Kleinunternehmerregelung:
Wichtige Infos für Kleinunternehmer*innen

Unternehmer*innen mit geringen Umsätzen kommen dank der Kleinunternehmerregelung in den Genuss von bürokratischen Entlastungen. Hier erfährst du, wann es sich lohnt, auf die „Kleinunternehmerkarte“ zu setzen.

Die Kleinunternehmerregelung bietet Selbstständigen eine willkommene Entlastung von bürokratischen und steuerlichen Pflichten. Sie ist allerdings an bestimmte Umsatzgrenzen gekoppelt: Nur wer maximal 22.000 EUR Umsatz im Jahr erzielt, kann davon Gebrauch machen und wird von der Umsatzsteuer befreit (wenn du alles Wichtige über diese Steuerart erfahren möchtest, empfehlen wir unseren Ratgeber Umsatzsteuer für Selbstständige. Das solltest du wissen).

Die Kleinunternehmerregelung besagt: Wer im Vorjahr weniger als 22.000 EUR Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr nicht mehr 50.000 EUR Umsatz erwartet, kann sich „Kleinunternehmer*in“ nennen und muss dann keine Umsatzsteuer erheben bzw. zahlen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldung machen.  

Diese Regelung ist für Freiberufler*innen und Gewerbetreibende gleichermaßen anwendbar. Sie gilt aber nicht automatisch. Das heißt: Selbstständige, die unter den Umsatzgrenzen bleiben, können frei entscheiden, ob sie als Kleinunternehmer*in auftreten wollen oder nicht. Sie müssen dies aber dem Finanzamt gegenüber deutlich machen. Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt.

Das Wachstumschancengesetz, das im März 2024 nach langem Hin und Her verabschiedet wurde, sieht für Kleinunternehmer*innen zusätzliche Erleichterungen vor. Bislang mussten sie eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen, obwohl sie auf ihre Leistungen keine Umsatzsteuer berechnen mussten, damit das Finanzamt prüfen konnte, ob die Umsätze tatsächlich so niedrig waren, dass die Kleinunternehmerregelung greift. 

Diese Pflicht fällt zum Steuerjahr 2024 erstmals weg. Kleinunternehmer*innen nach § 19 USTG müssen also keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr einreichen. 

Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung werden in unregelmäßigen Abständen durch den Gesetzgeber angepasst. Das letzte Mal wurden sie 2019 von 17.500 EUR Jahresumsatz auf 22.000 EUR hochgesetzt. Seitdem ist keine Anpassung mehr erfolgt, sodass auch die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung im Jahr 2024 unverändert bleibt. 

Die Kleinunternehmerregelung bietet verschiedene Vorteile, ist aber auch mit Nachteilen verbunden. Du solltest sorgfältig abwägen, welche Seite für dich überwiegt, bevor du eine Entscheidung triffst.  

Das sind die wichtigsten Vorteile:  

• Keine Umsatzsteuer: Als Kleinunternehmer*in weist du keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen aus. 
• Weniger Aufwand: Da du keine Umsatzsteuer ausweist, musst du auch keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt machen.  
• Günstigere Preise: Du kannst deine Leistungen günstiger anbieten, da deine Kund*innen die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer von 7 oder 19 Prozent nicht zahlen müssen. 

Kommen wir zu den wichtigsten Nachteilen: 

• Kein Vorsteuerabzug: Die Vorsteuer auf deine Ausgaben kannst du als Kleinunternehmer*in nicht geltend machen. Das heißt: Wenn du für deinen Betrieb etwas kaufst, kannst du dir – anders als alle „normalen“ Unternehmer*innen – die gezahlte Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer nicht vom Finanzamt zurückholen. 
• Image: Es kann sein, dass du als Kleinunternehmer*in nicht von allen Kund*innen oder Geschäftspartner*innen für voll genommen wirst, da du nur geringe Umsätze hast und offenbar lediglich nebenbei selbstständig bist.

Mit der Kleinunternehmerregelung sparst du dir den Aufwand mit der Umsatzsteuervoranmeldung und du kannst günstigere Preise anbieten. Allerdings ist der bürokratische Aufwand mit der passenden Buchhaltungssoftware schnell erledigt, und von der Umsatzsteuerbefreiung profitieren nur Privatkund*innen, Vereine und andere Kleinunternehmer*innen. Unternehmen zahlen die Mehrwertsteuer nämlich gar nicht, sondern verrechnen sie im Rahmen der Vorsteuer mit dem Finanzamt.  

Die Kleinunternehmerregelung ist folglich eher sinnvoll, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind: 

• Deine Kund*innen sind überwiegend Privatpersonen (B2C statt B2B) 
• Du hast geringe Ausgaben und kaum Investitionen 
• Du möchtest den bürokratischen Aufwand so klein wie möglich halten.  

Wenn du hohe Ausgaben hast, kann die Kleinunternehmerregelung ein wirtschaftlicher Nachteil sein. Im Normalfall könntest du nämlich für alle betrieblichen Kosten bis zu 19 Prozent vom Finanzamt zurückbekommen (nämlich die Mehrwertsteuer, die du als Kund*in für deine geschäftlichen Ausgaben zahlst). Als Kleinunternehmer*in hast du diese Möglichkeit nicht. 

Die Kleinunternehmerregelung fällt weg, wenn du während des laufenden Kalenderjahres mehr als 22.000 EUR Umsatz erzielst. Du verlierst dann zum Jahreswechsel die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung im nächsten Jahr erneut zu nutzen. Stattdessen musst du die Regelbesteuerung anwenden. 

Allerdings musst du nicht befürchten, dass deine Umsätze aus dem laufenden Jahr nachträglich nach der Regelbesteuerung besteuert werden und du Umsatzsteuer nachzahlen musst. Eine rückwirkende Aberkennung der Kleinunternehmerregelung ist nicht vorgesehen. Wichtig: Auch wenn du bereits zu Beginn oder mitten im Jahr über die Grenze kommst, ist der Wechsel zur Regelbesteuerung erst zum nächsten 1. Januar durchzuführen.

Hier ist ein Beispiel, um das Ganze zu verdeutlichen: Angenommen, dein Umsatz lag im Jahr 2022 bei 18.000 EUR. Im Jahr 2023 steigt er auf 25.000 EUR. Dann gilt für dich ab dem Jahr 2024 automatisch die Regelbesteuerung. 

Es gibt noch einen zweiten Fall, in dem die Kleinunternehmerregel wegfällt: Wenn du dich freiwillig entscheidest, zur Regelbesteuerung zu wechseln. 

Mal angenommen, dein Umsatz bleibt bei 18.000 EUR (und damit unter der Grenze von 22.000 EUR), du möchtest dir aber zukünftig die für eingekaufte Waren bezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) vom Finanzamt wiederholen bzw. diese mit deiner eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen lassen. Dann kannst du mit Wirkung zum Beginn des Folgejahres den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung beantragen. 

Wichtig ist, dass ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung für fünf Jahre bindend ist. Erst nach Ablauf dieser Frist kannst du von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, wenn dein Umsatz dann unter der Grenze von 22.000 EUR liegt.  

Wenn dein Unternehmen unter die Umsatzgrenzen fällt und du gerne die Kleinunternehmerregelung beantragen möchtest, genügt ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt. Darin gibst du an, dass du gemäß § 19 UStG zukünftig als Kleinunternehmer*in gelten möchtest. Das Finanzamt prüft, ob du die Voraussetzungen erfüllst. 

Befindest du dich noch in der Gründungsphase, kannst du einfach im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchtest. Den Fragebogen erhältst du, sobald du bei den Behörden ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit anmeldest. 

Als Kleinunternehmer*in solltest du deine Umsätze besonders gründlich überwachen. Denn wenn dein Jahresumsatz im Laufe eines Jahres die Grenze von 22.000 EUR übersteigt, bist du im kommenden Jahr automatisch umsatzsteuerpflichtig. Keine Sorge, du musst dafür keinen großen Aufwand betreiben. Schon mit einer einfachen Finanzplanung behältst du deine Zahlen im Blick.  

Beachte dabei, dass dein Umsatz nicht mit deinem Gewinn zu verwechseln ist. Der Umsatz umfasst die gesamten Einnahmen, die dein Unternehmen für seine Leistungen erhalten hat, inklusive der Umsatzsteuer. Der Gewinn ist einfach gesagt das, was nach Abzug deiner betrieblichen Kosten vom Umsatz übrigbleibt. 

Nehmen wir an, du hast eine kleine Tischlerwerkstatt und erledigst nur wenige Aufträge im Jahr. Dein Gewinn liegt bei weniger als 10.000 EUR im Jahr. Trotzdem kannst du die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen, da dein Umsatz bei 28.000 EUR liegt. Darin enthalten sind nämlich auch die Kosten für Fenster und Türen, die du bei deinen Kund*innen einbaust und die du – neben der eigentlichen Arbeitszeit – in Rechnung stellst. 

Denk auch daran, dass es neben der Umsatzsteuer weitere Steuern für Selbstständige gibt, die du zahlen musst. Allen voran die Einkommensteuer, die auf der Basis deiner jährlichen Steuererklärung ermittelt wird. Ob du außerdem Gewerbesteuer und/oder Körperschaftsteuer zahlen musst, hängt von deiner Rechtsform und deinem Jahresumsatz ab. Da bei der Gewerbesteuer ein Freibetrag von 24.500 EUR bezogen auf den Gewinn (!) gilt, spielt sie für die meisten Kleinunternehmer*innen keine Rolle. Es sei denn, ihr Gewinn ist sehr dicht am Umsatz und sie überschreiten bereits deutlich die Kleinunternehmergrenze. 

Als Kleinunternehmer*in gilt für dich eine Besonderheit bei der Rechnungsstellung. Es ist wichtig, dass du bei deinen Rechnungen nicht einfach nur auf die 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer verzichtest, sondern ausdrücklich darauf hinweist, dass der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthält. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich und auch nicht empfehlenswert, den Begriff „Kleinunternehmerregelung“ zu verwenden. Ein Hinweis auf den entsprechenden Paragrafen im Steuergesetz reicht aus. Eine Erläuterung auf deinen Rechnungen könnte zum Beispiel so aussehen:  

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. 

Eine ordnungsgemäße Kleinunternehmer-Rechnung sollte folgende Informationen enthalten: 

• Deinen vollständigen Namen und deine Adresse 
• Den vollständigen Namen und die Adresse des Rechnungsempfängers 
• Das Rechnungsdatum 
• Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer 
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen 
• Das genaue Liefer- oder Leistungsdatum (kann mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen) oder einen Liefer- bzw. Leistungszeitraum
• Den Hinweis auf den Grund für das Fehlen der Umsatzsteuer-Angaben 
• Bei grundstücksbezogenen Leistungen: Den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht für private Leistungsempfänger 

Rund um die Kleinunternehmerregel kursieren einige Irrtümer und Missverständnisse. Wir klären auf:  

• Der Begriff Kleinunternehmer*in ist keine Rechtsform. Es handelt sich vielmehr um einen Begriff aus dem Steuerrecht. 
• Die Kleinunternehmerregelung ist nicht nur Freiberufler*innen vorbehalten. Sowohl Gewerbetreibende als auch freiberuflich Tätige können Kleinunternehmer*innen sein. 
• Die Kleinunternehmerregelung ist freiwillig. Auch bei geringen Einkünften kannst du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.  
• Als Kleinunternehmer*in bleibt es dir überlassen, ob du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen möchtest oder nicht. 
• Auch als Kleinunternehmer*in musst du gegenüber dem Finanzamt deine Einnahmen und Ausgaben mit einer Steuererklärung nachweisen, wobei Freiberufler*innen ihre Buchhaltung in Form einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erledigen können.
• Auch als Kleinunternehmer*in musst du eine Einkommensteuererklärung abgeben und bei Überschreiten des Steuerfreibetrags Einkommensteuer zahlen.
• Die Kleinunternehmerregelung kannst du für dich als unternehmerisch tätige Person nur einmal in Anspruch nehmen. Bei mehreren Selbstständigkeiten (z.B. Freiberuf und Gewerbe) werden die Umsätze zusammengerechnet.
• Grundsätzlich umsatzsteuerfreie Umsätze (z.B. Heilbehandlung, VHS-Aufträge) zählen nicht mit in die 22.000-Euro-Grenze.

Die Kleinunternehmerregelung soll insbesondere Selbstständige, die nebenberuflich oder saisonal tätig sind, steuerlich und bürokratisch entlasten. Wenn du niedrige Umsätze erzielst, steht es dir frei, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen oder nicht. Du sparst dir dadurch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung. Das ist praktisch, beachte jedoch, dass moderne Buchhaltungssoftware diese Aufgabe erheblich vereinfacht, weshalb dieser Punkt allein nicht ausschlaggebend für deine Entscheidung sein sollte.  

Ein weiterer Vorteil: Du kannst deine Leistungen um bis zu 19 Prozent günstiger anbieten als deine Wettbewerber*Innen, da du keine Umsatzsteuer draufschlagen musst. Allerdings profitieren davon nur Privatpersonen. Und: Da du selbst die Mehrwertsteuer, die du beim Einkaufen bezahlst, nicht vom Finanzamt erstattet bekommst, reduziert sich dieser Vorteil wieder. 

Alles in allem ist die Kleinunternehmerregelung eine gute Option, wenn du im B2C-Geschäft tätig bist und nur geringe Investitionen und Betriebskosten hast. Die Beantragung der Kleinunternehmerregelung erfolgt stets bei Gründung mithilfe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Bei Unterschreitung der Grenze im Laufe deines Geschäftslebens genügt es, dem Finanzamt in einem formlosen Schreiben mitzuteilen, dass du ab dem Folgejahr wieder die Kleinunternehmerregelung für dich nutzen möchtest. Ein aktiver Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist aber für fünf Jahre gültig. Es ist also nicht möglich, ein Jahr lang darauf zu verzichten und in dieser Zeit alle größeren Anschaffungen (mehrwertsteuerfrei) zu tätigen.