für einen Anwalt zu investieren und auf das Geschäftsmodell abgestimmte Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und Vertragsvorlagen zu erstellen. Klare Regelungen sind wichtig, um Zahlungsverzügen vorzubeugen. Stets schriftlich festgehalten werden sollte

• wer der Vertragspartner ist
• welche Leistung (genaue Beschreibung!)
• bis wann zu erbringen ist (ggf. mit Abnahme von Teilleistungen)
• wie hoch die Vergütung ist und
• wie die Zahlungsmodalitäten aussehen.

Ganz praktische Hilfe kann dir bei Zahlungsverzug deines Kunden das sogenannte Factoring bieten. Darunter versteht man den Ankauf von Forderungen durch einen „Factor“. 

Du kennst das vielleicht von Online-Einkäufen: Klarna ist einer der bekanntesten Factor weltweit. 

Die Vorgehensweise ist denkbar einfach. Du verkaufst deine Ausgangsrechnung an einen darauf spezialisierten Zahlungsanbieter. Dieser stellt in deinem Namen die Rechnung. Du erhältst den offenen Betrag vom Factor kurzfristig überwiesen (noch bevor dein Kunde bezahlt hat). Dafür behält der Zahlungsanbieter einen Prozentsatz der Rechnungssumme ein. Dieser ist u.a. von der Bonität deines Kunden abhängig.

Factoring bietet mehrere Vorteile:

• Der Zahlungsanbieter gleicht deine offene Rechnung kurzfristig aus, was dir einen Liquiditätsvorsprung ermöglicht und zeitgleich deine Kreditwürdigkeit stärkt.
• Die Prüfung der Bonität des Kunden übernimmt der Factor.
• Das Dienstleistungsunternehmen erleichtert dir deine Arbeit, indem es die Rechnung zustellt, verwaltet und ggf. mahnt. Du musst deinen Kunden dann auch nicht anrufen und unangenehme Gespräche führen.
• Zudem trägt der Factor das volle Forderungsausfallrisiko, was manchen Selbstständigen um einiges ruhiger schlafen lässt.

Factoring ist also für diejenigen interessant: 

• die schnell Liquidität benötigen
• eine hohe Menge an Forderungen haben
• hohe Summen an Forderungen realisiert werden sollen
• mehr Zeit den Kernkompetenzen widmen möchten
• und keine Lust haben auf unangenehme Gespräche.

In der Vergangenheit hatte Factoring, den Ruf, dass man als Gläubiger die Zahlungsmoral des Kunden anzweifle, wenn man es nutzt. Das ist längst überholt. Klarna und Co. haben hier gute Pionierarbeit geleistet und damit das Factoring salonfähig bzw. „normal“ gemacht. Auch zeugt es von einer gewissen Professionalität, sich auf seine Kernfähigkeiten zu konzentrieren. Der Nachteil, den man als Gläubiger hat, liegt in den Kosten. Diese sind höher als die Rechnung selbst zu schreiben. 

Bei der Wahl des Zahlungsanbieters gilt es neben Seriosität, auch auf den kompletten Preis der Forderungsübertragung zu achten.

Im Internet lassen sich über 250 Anbieter finden. Teilweise sind diese auf Branchen spezialisiert, z.B. für Ärzte oder Handwerker. Es hilft zu schauen, was zu einem passt und wo man sich und sein Geschäft gut aufgehoben sieht.

Einige Anbieter listen wir hier auf (Sortierung nach Alphabet – keine Präferenz):

• aifinyo
• Billie
• BFS health Finance
• Compeon (mittelstandsorientiert)
• Finiata
• Fundflow

Grundsätzlich kann sowohl das außergerichtliche als auch das gerichtliche Mahnverfahren in Eigenregie betrieben werden (wie du das machst, findest du am Ende des Artikels) Aber wenn du dazu entweder keine Zeit oder dabei kein gutes Gefühl hast, dann kannst du das auch extern auslagern.

Das professionelle Einholen unbezahlter Rechnungen durch ein externes berechtigtes Unternehmen wird als Inkasso bezeichnet.

Oberstes Ziel ist es, dass die Zahlung an den Gläubiger fließt.

Falls dir jetzt Al Pacino als „Der Pate“ vor deinem geistigen Auge erscheint, müssen wir dich leider enttäuschen. Die Einholung offener Forderungen geschieht bei seriösen Anbietern nie mittels Abschreckungen oder Drohgebärden. Moderne Dienstleister in diesem Sektor sind in der Regel Inkasso- oder Anwaltsbüros.  Der Zementsack bleibt also im Keller. Vielmehr wird der Schuldner durch präzise Formulierungen an seine Pflicht zur Zahlung erinnert. 

Während früher die Einschaltung eines Inkasso-Unternehmens nur im Massengeschäft möglich war, finden sich heute viele Anbieter, die auch bei Einzelforderungen tätig werden.

Für das Outsourcing des Inkassos sprechen vorrangig zwei Gründe: 

Der eigene zeitliche Aufwand und der deiner Mitarbeiter kann nicht auf den Schuldner übergewälzt werden. Im Gegenteil dazu können Inkasso-Unternehmen oder Anwälte zusätzlich zur Hauptforderung und den Verzugszinsen auch die weiteren Kosten der Rechtsverfolgung vom Schuldner verlangen, der im Verzug ist. Im Idealfall befreist du dich damit vom internen Inkassoaufwand, ohne Kosten für die Eintreibung zu verursachen. 

Der zweite Vorteil liegt darin, dass die Erfolgsquote der Spezialisten, bei entsprechender Branchenkenntnis und Qualifikation, höher liegt, als beim Mahnverfahren in Eigenregie. 

Unsere Erfahrung bei der Firmenhilfe ist, dass bereits die Wirkung, die durch einen vom Rechtsanwalt verfassten Brief entsteht, die Zahlungen beschleunigen.

Normalerweise werden Inkasso-Unternehmen oder Rechtsanwälte erst dann beauftragt, wenn der Zahlungsverzug eingetreten ist. Bevor es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, geht man erst einmal außergerichtlich vor.

Dabei ist der Regelfall, dass der Schuldner nach abgelaufener Zahlungsfrist vom Gläubiger gemahnt wird. Das kann bis zu dreimal geschehen.

Das Inkassobüro prüft nach deiner Beauftragung den Schuldner hinsichtlich seiner Bonität und möglicher Negativdaten. Nachdem mahnt es ihn zur Zahlung an und setzt dabei eine Zahlungsfrist.

Auch die Vereinbarung und Überwachung von Ratenzahlungen sind Leistungen von Inkassobüros.

Statt eines Inkasso-Unternehmens kann man auch einen Anwalt beauftragen. Ratsam ist ein Preisvergleich, in dem man einfach die Kosten beider Möglichkeiten anfragt.

Bei schwierigeren Fällen dürfte sich allerdings ohnehin ein Anwalt empfehlen, der dich auch, anders als das Inkasso-Unternehmen, in einem Gerichtsprozess vertreten kann. 

Das Risiko, dass der Schuldner zahlungsunfähig ist oder sich anderweitig entzieht, bleibt und wenn man sich darum selber kümmern möchte, dann ist das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren ein Weg. In Eigenregie lässt sich diese kostengünstig durchführen.

Ziel des Verfahrens ist es, einen Vollstreckungstitel zu erlangen. Das ist eine gerichtliche Urkunde, die bestätigt, dass ein Schuldner bei einem Gläubiger Schulden hat und verpflichtet ist, diese zu begleichen.

Um einen sogenannten Titel zu erwirken, sind die Prozesse bei allen Mahngerichten in Deutschland gleich. Der Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens ist vom Gesetzgeber klar geregelt. Er beginnt mit dem Mahnbescheid, darauf folgt der Vollstreckungsbescheid und schließlich die Vollstreckung. 

Das gesamte Verfahren ist gesamtheitlich und gut verständlich unter Mahngerichte.de erklärt. Dort kannst du dir auch Muster von Mahn- und Vollstreckungsbescheid ansehen, sodass du weißt, was deinem säumigen Zahler zugestellt wird. Von uns erhältst du hier eine erste Orientierung und Tipps dazu.