Der digitale Arbeitsvertrag
So erstellst du rechtssicher und zeitsparend Arbeitsverträge

Gute Nachrichten für Unternehmen: Die Bundesregierung will die Bürokratie spürbar reduzieren – und dazu gehört auch die Digitalisierung von Arbeitsverträgen. So ist es ab sofort möglich, Arbeitsverträge vollständig digital abzuschließen. Das bedeutet, dass du keine ausgedruckten Verträge mit handschriftlicher Unterschrift mehr benötigst. Stattdessen reicht es, wenn du den Vertrag per E-Mail als PDF versendest – ein großer Fortschritt für die Digitalisierung in Unternehmen. 

Doch was bedeutet das konkret für dich als Arbeitgeber*in? Welche Vorteile bringt es und worauf musst du achten? Das klären wir in diesem Ratgeber. 

Ein digitaler Arbeitsvertrag ist ein ganz normaler Arbeitsvertrag – nur ohne Papier. Statt ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben zu werden, wird er elektronisch erstellt, unterzeichnet und übermittelt. Es genügt eine einfache digitale Signatur  

Dank der Gesetzesänderung reicht es künftig aus, wenn du den Vertrag als PDF per E-Mail an deine Mitarbeitenden schickst und diese ihn digital unterzeichnen. Damit wird der gesamte Prozess einfacher, schneller und kosteneffizienter – davon profitieren besonders kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen und regional verstreute Teams. 

Ein Arbeitsvertrag ist ein privatrechtlicher Vertrag zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in, der die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses regelt. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere die §§ 611 bis 630, enthält die grundlegenden Bestimmungen zum Arbeitsvertrag. Darüber hinaus gibt es viele weitere Gesetze und Vorgaben, die Einfluss nehmen können – von Tarifverträgen bis hin zum Nachweisgesetz. 

Mit der Änderung im Bürokratieentlastungsgesetz wird es künftig einfacher, einen Arbeitsvertrag digital abzuschließen. Bislang mussten die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Papierform ausgehändigt werden – künftig reicht ein digitales Dokument, das gespeichert und ausgedruckt werden kann. Das bedeutet für dich als Unternehmer*in: Auch ein digitaler Arbeitsvertrag ist rechtsgültig und ohne zusätzliche Papiernachweise vollständig nutzbar.  

Als Arbeitgeber*in hast du eine Reihe von Pflichten, die du gegenüber deinen Mitarbeitenden erfüllen musst. Gleichzeitig stehen dir wichtige Rechte zu, die eine effiziente Unternehmensführung ermöglichen. 

Das sind deine wichtigsten Pflichten als Arbeitgeber*in: 

• Lohnzahlungspflicht: Du musst deinen Mitarbeitenden regelmäßig und pünktlich ihr Gehalt zahlen – auch bei Krankheit, Urlaub oder Mutterschutz. Dabei darfst du den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten (Stand 2025: 12,82 EUR pro Stunde). 
• Fürsorgepflicht: Du bist verpflichtet, eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung bereitzustellen. Das umfasst Arbeitsschutzmaßnahmen, Pausenregelungen sowie spezielle Schutzvorschriften für Schwangere und Jugendliche. 
• Gleichbehandlung und Datenschutz: Mitarbeitende dürfen nicht diskriminiert werden, und ihre persönlichen Daten müssen geschützt bleiben. 
• Dokumentations- und Meldepflichten: Du musst deine Mitarbeitenden bei den Steuerbehörden, der Sozialversicherung und der Berufsgenossenschaft anmelden. Zudem bist du verpflichtet, regelmäßig Lohnabrechnungen zu erstellen. 

Das sind deine Rechte:  

• Weisungsrecht (Direktionsrecht): Du kannst festlegen, wann, wo und wie bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden, solange es im Rahmen des Arbeitsvertrags und der gesetzlichen Vorschriften bleibt. 
• Kontrollrechte: Du darfst die Einhaltung der Arbeitszeit, Sicherheitsvorgaben und vertraglichen Pflichten überprüfen. 
• Treuepflicht der Mitarbeitenden: Deine Angestellten sind verpflichtet, im Interesse des Unternehmens zu handeln. Dazu gehören Verschwiegenheitspflichten und das Wettbewerbsverbot. 

Falls du dein Unternehmen verkaufen möchtest oder selbst überlegst, die Nachfolge in einem Unternehmen anzutreten, solltest du dir darüber klar sein, dass alle Rechte und Pflichten aus bestehenden Arbeitsverträgen von den Nachfolger*innen übernommen werden. Daher ist es in einer solchen Situation wichtig, bestehende Arbeitsverträge genau zu prüfen. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zur Unternehmensnachfolge.  

Jeder Arbeitsvertrag – egal ob in Papierform oder digital – sollte die folgenden Punkte enthalten, um Rechtssicherheit zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden: 

• Persönliche Daten der Vertragspartner*innen: Name, Adresse und Kontaktdaten deines Unternehmens und deiner neuen Arbeitskraft. 
• Tätigkeitsbeschreibung: Je genauer die Aufgaben definiert sind, desto klarer sind die Erwartungen. 
• Beginn und ggf. Dauer der Beschäftigung: Ist das Arbeitsverhältnis befristet oder unbefristet? Falls befristet, muss die Schriftform gewahrt bleiben! 
• Gehalt und Zusatzleistungen: Höhe des Gehalts, mögliche Zuschläge, Boni, Prämien oder Sonderzahlungen sowie deren Fälligkeit. 
• Arbeitszeit und Arbeitsort: Festlegung der wöchentlichen Arbeitsstunden, flexible Arbeitszeiten oder Homeoffice-Regelungen. 
• Überstundenregelung: Gibt es Zuschläge oder einen Freizeitausgleich für Mehrarbeit? 
• Urlaubsanspruch: Anzahl der Urlaubstage und Hinweise auf Sonderurlaub. 
• Probezeit: Falls vereinbart, mit Angabe der Dauer und besonderen Kündigungsfristen. 
• Pflichten bei Arbeitsverhinderung: Regelungen zur Krankmeldung oder anderen Abwesenheiten. 
• Kündigungsfristen: Falls nicht anders vereinbart, gelten die gesetzlichen Fristen. 

Ein gut strukturierter Arbeitsvertrag erleichtert den Arbeitsalltag für alle Beteiligten. Falls bestimmte Aspekte nicht geregelt sind, gelten automatisch die gesetzlichen Bestimmungen. Mit einem digitalen Arbeitsvertrag kannst du alle Inhalte effizient verwalten und jederzeit abrufen.  

Je nach Bedarf kannst du als Arbeitgeber*in zwischen verschiedenen Formen von Arbeitsverträgen wählen. Hier sind die drei wichtigsten Varianten. 

• Unbefristeter Arbeitsvertrag: Diese Vertragsform ist der Standard. Das Arbeitsverhältnis läuft auf unbestimmte Zeit und bietet sowohl dir als Arbeitgeber*in als auch deinen Mitarbeitenden Planungssicherheit. Natürlich kann der Vertrag durch Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag beendet werden – dabei sind aber gesetzliche Kündigungsfristen einzuhalten. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag kann digital erstellt und unterzeichnet werden. 
• Befristeter Arbeitsvertrag: Ein befristeter Arbeitsvertrag ist zeitlich begrenzt und eignet sich besonders für projektbezogene Tätigkeiten oder saisonale Arbeit. Wichtig: Eine Befristung ist nur gültig, wenn sie schriftlich festgehalten wird. Mündliche und digitale Vereinbarungen zur Befristung sind nicht rechtswirksam. 
• Minijob-Vertrag: Ein Minijob-Vertrag regelt eine geringfügige Beschäftigung mit einem Verdienst bis zu 520 Euro pro Monat. Minijobs sind ideal, wenn du flexibel auf Arbeitsspitzen reagieren möchtest. Als Arbeitgeber*in zahlst du reduzierte Sozialversicherungsbeiträge, und auch für die Beschäftigten gibt es steuerliche Vorteile. Ein Minijob-Vertrag ohne Befristung kann digital unterzeichnet werden.  

Die Wahl des passenden Vertrags hängt von deinen betrieblichen Anforderungen ab. Prüfe jeweils, ob eine digitale Form des Vertrags zulässig ist. 

Das deutsche Arbeitsrecht stellt sicher, dass Arbeitnehmer*innen durch Mindeststandards geschützt sind und faire Arbeitsbedingungen gelten. Die gesetzlichen Standards solltest du in jedem Arbeitsvertrag beachten, ganz gleich, ob er digital oder mit Kugelschreiber unterzeichnet wird. 

• Urlaubsanspruch: Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) stehen Arbeitnehmer*innen mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünftagewoche) zu. Der Urlaub sollte idealerweise im laufenden Jahr genommen werden.  
• Arbeitszeitregelungen: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) begrenzt die wöchentliche Höchstarbeitszeit auf 48 Stunden und erlaubt maximal 10 Stunden pro Tag in Ausnahmefällen. Unternehmen sollten im Arbeitsvertrag Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Überstunden klar definieren. Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern dabei die Dokumentation und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. 
• Kündigungsschutz: Der Kündigungsschutz hängt von der Betriebsgröße und der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Kündigungen müssen schriftlich erfolgen – eine digitale Kündigung per E-Mail ist nicht rechtsgültig. 
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Arbeitgeber*innen müssen das Gehalt bei Krankheit bis zu sechs Wochen weiterzahlen. Im Arbeitsvertrag sollten klare Regelungen zur Krankmeldung festgelegt werden. 
• Gleicher Lohn für gleiche Arbeit: Das Entgeltgleichheitsgesetz fordert gleiche Bezahlung für Männer und Frauen bei gleichwertiger Arbeit. 
• Datenschutz und Persönlichkeitsrechte: Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten geschützt werden müssen. Besonders wichtig ist der sichere digitale Zugriff auf Vertragsdokumente. 
• Weiterbildungsanspruch: In vielen Branchen gibt es gesetzlich geregelte Weiterbildungsansprüche.  

Durch digitale Arbeitsverträge werden diese gesetzlichen Standards nicht berührt. Digitale Vereinbarungen ersetzen nicht die gesetzlichen Mindestanforderungen. 

Der digitale Arbeitsvertrag ist ein großer Schritt hin zu mehr Effizienz und weniger Bürokratie für Unternehmen. Mit der neuen Gesetzeslage kannst du Arbeitsverträge endlich rechtssicher digital erstellen und unterzeichnen – eine enorme Erleichterung im Arbeitsalltag. Nutze die Vorteile der Digitalisierung, spare Zeit und Kosten und mache dein Unternehmen fit für die Zukunft! 

Ja, digitale Arbeitsverträge sind rechtsgültig. Solange beide Parteien einverstanden sind, kann ein Arbeitsvertrag auch digital erstellt, unterzeichnet und übermittelt werden. Eine einfache digitale Unterschrift genügt.

Es gibt drei Arten elektronischer Signaturen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES bietet die höchste Beweiskraft und ist der handschriftlichen Unterschrift nahezu gleichgestellt. Für unbefristete Arbeitsverträge reicht oft schon eine einfache elektronische Signatur (eine eingetippte oder eingescannte Unterschrift). Befristete Arbeitsverträge hingegen müssen immer per Hand unterzeichnet werden!

Befristete Arbeitsverträge und Kündigungen erfordern weiterhin eine handschriftliche Unterschrift und können nicht ausschließlich digital abgeschlossen werden. In Branchen wie Bau oder Gastronomie gilt weiterhin die Papierpflicht.

Digitale Arbeitsverträge sparen Zeit und Kosten, reduzieren den Verwaltungsaufwand und ermöglichen eine einfache Archivierung. Sie sind besonders praktisch für Remote-Teams und internationale Mitarbeitende, da der Versand per Post entfällt.

Seit Januar 2025 reicht die digitale Form aus, um einen Arbeitsvertrag rechtsgültig abzuschließen. Nur in bestimmten Branchen und bei befristeten Verträgen bleibt die Papierpflicht bestehen.

Ja, ein eingescannter Arbeitsvertrag kann gültig sein, wenn beide Parteien sich darüber einig sind. Für die meisten unbefristeten Arbeitsverträge reicht eine einfache elektronische Signatur, wie eine eingescannte oder getippte Unterschrift. Deine Beschäftigten können aber auf einem Vertrag in Schriftform (also ausgedruckt und eigenhändig unterschrieben) bestehen.