Liquiditätsplanung einfach erklärt
Anleitung und Tipps

Eine solide Liquiditätsplanung ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für junge Unternehmen und Startups. Ein Unternehmen kann trotz einer positiven Auftragslage in die Insolvenz geraten, wenn es nicht über ausreichende flüssige Mittel verfügt. Denn das Erzielen hoher Gewinne in der Zukunft ist nutzlos, wenn gegenwärtige Rechnungen nicht mehr beglichen werden können. 

Damit dir solche Perspektiven nicht den Schlaf rauben, ist es ratsam, schnell zu lernen, wie man eine effektive Liquiditätsplanung erstellt und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um die Liquidität zu schonen. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über alles Wichtige, was du zu diesem Thema wissen musst.

Liquidität hat ihren Ursprung im lateinischen Wort "liquidus", was "flüssig" bedeutet. In der Unternehmenswelt bezieht sich der Begriff Liquidität auf die verfügbaren liquiden Zahlungsmittel wie Bargeld oder Bankguthaben. Wenn dein Unternehmen liquide ist, bedeutet das, dass du alle fälligen Rechnungen pünktlich und ohne Schwierigkeiten bezahlen kannst. 

Der Liquiditätsplan dient als Instrument, um die Zahlungsfähigkeit deines Unternehmens in den kommenden Wochen und Monaten zu überblicken. Er fungiert als eine Art Frühwarnsystem. Wenn absehbar ist, dass finanzielle Engpässe auftreten werden, ist es an der Zeit, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. 

Grundsätzlich geht es der Liquiditätsplanung darum, die erwarteten Einzahlungen und Auszahlungen in einem bestimmten Zeitraum genau gegenüberzustellen. Der Liquiditätsplan erfasst sämtliche Zahlungsströme: Wann und in welcher Höhe werden Honorare überwiesen? Wann müssen Lieferanten bezahlt werden? Wann steht die Mietzahlung an? 

Beachte jedoch, dass du das Geld nicht unmittelbar nach Rechnungsstellung erhältst. Eine Zahlungsfrist von bis zu 30 Tagen ist üblich, und in einigen Branchen kann diese Frist sogar noch länger sein.

Wenn du die Liquidität nicht im Auge behälst, können schnell ernste Probleme auftreten. Zunächst drohen Mahngebühren. Anschließend verlangen deine Lieferanten nur noch Zahlungen im Voraus, was deine Liquidität weiter einschränkt. Schlimmstenfalls könnten sie mit ihrer Geduld am Ende sein und die Geschäftsbeziehung abbrechen. Infolgedessen bekommst du keine Waren oder Rohstoffe mehr und bist nicht in der Lage, Umsätze zu generieren. Was anfangs als vorübergehender Zahlungsengpass begann, entwickelt sich zu einer bedrohlichen Situation, in der Insolvenz unvermeidlich erscheint. 

Um ein solches Szenario zu vermeiden, ist ein Liquiditätsplan mehr als nur eine optionale Ergänzung, er ist ein absolutes Muss. Es ist nicht verwunderlich, dass auch externe Geldgeber*innen wie deine Hausbank ein besonderes Interesse an diesem Teil deiner Finanzplanung haben. 

Trotzdem darfst du nicht vergessen, dass selbst eine sorgfältige Liquiditätsplanung immer noch Unsicherheiten birgt. Sie stellt lediglich eine Vorhersage der zukünftigen Entwicklung deines Kontostands dar. Jeder, der schon mal klitschnass wurde, weil er sich auf den Wetterbericht verlassen hatte, weiß: Vorhersagen liegen nicht immer richtig. 

Daher ist es entscheidend für deinen unternehmerischen Überblick, regelmäßig deine geplanten Zahlen mit den tatsächlichen Ist-Zahlen abzugleichen. Wie stark weichen sie voneinander ab? Warum sind deine Prognosen nicht oder nur teilweise eingetreten? Und welche Auswirkungen hat das für die Zukunft? Indem du dir regelmäßig die Zeit nimmst, deine Liquiditätsplanung mit deinen Kontoauszügen abzugleichen, wirst du immer geschickter darin, deine verfügbaren Mittel im voraus zu planen und du wirst immer weniger von unvorhergesehenen Überraschungen überrumpelt. 

Im Prinzip ist eine Liquiditätsplanung keine komplizierte Angelegenheit: Auf der einen Seite trägst du deine geschätzten Zahlungseingänge ein, und auf der anderen Seite deine Zahlungsausgänge. 

Die Zahlungseingänge entsprechen den erwarteten Einnahmen aus deinem Geschäft. Dabei sollten auch Eigen- oder Fremdkapitalerhöhungen berücksichtigt werden, da sie sich auf deine Liquidität auswirken. 

Die Zahlungsausgänge setzen sich aus den folgenden Dingen zusammen: 

• Investitionen 
• Direkte Kosten (diese Kosten variieren mit dem Umsatz, wie zum Beispiel Warenbeschaffung, Material und Verpackung) 
• Personalkosten (einschließlich Sozialversicherung und Einkommensteuer) 
• Betriebsausgaben (Mieten inklusive Nebenkosten, Versicherungen, Verwaltungskosten, Werbe- und Reisekosten, Fahrzeugkosten, Leasingraten usw.) 
• Rückzahlung von Krediten einschließlich Zinsen 
• Steuern (insbesondere Mehrwertsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer) 
• Private Entnahmen (das Geld, das du für persönliche Ausgaben benötigst) 

Abschreibungen, also der Wertverlust deiner Anschaffungen, den du jedes Jahr steuerlich geltend machen kannst, sind für die Liquiditätsplanung nicht relevant, da sie keine direkte Auswirkung auf die Zahlungsfähigkeit haben. Du kannst sie daher in deiner Liquiditätsplanung vernachlässigen. 

Ein Liquiditätsplan ermöglicht dir einen Blick in die zukünftigen Kontobewegungen. Wie jeder Plan beruht er auf Annahmen und ist mit einer gewissen Unsicherheit behaftet. Je passender deine Annahmen sind, desto präziser wird deine Planung sein. Aber sei nicht zu streng mit dir selbst: Eine hundertprozentige Übereinstimmung zwischen den Planzahlen und der Realität ist selten möglich. Doch darum geht es auch gar nicht. Es ist wichtig, dass du dich ehrlich mit deinen Zahlen auseinandersetzt und dir bewusst wirst, dass es nicht nur um das Verhältnis zwischen Einnahmen und Ausgaben geht, sondern auch um ihre zeitliche Abfolge. 

Oft zahlen Kunden erst Tage oder Wochen nach Erhalt der Leistung. Du erstellst ein Angebot, erhältst einen Auftrag, erledigst die Arbeit, stellst die Rechnung - und dann kann es noch eine Weile dauern, bis das Geld auf deinem Konto eingeht. Für deine Rentabilitätsplanung ist das irrelevant - Hauptsache, du erzielst am Ende des Jahres einen Gewinn. Deine Liquiditätsplanung kann jedoch durcheinandergeraten, wenn du den Zeitraum zwischen Auftragserteilung und Zahlungseingang falsch einschätzt.

Es gibt viele verschiedene Ansätze, die eine Liquiditätsplanung zu einem komplexen Thema machen können. Vielleicht hast du schon von verschiedenen Liquiditätsgraden wie dem ersten, zweiten und dritten Grad gehört. Expert*innen verwenden auch Begriffe wie freie und dynamische Liquidität oder dispositiv, strukturell und relativ. Glücklicherweise musst du dich damit nicht auseinandersetzen. Um zu beginnen, reicht es aus, in einer einfachen Tabelle alle erwarteten Zahlungseingänge und -ausgänge für einige Monate im Voraus zu erfassen. Dabei ist es besonders wichtig, die Höhe und den Zeitpunkt der Zahlungen möglichst genau anzugeben. 

Bevor du deinen Liquiditätsplan erstellen kannst, musst du einige grundlegende Aspekte in deinem Unternehmen klären. Wie viele Mitarbeiter*innen möchtest du einstellen? An welchem Standort möchtest du dein Unternehmen gründen? Welche Investitionen sind erforderlich? Welche Rechtsform möchtest du wählen? Wie wird sich dein Umsatz entwickeln? 

Je präziser du diese Fragen beantworten kannst, desto genauer wird deine Liquiditätsplanung sein. 

Während sich deine monatlichen Kosten relativ einfach ermitteln lassen, wird es bei den monatlichen Einnahmen komplizierter. Es ist ratsam, etwas vorsichtiger zu sein und sich zu freuen, wenn sich deine Finanzen besser entwickeln als erwartet. Dadurch vermeidest du eine überdehnte Liquidität und Zahlungsengpässe. 

Tipp: Erstelle dir mit unserer Excel-Vorlage der FIRMENHILFE eine monatliche Liquiditätsplanung und verschaffe dir damit einen finanziellen Überblick für die Zukunft. 

Nachdem wir die Bedeutung der Liquidität für Kleinunternehmer*innen und Selbstständige betrachtet haben, möchten wir dir nun sechs Tipps geben, um deine Liquidität zu sichern. 

1. Behalte stets den Überblick über deine Zahlen 

Leider verlieren viele Selbstständige im Laufe der Zeit den Überblick über ihre Zahlungsströme. Im geschäftigen Alltag bleibt oft wenig Zeit für die Liquiditätsplanung, wodurch sie als weniger wichtig erscheint und oft vernachlässigt wird. Doch das sollte nicht passieren! Du musst dir bewusst machen, dass die Sicherung deiner Zahlungsfähigkeit oberste Priorität hat. Wusstest du, dass dein Businessplan als effektives Controlling-Instrument genutzt werden kann, um alle anstehenden Zahlungen und offenen Posten zu überwachen? Das kostet nicht viel Zeit und schützt dich vor unangenehmen Überraschungen. 

2. Vergiss deine Steuern nicht  

Oft führen hohe Steuernachzahlungen dazu, dass Unternehmen plötzlich knapp bei Kasse sind. Das passiert vor allem, wenn die Umsätze besser verlaufen als erwartet und die geleisteten Steuervorauszahlungen nicht genügen. Um dies zu vermeiden, solltest du stets einen festen Teil deiner Einnahmen für Steuern zurücklegen. 

In Bezug auf die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) ist es wichtig zu beachten, dass nur der Endverbraucher diese Steuer zahlt. Für alle anderen ist die Mehrwertsteuer lediglich ein durchlaufender Posten. Obwohl du sie von deinen Kund*innen einfordern musst, gehört das Geld nicht dir. Du handelst als Vermittler*in für das Finanzamt und musst das Geld regelmäßig dorthin überweisen. Nichtsdestotrotz muss die Mehrwertsteuer bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. Daher solltest du in deinem Liquiditätsplan alle zahlungspflichtigen Ein- und Auszahlungen einschließlich der Mehrwertsteuer angeben, da du das Geld tatsächlich an das Finanzamt weiterleitest. 

3. Durchsetzung deiner Forderungen 

Wenn deine Kund*innen oft zu spät, nur teilweise oder gar nicht zahlen, gefährdet das deine Liquidität. Deswegen ist ein effektives Mahnwesen ein wichtiger Schritt, um die Zahlungsfähigkeit deines Unternehmens zu erhalten oder zu verbessern. Eine rechtlich einwandfreie Rechnung ist Voraussetzung, um deine Forderungen durchsetzen zu können. Insbesondere bei umfangreichen Aufträgen solltest du mit deinen Kund*innen Vorauszahlungen oder Teilzahlungen vereinbaren. Umgekehrt solltest du versuchen, mit deinen Lieferanten längere Zahlungsziele auszuhandeln, um deine eigenen Zahlungsausgänge zu verzögern. 

4. Halte Investitionen gering 

Je weniger Geld du in Maschinen oder Immobilien investierst, desto besser für deine Liquidität. Überlege, ob du teure Maschinen oder Firmenfahrzeuge nicht besser leasen kannst. Denk darüber nach, wie du dein Business vielleicht auch ohne eine kostspielige Infrastruktur führen kannst. Ein umfangreiches Warenlager bindet ebenfalls finanzielle Mittel und verringert deine Liquidität. Lass dich nicht von Mengenrabatten dazu verleiten, zu viel einzukaufen. Kaufe nur die Waren ein, die du in absehbarer Zeit benötigst. 

5. Qualität vor Quantität 

Die ideale Höhe der Liquidität hängt von deinem Geschäftsmodell ab. Ein freiberuflicher Grafikdesigner, der von zuhause arbeitet, hat sicherlich einen geringeren Liquiditätsbedarf als der Inhaber eines Reiseunternehmens mit mehreren Mitarbeiter*innen und vielen Bussen. Dennoch gilt für alle Selbstständigen das Motto: Die liquiden Mittel sollten so niedrig wie möglich und so hoch wie nötig sein. 

Du solltest stets genügend Geld zur Verfügung haben, um deine laufenden Verbindlichkeiten begleichen zu können. Zusätzlich benötigst du eine Liquiditätsreserve für unvorhergesehene Ausgaben. Diese Reserve sollte jedoch nicht überdimensioniert sein. Zu viel Geld auf dem Konto ist sinnlos, da es keine Zinsen erwirtschaftet und an anderer Stelle in deinem Unternehmen effektiver eingesetzt werden könnte. 

6. Factoring nutzen 

Factoring ist eine Möglichkeit, deine Liquidität schnell und unkompliziert zu verbessern. Dabei verkaufen Unternehmen ihre Rechnungen an Dritte. 

Durch Factoring erhältst du das ausstehende Geld sofort, während deine Kund*innen erst zu einem späteren Zeitpunkt gemäß den vereinbarten Zahlungszielen zahlen müssen. Im Gegenzug behält der Factoring-Dienstleister einen Anteil der Rechnungssumme für sich. 

Der Unterschied zwischen Factoring und Inkasso besteht darin, dass Factoring sich nicht auf bereits überfällige Forderungen bezieht, die von einem Dritten übernommen werden. Vielmehr agieren Factoring-Dienstleister als Vermittler, die sich um die Begleichung der Rechnungen und gegebenenfalls auch um das Mahnwesen kümmern. 

Die Sicherung der Liquidität ist von großer Bedeutung für die zukünftige Planung deines Unternehmens. Eine umfassende Liquiditätsplanung gibt dir Einblick in deine Zahlungsfähigkeit in den kommenden Zeiträumen. 

Es ist gar nicht so schwierig, eine solide Liquiditätsplanung zu erstellen. Wenn du dich regelmäßig mit den Zahlungsströmen in deinem Unternehmen auseinandersetzt - sowohl hinsichtlich ihrer Höhe als auch ihres zeitlichen Eintreffens auf deinem Konto - hast du bereits viel gewonnen. Dadurch kannst du rechtzeitig gegensteuern, falls es zu Engpässen kommen sollte. 

Zahlungsunfähigkeit, selbst wenn sie nur vorübergehend ist, kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Wenn du nicht mehr in der Lage bist, pünktlich zu zahlen, können dies negative Auswirkungen auf deine Beziehungen zu Lieferanten, Banken oder Mitarbeiter*innen haben und das Vertrauen unwiderruflich zerstören. Diese Erfahrung solltest du dir mit einer soliden und gar nicht so komplizierten Liquiditätsplanung sparen. Mit Tool der FIRMENHILFE gelingt dir auch ohne großes Vorwissen eine 1A-Liquiditätsplanung, mit der du gelassen in deine unternehmerische Zukunft schauen kannst.