Organisation

Zeitmanagement und Selbstorganisation
Tipps und Tools

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12.05.2021

Der Tag ist vorbei und du hast schon wieder nur die Hälfte von dem geschafft, was du eigentlich schaffen wolltest? Du fühlst dich von deinen Aufgaben überrollt? Diese unbefriedigende Situation kennen viele Kleinunternehmer*innen und Solo-Selbstständige. Kein Wunder: Du bist ja auch für alles zuständig und hast kaum Möglichkeiten, zu delegieren.

Umso wichtiger ist es, Prioritäten zu setzen und die Zeit sinnvoll zu nutzen. Ratschläge für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement gibt es viele. Zwei Methoden halten wir für besonders hilfreich: das ParetoPrinzip und die EisenhowerMatrix.

Wie Signore Pareto dich davor bewahrt, dich zu verzetteln

Vielleicht hast du schon mal vom Pareto-Prinzip gehört. Es geht zurück auf den Italiener Vilfredo Pareto, dem auffiel, dass sich in Wirtschaft und Gesellschaft häufig ein statistisches Verhältnis von 80:20 findet. So befand sich seinerzeit 80 Prozent des Bodens im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung. Weitere Beispiele lassen sich finden: In vielen Unternehmen werden 80 Prozent aller Umsätze mit 20 Prozent der Produkte gemacht. Oder: Wir verbringen 80 Prozent unserer Zeit mit 20 Prozent der Menschen, die wir kennen.

Heute wird das Pareto-Prinzip vorrangig mit Methoden des Zeitmanagements in Verbindung gebracht. Die entscheidende Erkenntnis liegt darin, dass wir 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Einsatzes erreichen können. Für die verbleibenden 20 Prozent müssen wir dann noch mal 80 Prozent der Zeit aufbringen.

Übertragen auf den Arbeitsalltag von Selbstständigen bedeutet das: 20 Prozent unserer Arbeit führen bereits zu 80 Prozent unseres unternehmerischen Erfolges. Die restlichen 80 Prozent des Tages verbringen wir mit Aufgaben, die nicht mehr entscheidend dazu beitragen.

20 % Arbeit = 80 % Erfolg –> 80 % Arbeit = 20 % Erfolg

Wenn du mal wieder feststellst, dass deine Tage zu kurz sind und du dein tägliches Arbeitspensum einfach nicht mehr schaffst, hilft es, sich an Pareto zu erinnern und sich auf diejenigen Aufgaben zu fokussieren, die überdurchschnittlich zum Erfolg beitragen– oder die sich mit unterdurchschnittlichem Einsatz bewältigen lassen. Bei kluger Prioritätensetzung bewahrt das Pareto-Prinzip dich davor, dich hoffnungslos zu verzetteln und zu viel Zeit mit Tätigkeiten zu vergeuden, die dich nicht wirklich nach vorne bringen.

Ein Beispiel dazu aus unserer Beratungspraxis: Eine freiberufliche Grafikerin rief bei der FIRMENHILFE an, weil sie mit ihrer Arbeitsplanung und ihrem Zeitmanagement einfach nicht zurechtkam. „Ständig sitze ich bis spät abends und am Wochenende im Büro“, erzählte sie mir verzagt, „und schaffe es trotzdem nicht, meine Abgabefristen einzuhalten.“ Ihre Kund*innen seien darüber natürlich wenig begeistert und sie habe sogar schon Aufträge verloren. Nach mehreren Gesprächen kamen wir dahinter, dass sie hauptsächlich für die Feinarbeit, den letzten Schliff, überproportional lange brauchte. Immer wieder nahm sie kleinere Änderungen vor und stellte bereits getroffene Entscheidungen wieder infrage. Die Erkenntnisse von Pareto haben ihr letztlich geholfen, ihren Perfektionismus zurückzustellen und ihre Arbeiten fristgerecht abzuschließen. Und siehe da: Keiner ihrer Kund*innen waren der Ansicht, ein unfertiges Produkt geliefert bekommen zu haben, und alle waren froh über die pünktliche Lieferung.

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Was lernen wir daraus? Wenn ein Kunde mit 80 Prozent deiner Leistung vollkommen zufrieden ist, solltest du tunlichst die Arbeit sparen (80 Prozent!), die du für die restlichen 20 Prozent aufbringen müsstest. Diese Zeit ist wesentlich besser in den nächsten Auftrag investiert, mit dem du den nächsten Kunden glücklich machst.

Ob sich die 80-20-Regel auf alle Projekte übertragen lässt und ob das Verhältnis dabei wirklich immer bei 80:20 liegt, sei dahingestellt. Aber nicht nur die Perfektionisten unter uns können viel von Herrn Pareto lernen und dank seiner Erkenntnis ihre Effizienz steigern und ihr Stresslevel senken.

Allerdings stellt sich natürlich die Frage: Wie finde ich heraus, welche Aufgaben zu den wichtigen gehören und welche nicht? Dazu muss ich Prioritäten setzen. Aber wie und nach welchen Maßstäben?

Mit Präsident Eisenhower erkennen, was wichtig ist

Der ehemalige US-amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower hat sein Tagewerk angeblich stets mit einer einfachen Methode strukturiert: Er unterschied die Wichtigkeit einer Aufgabe von ihrer Dringlichkeit und handelte nach der Maxime: Wichtig geht immer vor dringlich. Ein Beispiel hierfür hast du bestimmt schon selbst erlebt: Ein Mitarbeiter kommt mit einer Aufgabe zu dir, die er für furchtbar dringend hält. Gibt man dieser Sichtweise nach, hat man schon verloren – zu prüfen ist nämlich stets, ob die Aufgabe auch wichtig genug ist, dass man dafür alles stehen und liegen lassen sollte.

Weil dieser Gedankentrick des alten US-Präsidenten so gut funktioniert, findet man heute die sogenannte Eisenhower-Matrix in fast allen Ratgebern zum Thema Zeitmanagement.

So hat der berühmte Zeitmanager Eisenhower Prioritäten gesetzt

 

So hilft die Eisenhower-Matrix dir bei der Tagesplanung

  1. Definiere zunächst deinen unternehmerischen Erfolg: Was muss passieren, damit du dich als erfolgreich bezeichnen würden? Mache dir bewusst, dass Erfolg für jeden von uns etwas anderes bedeutet und nicht zwingend allein vom Kontostand abhängt.
  2. Nimm dir mindestens einmal wöchentlich die Zeit, eine Aufgabenliste mit allem, was zu tun ist, zu erstellen.
  3. Ordne jede der Aufgaben von deiner Liste in eines der vier Felder der EisenhowerMatrix ein: Wie wichtig oder unwichtig ist diese Aufgabe für deinen Erfolg? Wie dringlich ist diese Aufgabe? Gibt es eine Frist, die nicht gerissen werden darf?

Verfahre dann wie folgt mit den Aufgaben auf deinem Zettel:

  1. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind (A-Aufgaben), werden sofort und selbst erledigt.
  2. Aufgaben, die wichtig, aber (noch) nicht dringlich sind (B-Aufgaben), legst du innerhalb der nächsten zwei bis drei Wochen auf Termin.
  3. Aufgaben, die dringlich, aber nicht so wichtig für deinen Erfolg sind (C-Aufgaben), werden delegiert. Hier solltest du dir die Frage stellen: Wer kann das für mich übernehmen?
  4. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind (D-Aufgaben), gehören in den Papierkorb. Hurra!

Mit dieser Vorgehensweise unterbindest du zuverlässig den Reflex, dringliche Aufgaben zuerst zu erledigen – ohne zu prüfen, ob sie überhaupt wichtig sind. Die Kunst ist dabei, die wichtigen Aufgaben möglichst schon zu bearbeiten, bevor sie dringlich werden. So bekämpfst du wirksam Stress im Joballtag.

Ich selbst greife immer wieder auf die Eisenhower-Matrix zurück, wenn ich nicht mehr weiß, wo mir der Kopf steht. Es hat ein wenig Übung gebraucht, aber inzwischen fällt es mir immer leichter, die wichtigen und dringlichen Aufgaben von den nicht wichtigen zu unterscheiden. Ist das erst einmal geschafft, finde ich für alles Wichtige ein Zeitfenster und arbeite es nach und nach ab. Aber am meisten Freude macht es mir, mich der D-Aufgaben ohne schlechtes Gewissen zu entledigen und sie getrost zu vergessen!

Pareto und Eisenhower in der Praxis: Bringe Zeitdiebe ins Reservat und Frösche auf den Tisch

Viele erfolgreiche Unternehmer*innen organisieren sich konsequent so, dass sie jeden Morgen als Erstes einen „Frosch verspeisen“. Sie erledigen die dringlichste und wichtigste A-Aufgabe als erstes – auch wenn es sich dabei selten um die leichteste handelt. Aber das erhebende Gefühl, diese Hürde erfolgreich genommen zu haben, gibt ihnen Schwung für den ganzen Tag.

Ein weiteres Erfolgsgeheimnis: Lass dich nicht unterbrechen. Anrufe und E-Mails schaffen es immer wieder, uns von der Arbeit abzuhalten. Sie tun so, als seien sie unglaublich wichtig und dringlich und ziehen unsere sofortige Aufmerksamkeit auf sich. Dabei ist es längst erwiesen, dass wir nach jeder Unterbrechung etliche Minuten brauchen, um wieder in unsere Tätigkeit hineinzufinden. Unsere Konzentration leidet und wir brauchen deutlich länger.

Hier hilft nur eins: Schick die typischen Zeitdiebe ins Reservat und entscheide selbst, wann du sie dort besuchst. Plane feste Arbeitsblöcke für Anrufe, Mails und Co. ein und arbeiten ansonsten in Ruhe für deinen Erfolg.

Es kann außerdem deine Motivation steigern, das Parkinsonsche Gesetz zu kennen. Nicht ganz ernst gemeint, aber durchaus zutreffend, beschreibt es folgendes Phänomen: 

„Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ 

Die Komplexität einer Aufgabe ist also gar nicht der einzige Grund dafür, dass wir so lange brauchen, um sie abzuschließen. Überliste dich selbst: Setze dir ein zeitliches Limit. Wenn die Zeit abgelaufen ist, prüfst du, ob das Pareto-Prinzip greift, du also längst bei 80 Prozent Fertigungsgrad stehst. Entscheide dann, ob die fehlenden 20 Prozent bis zur Perfektion (für die du, wie du gelernt hast, immerhin 80 Prozent der Zeit aufbringen müsstest) wirklich nötig sind bzw. wie weit du überhaupt noch gehen müssest.

Mit Pausen effektiver werden

Alles, was du bis hierhin über die verschiedenen Methoden zum Zeitmanagement und zur Zeitplanung gelernt hast, dient eigentlich nur der Vorbereitung auf den wichtigsten Punkt: die Pausen.

Es ist erwiesen, dass unsere Leistungsfähigkeit sinkt, wenn wir keine Pausen machen. Die Folge: Wir werden immer langsamer und machen mehr Fehler. Deshalb sind Pausen, Freizeit und ausreichend Schlaf ungeheuer wichtig – auch und gerade dann, wenn der Stress besonders groß ist.

Wichtig ist, dass du dir bewusst Pausen nimmst. Unterteile deinen Tag in mehrere, relativ kurze Arbeitsblöcke. Wie lang diese Blöcke sind, hängt von deiner Tätigkeit und deiner Arbeitsweise ab. Länger als eine Stunde sollten sie aber nicht sein. Nach Ablauf einer festgelegten Zeit machst du eine kurze Pause. Hol dir einen Kaffee, geh auf die Toilette, öffne das Fenster oder Ähnliches. Wichtig ist, dass du zwischendurch wirklich ungestört und ohne jede Ablenkung arbeitest.

Diese Zeitmanagement-Methode nennt sich übrigens Pomodoro-Technik, weil ihr „Erfinder“, Cirillo, sich angeblich einen Küchenwecker gestellt hat, um die Intervalle einzuhalten, der aussah wie eine Tomate (italienisch: Pomodoro).

Dass Pausen unerlässlich sind, um unsere Leistungsfähigkeit zu erhalten, ist eine Binsenweisheit, stellt aber für viele Selbstständigen eine große Hürde dar. Gib deinen Auszeiten für Freunde und Familie dieselbe Bedeutung wie deinen beruflichen Terminen

  • Mach es wie Cirillo und stell dir einen Wecker, der dich an deine Pausen erinnert. 
  • Trage feste Zeiten für Sport oder Erholung in deinen Kalender ein, 
  • geh in der Mittagspause nach draußen, 
  • halte dir deinen Feierabend frei  

Und zieh dieses Programm auch in stressigen Phasen durch. Was sonst soll dir Energie geben? Burn-out ist keine Alternative. Du bist nur schwer ersetzbar und wirst gebraucht. Pass also auf dich auf.

Effektiv arbeiten: Tipps zur Strukturierung des Arbeitstages

Selbst wenn du deinen Hang zum Perfektionismus dank des Pareto-Prinzips im Zaum halten und deinen Aufgabenzettel mit der Eisenhower-Matrix entschlackt hast, bleibt noch genug zu tun. 

Damit du ab sofort deine To-do-Listen zügig abarbeiten kannst, haben wir zum Schluss noch ein paar simple Regeln aufgestellt, mit denen du in kürzerer Zeit mehr schaffst:

  • Räume jeden Tag deinen Arbeitsplatz auf, bevor du nach Hause gehst – dann startest du am nächsten Morgen produktiver in den Tag.
  • Überlege jeweils am Vorabend, was am nächsten Tag ansteht: Erstelle eine Aufgabenliste, die gut sichtbar auf deinem Schreibtisch liegt oder an einer Pinnwand hängt. So kannst du alles abhaken, was erledigt ist, und behältst stets den Überblick. Dafür gibt es auch gute digitale Tools, wie Asana oder Trello.
  • Auch wenn du im Home-Office arbeitest: Halte regelmäßige Arbeitszeiten ein. Das sorgt für eine bessere Trennung von Beruf und Privatleben und zwingt dich zu einer effektiven Zeitplanung (denken Sie an das Parkinsonsche Gesetz!). Hefte dir zur Erinnerung doch einen Zettel mit Öffnungszeiten an die Tür.
  • Reserviere in deiner Tagesplanung feste Zeiten, in denen du Telefonate führst und E-Mails bearbeitest. Sobald du damit fertig bist, schließt du dein E-Mail-Programm wieder und stellst dein Telefon leise. Du siehst ja, wer anruft und kannst später zurückrufen. Von wenigen Notfällen abgesehen, ist das meist kein Problem.
  • Nimm dir auch für unangenehme, aber wiederkehrende Aufgaben (zum Beispiel Akquisegespräche oder Buchhaltung) feste Zeiten vor, von denen du nicht abweichst – so schützen du dich vor der weitverbreiteten und zeitraubenden Prokrastination, im Volksmund auch unter Aufschieberitis bekannt.
  • Beobachte, wann du im Einklang mit deinem persönlichen Biorhythmus die produktivsten Phasen hast und halte diese nach Möglichkeit von allen Störungen frei. Manchmal helfen auch Kopfhörer, um konzentriert arbeiten zu können.
  • Selbstständige verbringen oft sehr viel Zeit damit, Entscheidungen zu treffen. Beende das ewige Abwägen. Wenn du das nächste Mal vor einer Entscheidung stehst, setze dir ein Limit von maximal einer Minute. Du wirst sehen: Deine Entscheidung wird nicht besser oder schlechter, hat aber viel weniger Zeit in Anspruch genommen.
  • Nutze dein Mailprogramm zur Organisation deiner Arbeit – und denke dabei an Herrn Eisenhower: Alle Mails, die weder wichtig noch dringlich sind (oder die schlicht keine weitere Aktion verlangen), schiebe in den Papierkorb oder ins Archiv. Alle Mails, die wichtig und dringlich sind, beantworte sofort (und verschiebe sie danach ins Archiv). Alle Mails, die dringlich, aber nicht wichtig sind, leite, wenn möglich, weiter oder lösche auch diese. Im Ergebnis sollten sich nur noch wichtige, aber nicht dringliche Mails in deinem Posteingang befinden. Plane für deren Bearbeitung in der nächsten Woche eine feste Zeit ein.

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bhp