Du hast gerade einen lukrativen Auftrag abgeschlossen und der Rechnungsbetrag hat deinem Geschäftskonto sehr gutgetan? Herzlichen Glückwunsch! Doch werde jetzt beim Geldausgeben nicht zu übermütig, denn meistens gehört ein nicht ganz unbeträchtlicher Anteil dieses Geldes gar nicht dir, sondern in Form von Steuern dem Finanzamt! Wer das missachtet, unterschätzt am Ende seine Steuerlast und riskiert unter Umständen seine unternehmerische Zahlungsfähigkeit! Alles zum Thema Steuern für Selbstständige liest du hier.

Gängige Steuern für Selbstständige sind die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer, die Körperschaftsteuer und die Umsatzsteuer. 

Freiberufler*innen zahlen ausschließlich Einkommensteuer. Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach deinem Gewinn, also Umsatz abzüglich Betriebskosten und Wareneinsatz. Bei der Einkommensteuer gilt für alle Steuerzahler*innen ein Grundfreibetrag von 11.604 EUR im Jahr (bei gemeinsam veranlagten Personen 23.208 EUR, Stand: 2024). Dieser Betrag wird automatisch vom Einkommen abgezogen.

Bei Gewerbetreibenden kommt noch die Gewerbesteuer mit einem Freibetrag von 24.500 Euro dazu. 

Kapitalgesellschaften (z.B. UG, GmbH, AG) zahlen für jeden Euro Gewinn Gewerbesteuer und dazu eine Körperschaftsteuer von 25 Prozent. 

Freiberufler*innen müssen jährlich eine Einkommensteuererklärung abgeben, Gewerbetreibende zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung und Kapitalgesellschaften eine Gewerbe- und Körperschafts-Steuererklärung.

Der Fiskus fordert bei Selbstständigen monatliche oder vierteljährliche Vorauszahlungen auf die zu erwartenden Jahressteuern ein. Da die exakten Gewinne oder Verluste erst nach Erstellung des Jahresabschlusses feststehen, wird die Höhe der Vorauszahlungen zunächst nur geschätzt. So ergibt sich bei der Steuererklärung entweder eine Erstattung oder eine Nachzahlung. Für Letzteres solltest du gewappnet sein und entsprechende Beträge dafür gespart haben – als Richtwert gilt: Etwa ein Viertel deines monatlichen Gewinns solltest du zurücklegen. 

Um zukünftige Steuerzahlungen besser einschätzen zu können, ist ein enges Finanzcontrolling die beste Empfehlung. Hierzu kannst du unsere Buchhaltungstabelle und die zugehörige Arbeitshilfe nutzen, die Sie im Downloadbereich "Finanzen" finden.

Sorge insbesondere vor, wenn dich steigende Gewinne erwarten: In der Gründungsphase fordert das Finanzamt oft keinerlei oder nur geringe Vorauszahlungen. Mit dem ersten Steuerbescheid werden jedoch Einkommens- und eventuell Gewerbesteuer fällig sowie Vorauszahlungen für das laufende und folgende Jahr nach oben angepasst. Du brauchst dann also den doppelten Nachzahlungsbetrag – das schaffst du nur mit einer vorausschauenden Liquiditätsplanung im Vorfeld. Hierfür haben wir einen Schnellkurs für dich:

Viele Selbstständige lassen sich durch ein Steuer- oder Buchhaltungsbüro helfen. Das ist aber nicht immer erforderlich. Mit dem passenden Steuerprogramm kannst du deine Steuererklärung selber machen. 

Unternehmen, die einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern, sind zur doppelten Buchführung und damit zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Die Art bezieht sich auf die Rechtsform (alle Rechtsformen, die einen Eintrag ins Handelsregister erfordern). Der Umfang bezieht sich auf den Umsatz bzw. Gewinn. Unternehmen, deren Jahresumsatz 800.000 EUR oder derenGewinn 80.000 EUR übersteigt, sind bilanzierungspflichtig (Stand: 2024; vor Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes galt diese Pflicht bereits ab 600.000 EUR Umsatz bzw. 60.000 EUR Gewinn pro Jahr).  Diese Unternehmen sind gesetzlich zu Buchführung und Bilanzierung verpflichtet und sollten sich dabei von erfahrenen Steuerprofis unterstützen lassen. 

Nicht buchführungspflichtig sind alle Freiberufler*innen und Personengesellschaften, deren Umsatz und Gewinn unter den genannten Werten liegen. Bei ihnen sind die sogenannte einfache Buchführung und die Erstellung einer simplen Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreichend. Wenn du eine hohe Affinität zu Zahlen und gute Kenntnisse der Buchführung besitzt, kannst du diese auch selbst übernehmen. Nutze dazu gern unsere Buchhaltungstabelle samt Arbeitshilfe, die du bei unseren Download-Tools findest. Ein Steuerbüro bucht deine Belege monatlich oder quartalsweise ein und erstellt in der Regel auf dieser Basis eine „betriebswirtschaftliche Auswertung“ (BWA). Diese weist deine Umsätze, Kosten und den Gewinn für die jeweilige Periode aus. 

Gute Steuerberater*innen führen gegen Jahresende mit ihren Kund*innen ein persönliches Gespräch. Hier werden Fragen geklärt und Steuertipps zu Themen gegeben wie: 

• Wo stehe ich? 
• Wie viel Steuergeld muss ich einplanen? 
• Gilt mein Auto als Geschäftswagen und damit als Betriebsvermögen? 

Fordere diesen Beratungstermin unbedingt ein.

Die Umsatzsteuer ist ein völlig eigenes Thema und wird nicht auf Gewinne erhoben. Sie ist eine Steuer des Staates, die auf die meisten Produkte oder Dienstleistungen anfällt, und wird auch Mehrwert- oder Vorsteuer genannt. Selbstständige müssen diesen Steuerbetrag – überwiegend mit 19 Prozent, seltener mit sieben Prozent – auf jeder Rechnung ausweisen und bekommen ihn von ihren Kund*innen gezahlt. Dieses Geld gehört dann aber nicht ihnen, sondern muss an das Finanzamt weitergereicht werden. Das geschieht in Form von monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent gilt beispielsweise für Grundnahrungsmittel, die Übertragung von Urheberrechten für Texte, Musik und Bilder, für Künstlerauftritte und auch für Hotelübernachtungen. Bestimmte Wirtschaftsbereiche sind ganz von der Umsatzsteuer befreit, insbesondere der Luftverkehr, Stiftungen sowie der öffentlich-rechtliche Rundfunk.

Nicht alle Umsätze sind umsatzsteuerpflichtig. Nach §4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gibt es verschiedene Tätigkeiten, bei denen keine Umsatzsteuer anfällt, etwa bestimmte medizinische, kulturelle oder Bildungsdienstleistungen. Dies bedeutet jedoch auch, dass bei steuerfreien Umsätzen ein Vorsteuerabzug für gemeinschaftlich genutzte Einkäufe oder Dienstleistungen nicht möglich ist. Selbstständige, die sowohl steuerfreie als auch steuerpflichtige Umsätze erzielen, müssen daher die Vorsteuer anteilig berechnen.

Unternehmen müssen die Umsatzsteuer grundsätzlich nach der Soll-Versteuerung abführen. Das bedeutet, sie müssen sie an das Finanzamt weiterleiten, sobald sie eine Leistung erbracht haben, selbst wenn die Kund*innen die Rechnung noch gar nicht bezahlt haben. Wenn du bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitest, darfst du jedoch die Ist-Versteuerung wählen, bei der die Umsatzsteuer erst fällig wird, wenn du das Geld für die Leistung schon auf deinem Konto hast.

Bislang lag die Grenze für die Ist-Besteuerung bei 600.000 EUR Jahresumsatz. Mit dem Wachstumschancengesetz  wurde sie ab 2024 auf 800.000 EUR angehoben. Die Ist-Besteuerung schont deine Liquidität, da die Vorfinanzierung der Umsatzsteuer entfällt. 

Bei der Umsatzsteuer gibt es viele Besonderheiten, die wir in diesem Artikel nicht alle beschreiben können. Wir beschränken uns hier auf die gängigen Fälle. 

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Selbstständigen sind zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet: 

Du meldest dem Finanzamt monatlich oder quartalsweise einen vorläufigen Betrag, der unmittelbar an die Steuerkasse abgeführt werden muss. Dieser Betrag ist die Differenz aus deiner eingenommenen Umsatzsteuer und der Vorsteuer, die du mit deinen getätigten Betriebsausgaben gezahlt hast. Unsere Buchhaltungstabelle berechnet dir diesen Wert für jeden Monat automatisch, wenn du deine Belege einträgst. Auch die gängigen digitalen Buchhaltungsprogramme unterstützen hier wunderbar und erleichtern vieles oder buchen sogar fast automatisch. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird dann elektronisch (über das Elster-Portal oder Download-Software des Finanzamts) ans Finanzamt übermittelt. In den meisten Fällen übernimmt dies dein*e Steuerberater*in.

Wichtig: Voranmeldungen sind schon zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraumes abzugeben, sonst drohen Säumniszuschläge. 

Welcher Voranmeldezeitraum (Jahr, Quartal oder Monat) für dich gilt, richtet sich nach der Höhe deiner Umsatzsteuersteuerschuld. Existenzgründer*innen müssen meistens die ersten zwei Jahre die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben. Man kann einen Antrag auf „Dauerfristverlängerung“ stellen, die Abgabefrist verschiebt sich dann jeweils um einen Monat nach hinten (siehe Tabelle). Üblicherweise erhebt das Finanzamt im Fall einer Dauerfristverlängerung den geschätzten Umsatzsteuerbetrag eines Monats als Vorauszahlung. 

Das Finanzamt kann bei Unternehmen, die nur sehr wenig Umsatzsteuer einnehmen, davon absehen, eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung zu verlangen. Bislang galt der Schwellenwert bei 1000 EUR Umsatzsteuer pro Jahr. Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 beschlossen wurde, wird dieser Wert auf 2000 EUR angehoben. In diesem Fall genügt eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung. 

Umfangreiche betriebliche Steuerprüfungen von Unternehmen und Selbstständigen werden in der Regel vorher vom Finanzamt angekündigt. 

Allerdings gibt es Ausnahmen: Im Falle einer sogenannten Umsatzsteuernachschau können die Finanzprüfer*innen ohne Ankündigung Grundstücke und Räume von Selbstständigen während deren Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten. Ursache dafür sind unter anderem ungewöhnlich hohe Vorsteuerabzüge. Rein rechtlich könntest du den Zutritt verwehren, jedoch würde das eher als Hinweis darauf verstanden werden, dass du etwas verbergen möchtest. Das Ergebnis wäre eine noch schärfere Kontrollmaßnahme. Bitte also die Beamten lieber herein, zeige ihnen alle für die Umsatzsteuer relevanten Dateien, Unterlagen und Belege und informiere sofort dein*e Steuerberater*in oder Rechtsanwält*in.

Dein Risiko besteht darin, dass die Prüfer Ungereimtheiten bei deinen Umsatzsteuervoranmeldungen und -zahlungen feststellen. Dies kann zu Nachzahlungen führen. Da es keine Möglichkeit gibt, sich auf diese Art der Prüfung vorzubereiten, solltest du in deinem Geschäftsalltag komplexe Erklärungen für umsatzsteuerliche Dinge immer gut dokumentieren. Bespreche dies rechtzeitig mit deine*r Steuerberater*in.

Wenn du grundsätzliche Fragen zu deiner Steuerpflicht oder zum Umgang mit dem Finanzamt hast, ruf die FIRMENHILFE an. Unternehmer*innen und Selbstständige aus Hamburg beraten wir kostenfrei! Die FIRMENHILFE bietet allerdings keine individuelle Steuer- und Rechtsberatung an. Hierzu wende dich bitte an eine*n Steuerberater*in oder Rechtsanwält*in.

Eine einfache Grundregel beim Steuer-Sparen lautet: Reduziere deinen steuerpflichtigen Gewinn. Dabei geht es darum, Ausgaben gezielt als Betriebsausgaben anzusetzen, um die Steuerlast zu senken. Im Folgenden nennen wir fünf bewährte Strategien:

1. Abschreibungen

Für größere Anschaffungen, wie Maschinen, technische Geräte oder Büromöbel, kannst du den jährlichen Wertverlust steuerlich anrechnen. So senkst du über mehrere Jahre deine Steuerlast, da die Kosten kalkulatorisch als Abschreibungen von deinen Einnahmen abgezogen werden. Kleinere Anschaffungen bis 1.000 EUR können als „geringfügige Wirtschaftsgüter“ auf einen Schlag abgesetzt werden. Alternativ kannst du solche Ausgaben zu einem Sammelposten bis 5.000 EUR zusammenfassen und über fünf Jahre abschreiben.

2. Investitionsabzugsbetrag

Planst du größere Investitionen innerhalb der nächsten drei Jahre, wie etwa die Anschaffung von Geschäftsausstattung, Maschinen oder eines Firmenwagens? Dann kannst du bereits jetzt 40 Prozent der geplanten Kosten ansetzen, um deinen aktuellen Gewinn zu senken. Dies ist besonders in umsatzstarken Jahren vorteilhaft, um die Steuerlast direkt zu mindern.

3. Geschäftswagen und Fahrtkosten

Wenn du deinen PKW überwiegend geschäftlich nutzt, kann es sinnvoll sein, ihn als Firmenwagen zu deklarieren. Dadurch kannst du Anschaffungs-, Wartungs- und Betriebskosten steuerlich geltend machen. Beachte jedoch: Für die private Nutzung musst du diese Kosten anteilig als „betriebliche Einnahmen“ angeben, und ein Fahrtenbuch ist Pflicht. Bei einer geschäftlichen Nutzung von unter 50 Prozent könnte es sinnvoller sein, den Wagen privat zu belassen und geschäftliche Fahrten über die Kilometerpauschale abzurechnen.

4. Arbeitszimmer

Falls du ein Arbeitszimmer zu Hause eingerichtet hast, das der zentrale Ort deiner Arbeit ist, kannst du die Kosten anteilig steuerlich geltend machen. Auch wenn du deine Arbeit überwiegend an einem anderen Standort (z. B. einer Werkstatt) ausführst, jedoch für Tätigkeiten wie Buchhaltung oder Planung auf ein Heimbüro angewiesen bist, kannst du diese Ausgaben angeben – zumindest anteilig.

5. Bewirtungskosten

Geschäftliche Bewirtungen lassen sich zu 70 Prozent steuerlich geltend machen. Damit die Ausgaben anerkannt werden, müssen die Bewirtungsbelege korrekt ausgestellt sein: Neben den einzelnen Posten sind der Zweck der Bewirtung und die beteiligten Personen aufzuführen.

Statt dich zu sehr auf das Steuern-Sparen zu fixieren, leg deinen Fokus darauf, dein Geschäft profitabel zu machen. Hohe Einnahmen bedeuten, dass du erfolgreich bist – selbst wenn das meist auch mehr Steuern bedeutet. Es ist besser, höhere Steuern zu zahlen, weil dein Geschäft gut läuft, als wenig Steuern zu zahlen, weil der Gewinn gering ist.

Als Selbstständige*r ist es entscheidend, die verschiedenen Steuerpflichten im Blick zu haben und vorausschauend zu planen, um finanzielle Engpässe zu vermeiden. Zu zahlen sind die Einkommensteuer, die quartalsweise und am Jahresende abgerechnet wird, sowie – für Gewerbetreibende – die Gewerbesteuer, die ebenfalls quartalsweise erfolgt und mit der Einkommensteuer verrechnet werden kann. Zusätzlich fällt monatlich die Umsatzsteuer an, die aus Kundenzahlungen stammt und mit Lieferantenkosten verrechnet wird. Kapitalgesellschaften zahlen statt Einkommen- die Körperschaftsteuer und müssen bei Gewinnausschüttungen Kapitalertragsteuer abführen. Bei Personalverantwortung kommen außerdem Lohnsteuerpflichten hinzu.

Um die Steuerlast zu senken, empfiehlt es sich, betriebliche Ausgaben optimal geltend zu machen und die geltenden Freibeträge und Vorsorgezahlungen strategisch zu nutzen. Der Austausch mit einem/einer Steuerexpert*in, idealerweise spezialisiert auf die jeweilige Branche, hilft dabei, alle steuerlichen Möglichkeiten auszuschöpfen und potenzielle Einsparungen zu identifizieren. Eine umfassende Finanzplanung sowie der Einsatz von Buchhaltungs-Tools unterstützen die Übersicht und erleichtern das Management regelmäßiger Steuerpflichten.