CRM-Datenbanken sinnvoll nutzen

Kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige sind häufig schon froh, wenn sie es überhaupt schaffen, sich regelmäßig um die Akquise neuer potenzieller Kunden zu kümmern und noch dazu ihre alten Kundenkontakte mehrmals im Jahr zu pflegen. Um diese wichtige unternehmerische Aufgabe auch einigermaßen strukturiert zu schaffen, ist es absolut notwendig, jedes Gespräch mit einem Kunden oder Interessenten, jedes verschickte Angebot und die entsprechenden Zwischenstände in irgendeiner Form zu erfassen. Denn niemand kann sich diese Informationsfülle im Kopf merken!

Pflegen in einem Unternehmen mehrere Personen Kontakt zu Kunden, muss sich ein kollaboratives Vertriebsteam ohnehin stetig über den aktuellen Stand der Akquise austauschen können. Das fällt natürlich viel leichter und lässt sich deutlich professioneller umsetzen, wenn diese wichtigen Informationen irgendwo zentral erfasst sind – im Idealfall in einer gut gepflegten Datenbank.

Jeder Mitarbeiter sollte von überall her Zugriff haben und aus der Datenbank sollte sich genau ersehen lassen, wie der jeweilige Status zu welchem Kunden ist.

Natürlich kann man alle wichtigen Informationen rund um das Kundenbeziehungsmanagement auch in ganz simplen Word- oder Excel-Dateien speichern. Solange es sich dabei noch um eine deutlich überschaubare Anzahl von Kunden handelt, mag für viele Selbstständige diese einfache Variante sogar relativ gut funktionieren. 

Vorlagen dazu findest du bei unseren Tools.

Doch sobald Akquise und die Kontaktpflege zu bereits bestehenden Kunden systematisch und dauerhaft betrieben werden sollen und vielleicht sogar mehrere Personen daran beteiligt sind, ist eine professionelle, vernetzte und regelmäßig synchronisierte Dokumentation der Prozesse sehr zu empfehlen. 

Dafür sind in den letzten Jahren zahlreiche Softwarelösungen entwickelt worden, allen voran die sogenannten Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM). Die umfassenden Analyse-Instrumente einer CRM-Software sorgen dafür, dass abteilungsübergreifend alle wichtigen Kennzahlen abrufbar sind. 

Die Anwendungen können dadurch zur Steigerung der unternehmerischen Produktivität und zu stärkeren Umsätzen in Ihrem Unternehmen beitragen und gewähren Ihnen als Firmenentscheider dadurch eine gewisse Planungssicherheit bezüglich Ihrer unternehmerischen Ressourcen (wie Kapital, Personal, Betriebsmittel etc.). Auch im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung von Kleinunternehmen spielen diese arbeitserleichternden Systeme eine zunehmend wichtige Rolle.

Die Anwendungen:

•  organisieren E-Mails und Termine, 
• verwalten Aufträge, Rechnungen und Geldeingänge und 
• verschaffen einen schnellen Überblick, wer aus Ihrer Firma wann mit wem und mit welchem Ergebnis Kontakt hatte. 

Egal, ob per Mail, über Social Media, im Rahmen eines Telefongesprächs oder auch bei einem persönlichen Termin. Da heutzutage nahezu jeder Berufstätige mit mehreren mobilen Geräten arbeitet – Computer, Notebook, Handy und dazu oft noch ein Tablet – erlauben moderne CRM-Anwendungen eine nahtlos übergreifende Nutzung auf allen Geräten. 

Dadurch ist mobiles Arbeiten außerhalb Ihres Büros – zum Beispiel von zu Hause oder von unterwegs – deutlich vereinfacht. Sämtliche Einträge werden übersichtlich zusammengefügt, verwaltet und lassen sich auch nach individuellen Kriterien auswerten:

Zum Beispiel lässt sich ganz einfach abrufen, wie oft ein Kunde kontaktiert wurde, bevor es zu einer Auftragserteilung kam oder auf welche Marketingaktion Ihrer Firma die meisten und qualifiziertesten Leads gebracht hat.

Im KriseChance-Podcast spricht der Vertriebsexperte Martin Strauss auch über die Relevanz von CRM-Anwendungen für Kleinstunternehmen und Soloselbstständige. Er selbst ist kein Fan von Excel-Tabellen und sieht diverse Vorteile in den CRM-Anwendungen. Welche? Hör rein!

Die aktuellen CRM-Anbieter stellen individuelle Module als Zusatzprogramme zu einer bestehenden Basislösung zur Verfügung, die sich bezüglich ihrer Funktionalität an die Bedürfnisse der jeweiligen Unternehmen anpassen lassen. 

So ist es nicht unbedingt notwendig, eine teure und umfassende Komplettlösung zu erwerben, die dann weitestgehend nicht genutzt wird.

Einige Programme können sogar Ihre Aktivitäten in sozialen Medien wie Facebook und Instagram sowie Karriereportalen wie Xing und LinkedIn mit erfassen, denn viele Unternehmen agieren auch über diese Kanäle mit ihren Kunden und Interessenten. Dort lassen sich beispielsweise auch die weiteren Vorlieben und das Online-Kaufverhalten der eigenen Zielgruppen gezielt analysieren und die Ergebnisse fließen in das CRM-System mit ein. 

So gewinnt ein Unternehmen wichtige Informationen, die für eine langfristige und erfolgreiche Kundenansprache und -bindung nützlich sein können.

Datensicherheit und -schutz werden für Unternehmen jeglicher Größe immer wichtiger! Bei den meisten CRM-Anwendungen werden die Daten nicht mehr auf Ihrem Firmenrechner installiert, sondern in einer externen Cloud gespeichert: Eine vom Anbieter bereitgestellte IT-Infrastruktur, zu der Ihr Unternehmen über das Internet Zugriff hat. 

Hinsichtlich der aktuell geltenden Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) solltest du bei der Wahl deines Anbieters darauf achten, dass der Online-Dienst in einem europäischen Land seinen Firmensitz hat, damit das Risiko rechtlicher Sicherheitsverstöße so minimal wie möglich ist. Selbstverständlich muss der von Ihnen gewählte Anbieter klar ausweisen können, wo genau Ihre Daten gespeichert sind und wer außer Ihnen noch darauf zugreifen könnte.

Es gibt derzeit eine Vielzahl effizienter Customer-Relationship-Managementsysteme auf dem Markt. Die meisten von ihnen bieten eine kostenlose Testversion über mehrere Tage oder sogar Wochen, sodass Sie ganz in Ruhe ausprobieren können, ob die jeweilige Anwendung zu den speziellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. 

Hier präsentieren wir Ihnen eine kleine Auswahl:

Teamleader
Mit Teamleader sind alle Kontakte mit ihrer jeweiligen Kommunikationshistorie in einer übersichtlichen Datenbank erfasst. Die Kalender-Funktion organisiert alle Aufgaben, Meetings und Termine. Angebote und Rechnungen lassen sich einfach erstellen und verwalten. Das günstigste Basis-Paket kostet aktuell für zwei Benutzer 50,- Euro im Monat für maximal zwei Benutzer.
Link: https://www.teamleader.de/
 

Salesforce
Diese cloud-basierte Lösung soll laut Anbieter deine Produktivität steigern und dafür sorgen, dass du immer genügend Leads in der Pipeline hast und entsprechend mehr Aufträge bekommst. Die detaillierten Kundeninformationen lassen sich auch auf jedem mobilen Gerät darstellen. Die günstigste Programm-Variante kostet monatlich 25,- Euro pro Benutzer bei maximal zehn Anwendern.
Link: https://www.salesforce.com/de/?ir=1
 

1CRM
Die Anwendung 1CRM ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert. Projekte können umfassend verwaltet werden, es können programmintern Rechnungen erstellt werden und Marketing-Kampagnen lassen sich zielgruppengerecht planen. Die CRM-Cloud wird in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland bereitgestellt. Es gibt für Einzelunternehmen eine kostenlose Freeware. Ansonsten kostet die günstigste Edition monatlich 17,- Euro pro User, für bis zu drei Nutzern.
Link: https://1crm-system.de/
 

CentralStationCRM
Die Anwendung bietet größeren Firmen, aber auch Kleinunternehmen und Freelancern einen Mix aus Projektmanagement-Software und CRM-System. Jeder Nutzer sieht sofort, wer wann mit welchem Kunden zuletzt und mit welchem Ergebnis Kontakt hatte. Das cloud-basierte Programm lässt sich einfach bedienen und darf 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Es gibt eine kostenlose Starter-Version für maximal drei User und 200 Kontakte. Für bis zu drei User mit maximal 3.000 Kontakten kostet die Nutzung monatlich 18,- Euro.
Link: https://centralstationcrm.de/
 

InStream
InStream synchronisiert die Kontakte automatisch mit deinen Konten in den sozialen Medien. Hast du erst einmal sämtliche deiner Kontakte erfasst, wirst du vermutlich feststellen, dass das gar nicht so viele Leute sind und du deutlich mehr Personen kennst. Für Einzelnutzer kostete die Anwendung monatlich ab 9 Dollar. Es gibt sogar eine kostenlose Variante für eine registrierte Person mit 100 Kontakten.
Link: http://instream.io/en/

Es existieren unzählige weitere internationale Anbieter, die mit ihren schlanken und technisch ausgereiften Lösungen speziell für das Kundenmanagement von Selbstständigen und KMUs bestens geeignet sind und Ihre Vertriebsprozesse sinnvoll optimieren könnten. Bevor du dich für eine Variante entscheiden, solltest du dich auf jeden Fall auch in deinem persönlichen Netzwerk informieren, mit welchen CRM-Systemen andere Selbstständige und Unternehmer bisher gute Erfahrungen gemacht haben.

Unter diesen Links findest du weitere Informationen und aktuelle Bewertungen von CRM-Anwendungen:

CRM-Software für kleine Unternehmen

CRM Manager

CRM Software & Tools im Vergleich

Für den Fall, dass du dich mit solchen CRM-Systemen partout nicht anfreunden können, leg zumindest eine gut konzipierte Tabelle an, in der du dir zu jedem Kunden Notizen mit Datumsangabe machen und die du stetig auf dem aktuellen Stand hältst.

Es macht für das erfolgreiche Management deiner Kundenbeziehungen durchaus Sinn, wenn du in dieser Übersicht auch alle relevanten Informationen notierst, die du im persönlichen Gespräch mit einem Kunden oder Interessent*in erhalten hast (vielleicht auch privates, wie der letzte Urlaub oder bevorstehende Familienfeier), um beim nächsten Gespräch gute Anknüpfungspunkte zu haben und den Faden wieder aufnehmen zu können. 

Lege die aktiven Verbleibe (Verabredungen zur erneuten Kontaktaufnahme) in deinem Kalender auf Termin, damit dir keine potenziellen Verkaufschancen entgehen.