Wechsel Kleinunternehmer*in zur Regelbesteuerung
Das solltest du wissen

Als Kleinunternehmer*in genießt du einige Vorteile: Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen und hast weniger Bürokratie. Doch was passiert, wenn dein Unternehmen wächst und du die Umsatzgrenze überschreitest? Oder du dich freiwillig für die Regelbesteuerung entscheidest, um Vorsteuer geltend zu machen? Hier erfährst du, wann und wie du von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechseln kannst.

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Erleichterung für Unternehmer*innen mit geringen Umsätzen. Der größte Vorteil: Du musst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldung gegenüber dem Finanzamt machen. Das spart dir Zeit und gibt dir einen Preisvorteil gegenüber der Konkurrenz, zumindest im Privatkundengeschäft. Du kannst dich bei Aufnahme deiner Tätigkeit für die Kleinunternehmerregelung entscheiden und dabei bleiben, solange du im Vorjahr nicht mehr als 25.000 EUR netto (vorher: 22.000 EUR brutto) Umsatz hattest und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 EUR netto (vorher: 50.000 EUR brutto) erwartest (die Werte gelten ab 1.1.2025, in Klammern die alten Werte bis Ende 2024). Ab 2025 gilt: Sobald du die Umsatzgrenze von 100.000 EUR überschreitest, musst du sofort zur Regelbesteuerung wechseln. Diese Umsatzgrenzen beziehen sich übrigens nur auf umsatzsteuerpflichtige Umsätze (es gibt auch Leistungen, auf die per Gesetz keine Umsatzsteuer erhoben wird, etwa im medizinischen Bereich).

Bei der Regelbesteuerung musst du deinen Kund*innen gegenüber Umsatzsteuer berechnen und diese regelmäßig an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig kannst du die Vorsteuer auf deine Betriebsausgaben, die du selbst bezahlt hast, vom Finanzamt zurückfordern. Dies lohnt sich insbesondere bei hohen (oder zahlreichen) Investitionen, regelmäßigen hohen umsatzsteuerpflichtigen Betriebsausgaben (z. B. in Handel & Gastronomie) oder wenn du vorwiegend mit Geschäftskund*innen zusammenarbeitest, die ihrerseits die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen können.

Tipp: Wenn du mehr über dieses Thema wissen möchtest, empfehlen wir dir unseren Ratgeber Kleinunternehmerregelung: Wichtige Infos für Kleinunternehmer*innen. Darin haben wir alles, was du als Selbstständige*r über die Kleinunternehmerregelung wissen solltest, für dich aufgeschrieben.

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung erfolgt in zwei Fällen:

1. Automatisch zum neuen Kalenderjahr, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 EUR lag. In diesem Fall gilt ab dem Folgejahr für dich die Regelbesteuerung (diese Grenze gilt ab 2025. Da sie sich aber auf das Vorjahr bezieht, bedeutet das: Wenn du im Jahr 2024 einen Umsatz von 24.000 EUR hattest, behältst du deinen Kleinunternehmerstatus - denn es gilt bereits die Vorjahresgrenze von 25.000 EUR).
2. Sofort, sobald dein Jahresumsatz die Grenze von 100.000 EUR überschreitet.
3. Freiwillig, wenn es für dein Geschäft vorteilhafter ist, die Umsatzsteuer auszuweisen, etwa bei hohen Betriebsausgaben oder internationalen Geschäftskontakten.

Tipp: Nutze eine Buchhaltungssoftware, um deine Umsätze im Blick zu behalten. Die meisten Programme benachrichtigen dich automatisch, sobald du in die Nähe der Umsatzgrenze kommst.

Es gibt Situationen, in denen es sich lohnt, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, auch wenn dein Umsatz die Grenzen nicht überschreitet:

• Hohe Betriebsausgaben: Wenn du viel in dein Unternehmen investierst, kannst du in der Regelbesteuerung die Vorsteuer zurückfordern. Diese Möglichkeit hast du als Kleinunternehmer*in nicht.
• Internationale Geschäfte: Umsatzsteuerpflicht kann bei internationalen Kund*innen einfacher zu handhaben sein.
• Zusammenarbeit mit Geschäftskund*innen (B2B): Geschäftspartner*innen profitieren nicht von der Umsatzsteuerbefreiung, weil sie diese ohnehin als Vorsteuer abziehen können. Aber einige könnten dein Unternehmen für weniger seriös halten, wenn du als Kleinunternehmer*in auftrittst.

Der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung beginnt immer zu Beginn eines neuen Kalenderjahres. Während des laufenden Jahres kannst du deinen Status nicht wechseln. Du musst keinen Antrag an das Finanzamt stellen, wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest – der Wechsel erfolgt in diesem Fall automatisch. Bei einem freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung genügt es, dass du die Umsatzsteuer ausweist und ans Finanzamt abführst. Dies gilt bereits als offizieller Verzicht.

Wichtig: Wenn du dich freiwillig für die Regelbesteuerung entscheidest, obwohl du aufgrund deiner Umsätze die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen könntest, bist du für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Innerhalb dieser Zeit kannst du nicht zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren. Wenn du aber zur Regelbesteuerung wechselst, weil du die Umsatzgrenzen überschreitest, gilt diese Sperrfrist nicht. Dann kannst du Kleinunternehmer*in werden, sobald du die Grenzen wieder einhältst. 

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechselst – ob freiwillig oder weil du die Umsatzgrenze überschritten hast – gibt es einige Schritte, die du beachten musst:

1. Rechnungsvorlagen anpassen: Du musst nun auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen und (wenn nötig) deine USt-ID angeben. Achte darauf, den korrekten Steuersatz (7 % oder 19 %) für deine Produkte oder Dienstleistungen zu nutzen.
2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) beantragen: Wenn du noch keine hast, kannst du diese beim Bundeszentralamt für Steuern online beantragen. Sie ist nicht notwendig, aber empfehlenswert, um die Umsatzsteuer korrekt abzuwickeln, besonders bei internationalen Geschäften.
3. Finanzamt informieren: Zwar erfolgt der Wechsel bei einer Umsatzüberschreitung automatisch, aber es kann hilfreich sein, das Finanzamt proaktiv zu informieren – insbesondere bei einem freiwilligen Wechsel. Ein formloses Schreiben an das Finanzamt genügt.
4. Umsatzsteuer-Voranmeldung einrichten: Je nach Höhe deiner Umsätze musst du jährlich, monatlich oder vierteljährlich Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übermitteln. Nutze dafür eine Buchhaltungssoftware, die diese Voranmeldungen automatisch für dich erstellen kann.
5. Buchhaltungssoftware umstellen: Stelle sicher, dass deine Buchhaltungssoftware auf die Regelbesteuerung umgestellt wird, damit alle Belege und Rechnungen korrekt erfasst werden.

Wenn du als Kleinunternehmer*in die Umsatzgrenze für das Vorjahr von 25.000 EUR überschreitest, bist du ab dem folgenden Jahr automatisch umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass du ab diesem Zeitpunkt auf alle deine Umsätze die Umsatzsteuer ausweisen musst. Auch deine Buchhaltung ändert sich, denn nun musst du regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermitteln und am Jahresende eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

Wichtig: Das Finanzamt benachrichtigt dich nicht, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest. Du bist selbst dafür verantwortlich, deine Einnahmen im Blick zu behalten. Hast du mehr als 25.000 EUR im Jahr verdient, wirst du ab dem 1. Januar des Folgejahres in die Regelbesteuerung überführt.

Ja, aber nicht immer sofort. Wenn du die Umsatzgrenze überschreitest und deshalb automatisch zur Regelbesteuerung wechselst, kannst du zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, sobald dein Umsatz wieder unter die Grenze von 25.000 EUR fällt (bis 2024: 22.000 EUR). Dieser Wechsel ist allerdings nur zu Beginn eines neuen Kalenderjahres möglich. Eine formlose Nachricht an dein Finanzamt genügt.

Wenn du jedoch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, bist du für fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Ein vorzeitiger Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist in diesem Zeitraum nicht möglich – unabhängig davon, wie sich dein Umsatz entwickelt.

Die Mindestbindungsfrist bei einem freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung beträgt fünf Jahre. In dieser Zeit kannst du nicht zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, auch wenn dein Umsatz unter 25.000 EUR bleibt.

Nach Ablauf dieser fünf Jahre hast du wieder die Möglichkeit, in die Kleinunternehmerregelung zu wechseln, sofern dein Umsatz im Vorjahr 25.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 EUR betragen wird (bis 2024 gelten die niedrigeren Grenzwerte von 22.000 für das Vorjahr bzw. 100.000 EUR für das laufende Jahr). Um diesen Wechsel zu vollziehen, reicht eine formlose Mitteilung an das Finanzamt.

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung bringt einige Änderungen mit sich, die dir jedoch auch Vorteile bieten können – vor allem, wenn du hohe Betriebsausgaben hast oder mit Geschäftskund*innen arbeitest. Erfolgt der Wechsel freiwillig, ist eine kurze formlose Information an das zuständige Finanzamt sinnvoll. Fällst du aus der Kleinunternehmerregelung raus, weil dein Umsatz über den Grenzwerten liegt, erfolgt der Wechsel ganz automatisch zum nächsten Kalenderjahr (wenn dein Umsatz im Vorjahr bei über 25.000 EUR lag) oder auch sofort (wenn dein Umsatz im laufenden Jahr über 100.000 EUR klettert).

Wichtig ist daher, dass du als Kleinunternehmer*in deine Umsätze genau im Blick behältst, um rechtzeitig zu handeln, bevor das Finanzamt nachträglich Umsatzsteuer von dir verlangt. Mit einer guten Buchhaltung und der richtigen Software sollte das kein Problem sein. Du kannst den Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung reibungslos vollziehen und von den Vorteilen der Regelbesteuerung profitieren.

Du musst wechseln, wenn dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 EUR lag. Der Wechsel erfolgt automatisch zum Jahreswechsel. Wenn dein Umsatz auf über 100.000 EUR klettert, erfolgt der Wechsel in die Regelbesteuerung sofort. 

Wichtig zu wissen: Die Erhöhung der Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer*innen ab 1.1.2025 hat bereits Auswirkungen auf 2024: Die erhöhte Vorjahresgrenze von 25.000 EUR gilt nämlich schon für 2024. Wenn du also im Jahr 2024 zwischen 22.000 und 25.000 EUR Umsatz gemacht hast, kannst du deinen Kleinunternehmerstatus behalten!

Ja, du kannst freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln, auch wenn dein Umsatz unter 25.000 EUR (bis 2024: 22.000 EUR) liegt, und zwar immer zu Beginn des neuen Kalenderjahres. Der freiwillige Verzicht gilt für mindestens fünf Jahre.

Ja, nach einem freiwilligen Wechsel in die Regelbesteuerung kannst du nach fünf Jahren zurückkehren. Beim automatischen Wechsel kannst du bereits im Folgejahr zurück, sofern dein Umsatz wieder unter die Umsatzgrenzen fällt.

Der Wechsel zur Regelbesteuerung tritt immer zum Jahresbeginn in Kraft. Ein Wechsel mitten im Jahr ist nicht möglich.

Als Kleinunternehmer*in solltest du deine Umsätze besonders gut im Blick behalten. Steigt dein Umsatz auf mehr als 25.000 EUR, bist du im Folgejahr automatisch umsatzsteuerpflichtig. Solltest du sogar einen Umsatzsprung auf mehr als 100.000 EUR erreichen, verlierst du deinen Kleinunternehmerstatus sofort und musst ab der nächsten Rechnung Umsatzsteuer erheben und an die Umsatzsteuervoranmeldung denken.