E-Rechnung: 
Jetzt auf Zukunft umstellen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht für alle B2B-Geschäfte in Deutschland. Diese Veränderung betrifft alle Unternehmer*innen, die mit anderen Firmen zusammenarbeiten – auch für Freiberufler*innen, nebenberuflich Selbstständige und kleine Unternehmen. 

Die gute Nachricht? Die Umstellung bietet dir enorme Vorteile! Mit einer professionellen Rechnungs-Software kannst du nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Fehlerquellen reduzieren und deine Liquidität verbessern. 

Eine E-Rechnung unterscheidet sich deutlich von herkömmlichen Rechnungen im PDF- oder Papierformat. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format (XML) erstellt, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dadurch können Rechnungen direkt in Buchhaltungssysteme importiert und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden. Rechnungen, die du digital per E-Mail verschickst, sei es im PDF-Format oder in einem anderen Format, gelten nicht als E-Rechnungen.  

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte abwickeln. Spätestens ab 2028 ist die E-Rechnung für alle verpflichtend. Auch wenn es für kleinere Unternehmen Übergangsfristen bis 2027 gibt, empfehlen wir, die Umstellung frühzeitig anzugehen. Je früher du dich darauf einstellst, desto mehr profitierst du! 

Es gibt zwei gängige Formate für E-Rechnungen, die du kennen solltest: 

• XRechnung: Dieses XML-basierte Format wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen (gemäß EU-Norm EN 16931). Es ist besonders geeignet, wenn du Rechnungen an öffentliche Stellen sendest, da es in vielen Behörden bereits Standard ist. 
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem visuell lesbaren PDF kombiniert. Dieses Format ist ideal, wenn du eine Lösung suchst, die von Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar ist. Es bietet Flexibilität und eignet sich besonders, wenn du gleichzeitig Geschäfts- und Privatkund*innen hast. 

Welches Format du verwendest, hängt von deinen Geschäftsanforderungen ab. In jedem Fall solltest du dich mit deinen Geschäftspartner*innen abstimmen, um reibungslose Prozesse sicherzustellen. 

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland schrittweise eingeführt, um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben: 

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. 
• Bis Ende 2026: Du darfst weiterhin Papierrechnungen und andere digitale Formate (PDF, JPG, Word etc.) nutzen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. 
• Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 EUR dürfen weiterhin Papierrechnungen verwenden. Für alle anderen Unternehmen gilt die Pflicht zur E-Rechnung. 
• Ab 2028: Die E-Rechnung ist für alle B2B-Geschäfte verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt sind keine Papierrechnungen mehr erlaubt. 

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer europaweiten Initiative zur Digitalisierung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, die Transparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu erschweren. Jährlich entgehen den EU-Mitgliedsstaaten Milliarden an Steuereinnahmen, insbesondere Umsatzsteuer. Mit der E-Rechnung und dem geplanten EU-weiten System „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sollen diese Verluste minimiert werden. Langfristig soll die E-Rechnung den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten vereinfachen und die Bürokratie für Unternehmen reduzieren. 

Für kleine Unternehmen und Selbstständige bieten E-Rechnungen viele Vorteile: 

Automatisierung: Rechnungen können direkt in die Buchhaltung importiert und automatisch weiterverarbeitet werden. Dadurch sparst du Zeit und reduzierst den manuellen Aufwand. 

Weniger Fehler: Durch die automatisierte Datenverarbeitung sinkt die Fehlerquote deutlich. 

Schnellere Zahlung: Da E-Rechnungen schneller bearbeitet werden können, bekommst du dein Geld in der Regel früher, was deine Liquidität verbessert.  

Kosteneffizienz: Die Nutzung von E-Rechnungen spart Papier, Druckkosten und Porto. 

Zukunftssicherheit: Wenn du von Anfang an auf E-Rechnungen setzt, erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen und bist für zukünftige Änderungen gut vorbereitet. 

Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend, um von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren. Eine gute Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware sorgt dafür, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das erleichtert die Buchhaltung und spart viel Zeit. 

Selbst für Kleinunternehmer*innen und nebenberuflich Selbstständige lohnt sich die Anschaffung einer solchen Software. Sie hilft, die Rechnungsprozesse zu automatisieren und stellt sicher, dass du jederzeit den Überblick über deine Finanzen behältst. Wichtig ist, dass du ein Programm wählst, das zu deinen Anforderungen passt – nicht zu umfangreich und gleichzeitig nicht zu teuer. Einige Anbieter haben spezielle für Freiberufler*innen und kleine Unternehmen im Programm. 

Gute Programme sind oft schon für unter 20 EUR im Monat erhältlich. Sie bieten alles, was du brauchst: von der einfachen Erstellung und dem Versand von E-Rechnungen bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung. Du kannst dich darauf verlassen, dass deine Buchhaltung und Rechnungsstellung immer den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. 

Die E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – sie ist ein Schritt in die digitale Zukunft deines Unternehmens. Informiere dich rechtzeitig, welche Software am besten zu dir passt und profitiere von den vielen Vorteilen der Digitalisierung.