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Finanzen

Steuern für Selbstständige
Einkommens-, Gewerbe- und Körperschaftsteuer

05.04.2024

Du hast gerade einen lukrativen Auftrag abgeschlossen und der Rechnungsbetrag hat deinem Geschäftskonto sehr gutgetan? Herzlichen Glückwunsch! Doch werde jetzt beim Geldausgeben nicht zu übermütig, denn meistens gehört ein nicht ganz unbeträchtlicher Anteil dieses Geldes gar nicht dir, sondern in Form von Steuern dem Finanzamt! Wer das missachtet, unterschätzt am Ende seine Steuerlast und riskiert unter Umständen seine unternehmerische Zahlungsfähigkeit!

Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer – Was davon betrifft mich?

Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach deinem Gewinn, also Umsatz abzüglich Betriebskosten. 

Freiberufler zahlen ausschließlich Einkommensteuer. Bei der Einkommensteuer gilt für alle Steuerzahler*innen ein Grundfreibetrag von 11.604 EUR im Jahr (bei gemeinsam veranlagten Personen 23.208 EUR, Stand: 2024). Dieser Betrag wird automatisch vom Einkommen abgezogen.

Bei Gewerbetreibenden kommt noch die Gewerbesteuer mit einem Freibetrag von 24.500 Euro dazu. 

Kapitalgesellschaften (z.B. UG, GmbH, AG) zahlen für jeden Euro Gewinn Gewerbesteuer und dazu eine Körperschaftsteuer von 25 Prozent. 

Freiberufler*innen müssen jährlich eine Einkommensteuererklärung abgeben, Gewerbetreibende zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung und Kapitalgesellschaften eine Gewerbe- und Körperschafts-Steuererklärung.

Du möchtest wissen, wie viel Einkommensteuer du zahlen musst? Dann kannst du den Einkommensteuer-Rechner vom Bundesministerium für Finanzen nutzen! 

Welche Steuerrücklagen muss ich bilden?

Der Fiskus fordert bei Selbstständigen monatliche oder vierteljährliche Vorauszahlungen auf die zu erwartenden Jahressteuern ein. Da die exakten Gewinne oder Verluste erst nach Erstellung des Jahresabschlusses feststehen, wird die Höhe der Vorauszahlungen zunächst nur geschätzt. So ergibt sich bei der Steuererklärung entweder eine Erstattung oder eine Nachzahlung. Für Letzteres solltest du gewappnet sein und entsprechende Beträge dafür gespart haben – als Richtwert gilt: Etwa ein Viertel deines monatlichen Gewinns solltest du zurücklegen. 

Um zukünftige Steuerzahlungen besser einschätzen zu können, ist ein enges Finanzcontrolling die beste Empfehlung. Hierzu kannst du unsere Buchhaltungstabelle und die zugehörige Arbeitshilfe nutzen, die Sie im Downloadbereich "Finanzen" finden.

Sorge insbesondere vor, wenn dich steigende Gewinne erwarten: In der Gründungsphase fordert das Finanzamt oft keinerlei oder nur geringe Vorauszahlungen. Mit dem ersten Steuerbescheid werden jedoch Einkommens- und eventuell Gewerbesteuer fällig sowie Vorauszahlungen für das laufende und folgende Jahr nach oben angepasst. Du brauchst dann also den doppelten Nachzahlungsbetrag – das schaffst du nur mit einer vorausschauenden Liquiditätsplanung im Vorfeld. Hierfür haben wir einen Schnellkurs für dich:

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Das Wichtigste in aller Kürze

Brauche ich eine*n Steuerberater*in?

Viele Selbstständige lassen sich durch ein Steuer- oder Buchhaltungsbüro helfen. Das ist aber nicht immer erforderlich. Mit dem passenden Steuerprogramm kannst du deine Steuererklärung selber machen

Unternehmen, die einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern, sind zur doppelten Buchführung und damit zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Die Art bezieht sich auf die Rechtsform (alle Rechtsformen, die einen Eintrag ins Handelsregister erfordern). Der Umfang bezieht sich auf den Umsatz bzw. Gewinn. Unternehmen, deren Jahresumsatz 800.000 EUR oder derenGewinn 80.000 EUR übersteigt, sind bilanzierungspflichtig (Stand: 2024; vor Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes galt diese Pflicht bereits ab 600.000 EUR Umsatz bzw. 60.000 EUR Gewinn pro Jahr).  Diese Unternehmen sind gesetzlich zu Buchführung und Bilanzierung verpflichtet und sollten sich dabei von erfahrenen Steuerprofis unterstützen lassen. 

Nicht buchführungspflichtig sind alle Freiberufler*innen und Personengesellschaften, deren Umsatz und Gewinn unter den genannten Werten liegen. Bei ihnen sind die sogenannte einfache Buchführung und die Erstellung einer simplen Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreichend. Wenn du eine hohe Affinität zu Zahlen und gute Kenntnisse der Buchführung besitzt, kannst du diese auch selbst übernehmen. Nutze dazu gern unsere Buchhaltungstabelle samt Arbeitshilfe, die du bei unseren Download-Tools findest. Ein Steuerbüro bucht deine Belege monatlich oder quartalsweise ein und erstellt in der Regel auf dieser Basis eine „betriebswirtschaftliche Auswertung“ (BWA). Diese weist deine Umsätze, Kosten und den Gewinn für die jeweilige Periode aus. 

Gute Steuerberater*innen führen gegen Jahresende mit ihren Kund*innen ein persönliches Gespräch. Hier werden Fragen geklärt und Steuertipps zu Themen gegeben wie: 

  • Wo stehe ich? 
  • Wie viel Steuergeld muss ich einplanen? 
  • Gilt mein Auto als Geschäftswagen und damit als Betriebsvermögen? 

Fordere diesen Beratungstermin unbedingt ein.

Wo drückt der Schuh bei der Steuererklärung? 
Nehmen Sie an unserer 2-Minuten-Umfrage teil und helfen Sie uns, unseren Service für Sie zu verbessern.  

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist ein völlig eigenes Thema und wird nicht auf Gewinne erhoben. Sie ist eine Steuer des Staates, die auf die meisten Produkte oder Dienstleistungen anfällt, und wird auch Mehrwert- oder Vorsteuer genannt. Selbstständige müssen diesen Steuerbetrag – überwiegend mit 19 Prozent, seltener mit sieben Prozent – auf jeder Rechnung ausweisen und bekommen ihn von ihren Kund*innen gezahlt. Dieses Geld gehört dann aber nicht ihnen, sondern muss an das Finanzamt weitergereicht werden. Das geschieht in Form von monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent gilt beispielsweise für Grundnahrungsmittel, die Übertragung von Urheberrechten für Texte, Musik und Bilder, für Künstlerauftritte und auch für Hotelübernachtungen. Bestimmte Wirtschaftsbereiche sind ganz von der Umsatzsteuer befreit, insbesondere der Luftverkehr, Stiftungen sowie der öffentlich-rechtliche Rundfunk.

Unternehmen müssen die Umsatzsteuer grundsätzlich nach der Soll-Versteuerung abführen. Das bedeutet, sie müssen sie an das Finanzamt weiterleiten, sobald sie eine Leistung erbracht haben, selbst wenn die Kund*innen die Rechnung noch gar nicht bezahlt haben. Wenn du bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitest, darfst du jedoch die Ist-Versteuerung wählen, bei der die Umsatzsteuer erst fällig wird, wenn du das Geld für die Leistung schon auf deinem Konto hast.

Bislang lag die Grenze für die Ist-Besteuerung bei 600.000 EUR Jahresumsatz. Mit der Einführung des Wachstumschancengesetzes ab 2024 wurde sie auf 800.000 EUR angehoben. Die Ist-Besteuerung schont deine Liquidität, da die Vorfinanzierung der Umsatzsteuer entfällt. 

Tipps für Kleinunternehmer bei Steuerschulden

Steuerschulden?
Ja, mit dem Finanzamt lässt sich reden!

Wie läuft das mit den Umsatzsteuervoranmeldungen?

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Selbstständigen sind zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet: 

Du meldest dem Finanzamt monatlich oder quartalsweise einen vorläufigen Betrag, der unmittelbar an die Steuerkasse abgeführt werden muss. Dieser Betrag ist die Differenz aus deiner eingenommenen Umsatzsteuer und der Vorsteuer, die du mit deinen getätigten Betriebsausgaben gezahlt hast. Unsere Buchhaltungstabelle berechnet dir diesen Wert für jeden Monat automatisch, wenn du deine Belege einträgst. Auch die gängigen digitalen Buchhaltungsprogramme unterstützen hier wunderbar und erleichtern vieles oder buchen sogar fast automatisch. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird dann elektronisch (über das Elster-Portal oder Download-Software des Finanzamts) ans Finanzamt übermittelt. In den meisten Fällen übernimmt dies dein*e Steuerberater*in.

Wichtig: Voranmeldungen sind schon zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraumes abzugeben, sonst drohen Säumniszuschläge. 

Welcher Voranmeldezeitraum (Jahr, Quartal oder Monat) für dich gilt, richtet sich nach der Höhe deiner Umsatzsteuersteuerschuld. Existenzgründer*innen müssen meistens die ersten zwei Jahre die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben. Man kann einen Antrag auf „Dauerfristverlängerung“ stellen, die Abgabefrist verschiebt sich dann jeweils um einen Monat nach hinten (siehe Tabelle).

Das Finanzamt kann bei Unternehmen, die nur sehr wenig Umsatzsteuer einnehmen, davon absehen, eine monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung zu verlangen. Bislang galt der Schwellenwert bei 1000 EUR Umsatzsteuer pro Jahr. Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 beschlossen wurde, wird dieser Wert auf 2000 EUR angehoben. In diesem Fall genügt eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung. 

Gut zu wissen:

Bei jährlicher Umsatzsteuerhöhe bis 2.000 €: keine Vorauszahlung (ab dem Steuerjahr 2024)

Bei jährlicher Umsatzsteuerhöhe von 1.000 € bis 7.500 €: vierteljährliche Vorauszahlungen

Bei jährlicher Umsatzsteuerhöhe von über 7.500 EUR bzw. Existenzgründer*innen die ersten beiden Jahre: monatliche Vorauszahlungen

 

Was besagt die Kleinunternehmerregelung?

Für Kleinunternehmen gilt eine Ausnahme: Wer im Vorjahr weniger als 22.000 EUR Umsatz hatte und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 EUR einnehmen wird, kann sich mit der Kleinunternehmerregelung vom gesamten Umsatzsteuerverfahren befreien lassen (Stand: 2024, bis 2020 galt eine Umsatzgrenze von 17.500 EUR). 

Dies lohnt sich, wenn du hauptsächlich Privatleute als Kund*innen hast, die die Umsatzsteuer selbst nicht verrechnen können. Auf Firmenkund*innen wirkst du mit dem Kleinunternehmerstatus möglicherweise unprofessionell und bei hohen Firmeninvestitionen kann es durchaus sinnvoll sein, sich die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten zu lassen. 

Verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung, bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Wenn du als Kleinunternehmen die Umsatzgrenze von 22.000 EUR überschreitest, solltest du dies dem Finanzamt eigenständig mitteilen, spätestens zum Ende des Jahres. Wichtig ist dann natürlich, dass du daran denkst, deine Rechnungen ab Beginn des Folgejahres mit Umsatzsteuer zu stellen.

Gute Nachrichten für Kleinunternehmer*innen: Mit dem Wachstumschancengesetz werden sie zusätzlich entlastet: Sie müssen ab dem Steuerjahr 2024 keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr abgeben. Wieder etwas Bürokratie gespart!

Überraschung – das Finanzamt steht vor der Tür!

Umfangreiche betriebliche Steuerprüfungen von Unternehmen und Selbstständigen werden in der Regel vorher vom Finanzamt angekündigt. 

Allerdings gibt es Ausnahmen: Im Falle einer sogenannten Umsatzsteuernachschau können die Finanzprüfer*innen ohne Ankündigung Grundstücke und Räume von Selbstständigen während deren Geschäfts- und Arbeitszeiten betreten. Ursache dafür sind unter anderem ungewöhnlich hohe Vorsteuerabzüge. Rein rechtlich könntest du den Zutritt verwehren, jedoch würde das eher als Hinweis darauf verstanden werden, dass du etwas verbergen möchtest. Das Ergebnis wäre eine noch schärfere Kontrollmaßnahme. Bitte also die Beamten lieber herein, zeige ihnen alle für die Umsatzsteuer relevanten Dateien, Unterlagen und Belege und informiere sofort dein*e Steuerberater*in oder Rechtsanwält*in.

Dein Risiko besteht darin, dass die Prüfer Ungereimtheiten bei deinen Umsatzsteuervoranmeldungen und -zahlungen feststellen. Dies kann zu Nachzahlungen führen. Da es keine Möglichkeit gibt, sich auf diese Art der Prüfung vorzubereiten, solltest du in deinem Geschäftsalltag komplexe Erklärungen für umsatzsteuerliche Dinge immer gut dokumentieren. Bespreche dies rechtzeitig mit deine*r Steuerberater*in.

Wenn du grundsätzliche Fragen zu deiner Steuerpflicht oder zum Umgang mit dem Finanzamt hast, ruf die FIRMENHILFE an. Unternehmer*innen und Selbstständige aus Hamburg beraten wir kostenfrei! Die FIRMENHILFE bietet allerdings keine individuelle Steuer- und Rechtsberatung an. Hierzu wende dich bitte an eine*n Steuerberater*in oder Rechtsanwält*in.

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