Wenn das Geld nach Ablauf der Frist nicht auf deinem Konto eingegangen ist und du deine offene Rechnung nicht bezahlt bekommen hast, kannst du ein schriftliches Mahnverfahren einleiten. Viele Unternehmer*innen schrecken aber davor zurück, aus Angst, ihre Kund*innen zu vergraulen. Diese Sorge ist zwar selten berechtigt – gerade größere Unternehmen sind es gewohnt, Mahnungen zu erhalten. Sie reagieren manchmal überhaupt erst, wenn sie ein offizielles Mahnschreiben erhalten haben. Dennoch kann ein wenig Fingerspitzengefühl nicht schaden.

Vor allem, wenn du zu einem Kunden eine besonders gute und lange Beziehung haben, solltest du nicht gleich eine unpersönliche Mahnung schreiben, wenn dieser eine Rechnung nicht bezahlt. Besser ist es, erst mal zum Telefonhörer zu greifen und höflich nachzufragen, wann du mit der Zahlung rechnen kannst. Bleib dabei freundlich, aber bestimmt. Hake immer wieder nach und nimm keine Rücksicht darauf, ob du deinem Gegenüber damit vielleicht auf die Nerven gehen könntest. Der einzige, der hier nervt, ist dein Kunde, der seine offene Rechnung nicht zahlt!

Leider zeigt unsere Erfahrung bei der FIRMENHILFE, dass Unternehmer*innen sich zu häufig mit unklaren Zahlungsversprechen vertrösten lassen. Dies ist besonders der Fall, wenn persönliche Kundenbeziehungen das Geschäft prägen. Verzichte bitte nur dann auf eine Mahnung, wenn du sicher sein kannst, dass die nicht bezahlte Rechnung die Existenz deines Unternehmens nicht gefährdet. Und lass dich nur auf Raten- oder Teilzahlungen oder ähnliche Vereinbarungen ein, wenn der Kunde glaubhaft nachweisen kann, dass seine Zahlungsprobleme vorübergehender Natur sind und er seine Finanzen in Kürze wieder im Griff hat. Halte alle Vereinbarungen schriftlich fest und lass sie von deinem Kunden unterschreiben. Denk auch darüber nach, ab sofort von diesem Kunden Vorauskasse zu verlangen.

Wenn ein Kunde trotz persönlicher Erinnerung nicht zahlt, führt kein Weg mehr daran vorbei, eine Mahnung zu schreiben.

Viele Unternehmer*innen schreiben bis zu drei Mahnungen, bevor sie Konsequenzen folgen lassen. Aber wenn du über deinen Brief „erste Mahnung“ schreibst, kannst du davon ausgehen, dass zunächst gar nichts passiert. Denn der Schuldner weiß jetzt, dass er in aller Ruhe die zweite und vielleicht sogar noch die dritte Mahnung abwarten kann, bevor es ernst wird.

Besser ist es, eine einzige Mahnung zu schreiben – freundlich, aber eindeutig. Sie sollte die folgenden Punkte enthalten:

• die genaue Bezeichnung der Forderung, um die es geht
• eine Frist, bis wann die Forderung zu begleichen ist (mit Datum, zwei Wochen genügen)
• die Konsequenzen, falls das Geld nicht fristgerecht bei dir eingehen sollte.

Du kannst in deinem Schreiben zum Beispiel ankündigen, einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen einzuschalten oder selbst ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, das bis zur Vollstreckung geht. Wenn du nach Ablauf der in der Mahnung genannten Frist immer noch kein Geld bekommen hast, dann solltest du unverzüglich die nächsten Schritte unternehmen, genauso, wie du es im Schreiben angekündigt hast. Das Mahnschreiben solltest du aus Beweisgründen nicht nur per Post, sondern parallel per Fax oder als E-Mail schicken. Bei erheblichen Forderungen empfiehlt sich ein Einschreiben.

Eine Zahlungserinnerung impliziert, dass der Kunde schlicht vergessen hat, seine Rechnung zu zahlen. Viele Unternehmer*innen ziehen diese „Überschrift“ vor, um ihre Kund*innen nicht zu verprellen. 

Es gibt aber gute Gründe für eine rechtlich wirksame Mahnung:

Ein Kunde, der nicht zahlt, kostet Zeit und Geld. Und zwar nicht nur das Geld, das sie dir für eine erbrachte Leistung schuldig bleiben. Dazu kommen noch weitere Kosten, etwa für einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen. Dieses Geld kannst du dir ebenso wie die Verzugszinsen für deine offene Forderung von deinen säumigen Schuldnern zurückholen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass diese im juristischen Sinne „im Verzug“ sind. Im BGB (§ 286) ist genau festgelegt, wann das der Fall ist. 

Fest steht: Durch das Ausstellen einer ordnungsgemäßen Mahnung gerät dein Schuldner automatisch in Verzug. Ebenso entsteht mit Ablauf einer vertraglich festgelegten oder der gesetzlichen Zahlungsfrist von 30 Tagen ebenfalls automatisch ein Verzug beim Schuldner.

Rechungen offen und Mahnungen ausgesprochen. Und trotzdem: Der Kunde zahlt nicht - ab wann also Inkasso oder Anwalt/Anwältin einschlaten? Grundsätzlich kannst du das Mahnverfahren auch in Eigenregie durchführen. Es kann sich aber lohnen, einen „Profi“ zu beauftragen, und zwar aus folgenden Gründen:

• Die Kosten für deinen eigenen Zeitaufwand und den deiner Mitarbeiter*innen kannst du nicht auf den Schuldner übertragen, die Kosten für ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt schon.
• Eine entsprechende Qualifikation und Branchenkenntnis vorausgesetzt, wird die Erfolgsquote solcher Spezialisten höher liegen als beim Mahnverfahren in Eigenregie.

Inkassounternehmen

Anders als früher finden sich heute viele Inkassounternehmen, die nicht nur Massenaufträge, sondern auch Einzelforderungen übernehmen. Wenn dein Kunde nicht zahlt, kann Inkasso die Lösung sein. Du hast dabei zwei Möglichkeiten:

• Das Inkassounternehmen treibt die offene Forderung in deinem Auftrag ein und stellt dir diese Dienstleistung in Rechnung. Prüfe vorher genau, welche Kosten auf dich zukommen, insbesondere, wenn die Eintreibung nicht erfolgreich verlaufen sollte.
• Das Inkassounternehmen kauft dir die Forderung ab. Du erhältst dann nur einen geringen Anteil von der Gesamtforderung.

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens bietet sich immer dann an, wenn es sich um ein Massengeschäft (z. B. Online-Shop) handelt und wenn die Forderungen unstrittig und eindeutig belegbar sind.

Anwaltsinkasso

Statt eines Inkassounternehmens kannst du auch einen Anwalt beauftragen. Das empfiehlt sich besonders in strittigen Fällen, denn ein Anwalt kann dich, anders als ein Inkassounternehmen, auch in einem Gerichtsprozess vertreten, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt.

Die Anwaltsgebühren sind abhängig vom Streitwert. Gebührenrechner findest du im Internet (www.mahngerichte.de). Es gibt aber auch Vereinbarungen, die von der Gebührenordnung abweichen (Stundenlohn, Pauschalen etc.). Frag deinen Anwalt gleich am Anfang eines jeden Anwaltsbesuches nach den Kosten und mach einen Preisvergleich. Wenn dein Anwalt in Zukunft mehrere Fälle von dir erwarten darf, sollte er dir ein interessantes Angebot unterbreiten.

Wenn dein Kunde seine Rechnung nicht zahlt, liegt die Idee nahe, dass du die Ware einfach zurückholst. Was in der Theorie gut klingt, ist in der Praxis jedoch nicht immer so leicht umsetzbar und vom jeweiligen Fall abhängig:

• Nicht ausgelieferte Ware: Wenn die Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung der Ware erst nach Zahlung erfolgt, dann hast du natürlich das Recht, deine Leistung zurückzuhalten, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt.
• Laufende Vereinbarungen: Hast du beispielsweise als Handwerker eine Abschlagszahlung nach Baufortschritt vereinbart oder dein Kunde hat anderweitig ein monatliches Budget für Dienstleistungen bei dir gebucht, dann kannst du die Arbeit vorübergehend ruhen lassen.
• Ware ist bereits ausgeliefert: Wenn dein Kunde schon eine Leistung oder Waren erhalten hat, ist es in den meisten Fällen schwieriger, diese zurückzuholen, wenn die Rechnung nicht gezahlt wird. Ist dein Kunde nicht mehr zahlungsfähig, musst du erst eine Pfändung abwarten, bevor du deine Waren wiederbekommst. 
• Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Zahlung: Durch Klauseln dieser Art in deinen Kaufverträgen behältst du dir das Recht vor, deine Waren zurückzuholen, sofern dein Kunde die Rechnung nicht zahlt. Dieser Punkt kann jedoch nur auf bewegliche Sachen im Warenverkehr angewendet werden.
• Urheberrechtsverletzungen: Ein besonderer Fall ist zudem die Übergabe von kreativen Erzeugnissen, etwa Bilder, Text oder Musik, an deinen Kunden. Solange die Rechnung für derartige Leistungen nicht beglichen wird, hast du einen Urheberrechtsanspruch auf deine Werke, selbst bei einer vertraglich vereinbarten Rechteabtretung. Verwendet dein Kunde das Werk vor der Zahlung, kannst du einen Urheberanspruch geltend machen.

Ob bei beweglichen Waren oder Dienstleistungen, du hast mitunter Mittel und Wege, deine Ansprüche geltend zu machen, wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt. So kannst du dich mitunter bereits im Vorfeld vor Zahlungsverzug absichern. Wende dich unbedingt zusätzlich an eine Rechtsberatung oder direkt an einen Anwalt, wenn du dir unsicher bist, welche Optionen du in deinem speziellen Fall hast.

Es besteht immer das Risiko, dass dein Kunde auf deine Mahnung nicht reagiert. Sei es dadurch, dass dein Schuldner wirklich zahlungsunfähig ist oder einfach nicht zahlen will und jede Mahnung ignoriert. In diesem Fall hast du als Gläubiger das Recht, ein gerichtliches Mahn- und Vollstreckungsverfahren einzuleiten.

Die Gebühren dafür musst du vorstrecken. Sie orientieren sich an der Höhe der Forderung, bleiben aber in einem überschaubaren Rahmen (bei einer Forderungshöhe bis 900 € liegen die Gebühren bei 23 €, bei Forderungen bis 10.000 € bei 98 €, siehe Online-Kostenrechner unter www.mahngerichte.de).

Der Mahnbescheid

Als Erstes stellst du beim zuständigen Gericht (am Sitz des Antragsstellers) einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids.  Den Vordruck erhältst du im Schreibwarenhandel oder du nutzt das Online-Portal der Mahngerichte der Bundesländer (www.online-mahnantrag.de – mit Ausfüllhilfe). Darin musst du deine Forderung nicht begründen! Notwendig sind lediglich einige allgemeine Angaben zu deiner Forderung (u. a. Bezeichnung und Höhe) sowie zum Antragssteller und zum Schuldner.