Organisation
24.05.2019

Mein Tag ist zu kurz!
Tipps zu Zeitmanagement und Selbstorganisation

Wollen Sie an Ihrem Geschäftsmodell arbeiten?

Der Tag ist vorbei und Sie haben schon wieder nur die Hälfte von dem geschafft, was Sie eigentlich schaffen wollten? Sie fühlen sich von Ihren Aufgaben überrollt? Diese unbefriedigende Situation kennen viele Kleinunternehmer und Solo-Selbständige. Kein Wunder: Sie sind ja auch für alles zuständig und haben kaum Möglichkeiten, zu delegieren.

Umso wichtiger ist es, Prioritäten zu setzen und die Zeit sinnvoll zu nutzen. Ratschläge für ein effektives Zeit- und Selbstmanagement gibt es viele. Zwei Methoden halten wir für besonders hilfreich: Das ParetoPrinzip und die EisenhowerMatrix.

Wie Signore Pareto Sie davor bewahrt, sich zu verzetteln.

Vielleicht haben Sie schon mal vom Pareto-Prinzip gehört. Es geht zurück auf den Italiener Vilfredo Pareto, dem auffiel, dass sich in Wirtschaft und Gesellschaft häufig ein statistisches Verhältnis von 80:20 findet. So befand sich seinerzeit 80 Prozent des Bodens im Besitz von 20 Prozent der Bevölkerung. Weitere Beispiele lassen sich finden: In vielen Unternehmen werden 80 Prozent aller Umsätze mit 20 Prozent der Produkte gemacht. Oder: Wir verbringen 80 Prozent unserer Zeit mit 20 Prozent der Menschen, die wir kennen.

Heute wird das Pareto-Prinzip vor allem mit Methoden des Zeitmanagements in Verbindung gebracht. Die entscheidende Erkenntnis liegt darin, dass wir 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Einsatzes erreichen können. Für die verbleibenden 20 Prozent müssen wir dann noch mal 80 Prozent der Zeit aufbringen.

Übertragen auf den Arbeitsalltag von Selbstständigen bedeutet das: 20 Prozent unserer Arbeit führen bereits zu 80 Prozent unseres unternehmerischen Erfolges. Die restlichen 80 Prozent des Tages verbringen wir mit Aufgaben, die nicht mehr entscheidend dazu beitragen.

20% Arbeit = 80% Erfolg – 80% Arbeit = 20% Erfolg

Wenn Sie mal wieder feststellen, dass Ihre Tage zu kurz sind und Sie Ihr tägliches Arbeitspensum einfach nicht mehr schaffen, hilft es, sich an Pareto zu erinnern und sich auf diejenigen Aufgaben zu fokussieren, die überdurchschnittlich zum Erfolg beitragen– oder die sich mit unterdurchschnittlichem Einsatz bewältigen lassen. Bei kluger Prioritätensetzung bewahrt das Pareto-Prinzip Sie davor, sich hoffnungslos zu verzetteln und zu viel Zeit mit Tätigkeiten zu vergeuden, die Sie nicht wirklich nach vorne bringen.

Ich erinnere mich an ein Beispiel aus unserer Beratungspraxis, an dem sich gut zeigen lässt, was gemeint ist: Eine freiberufliche Grafikerin rief bei der FIRMENHILFE an, weil sie mit ihrer Arbeitsplanung und ihrem Zeitmanagement einfach nicht zurecht kam. „Ständig sitze ich bis spät abends und am Wochenende im Büro“, erzählte sie mir verzagt, „und schaffe es trotzdem nicht, meine Abgabefristen einzuhalten.“ Ihre Kunden seien darüber natürlich wenig begeistert und sie habe sogar schon Aufträge verloren. Nach mehreren Gesprächen kamen wir dahinter, dass sie vor allem für die Feinarbeit, den letzten Schliff, überproportional lange brauchte. Immer wieder nahm sie kleinere Änderungen vor und stellte bereits getroffene Entscheidungen wieder infrage. Die Erkenntnisse von Pareto haben ihr letztlich geholfen, ihren Perfektionismus zurückzustellen und ihre Arbeiten fristgerecht abzuschließen. Und siehe da: Keiner ihrer Kunden war der Ansicht, ein unfertiges Produkt geliefert bekommen zu haben, und alle waren froh über die pünktliche Lieferung.

Was lernen wir daraus? Wenn ein Kunde mit 80 Prozent Ihrer Leistung vollkommen zufrieden ist, sollten Sie sich tunlichst die Arbeit sparen (80 Prozent!), die sie für die restlichen 20 Prozent aufbringen müssten. Diese Zeit ist wesentlich besser in den nächsten Auftrag investiert, mit dem Sie den nächsten Kunden glücklich machen.

Ob sich die 80-20-Regel auf alle Projekte übertragen lässt und ob das Verhältnis dabei wirklich immer bei 80:20 liegt, sei dahingestellt. Aber nicht nur die Perfektionisten unter uns können viel von Herrn Pareto lernen und dank seiner Erkenntnis ihre Effizienz steigern und ihr Stresslevel senken.

Allerdings stellt sich natürlich die Frage: Wie finde ich heraus, welche Aufgaben zu den wichtigen gehören und welche nicht? Dazu muss ich Prioritäten setzen. Aber wie und nach welchen Maßstäben?

Mit Präsident Eisenhower erkennen, was wichtig ist.

Der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower hat sein Tagewerk angeblich stets mit einer einfachen Methode strukturiert: Er unterschied die Wichtigkeit einer Aufgabe von ihrer Dringlichkeit und handelte nach der Maxime: Wichtig geht immer vor dringlich. Ein Beispiel hierfür haben Sie bestimmt schon selbst erlebt: Ein Mitarbeiter kommt mit einer Aufgabe zu Ihnen, die er für furchtbar dringend hält. Gibt man dieser Sichtweise nach, hat man schon verloren – zu prüfen ist nämlich stets, ob die Aufgabe auch wichtig genug ist, dass man dafür alles stehen und liegen lassen sollte.

Weil dieser Gedankentrick des alten US-Präsidenten so gut funktioniert, findet man heute die sogenannte Eisenhower-Matrix in fast allen Ratgebern zum Thema Zeitmanagement.

So hat der berühmte Zeitmanager Eisenhower Prioritäten gesetzt

 

So hilft die Eisenhower-Matrix Ihnen bei der Tagesplanung

  1. Definieren Sie zunächst Ihren unternehmerischen Erfolg: Was muss passieren, damit Sie sich als erfolgreich bezeichnen würden? Machen Sie sich bewusst, dass Erfolg für jeden von uns etwas anderes bedeutet und nicht zwingend allein vom Kontostand abhängt.
  2. Nehmen Sie sich mindestens einmal wöchentlich die Zeit, eine Aufgabenliste mit allem, was zu tun ist, zu erstellen.
  3. Ordnen Sie jede der Aufgaben von Ihrer Liste in eines der vier Felder der EisenhowerMatrix ein: Wie wichtig oder unwichtig ist diese Aufgabe für Ihren Erfolg? Wie dringlich ist diese Aufgabe? Gibt es eine Deadline, die nicht gerissen werden darf?
  4. Verfahren Sie dann wie folgt mit den Aufgaben auf Ihrem Zettel:
  5. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringlich sind (A-Aufgaben), werden sofort und selbst erledigt.
  6. Aufgaben, die wichtig aber (noch) nicht dringlich sind (B-Aufgaben), legen Sie sich innerhalb der nächsten zwei bis drei Wochen auf Termin.
  7. Aufgaben, die dringlich, aber nicht so wichtig für Ihren Erfolg sind (C-Aufgaben), werden delegiert. Hier sollten Sie sich die Frage stellen: Wer kann das für mich übernehmen?
  8. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind (D-Aufgaben), gehören in den Papierkorb. Hurra!

Mit dieser Vorgehensweise unterbinden Sie zuverlässig den Reflex, dringliche Aufgaben zuerst zu erledigen – ohne zu prüfen, ob sie überhaupt wichtig sind. Die Kunst ist dabei, die wichtigen Aufgaben möglichst schon zu bearbeiten, bevor sie dringlich werden. So bekämpfen Sie wirksam Stress im Joballtag.

Ich selbst greife immer wieder auf die Eisenhower-Matrix zurück, wenn ich nicht mehr weiß, wo mir der Kopf steht. Es hat ein wenig Übung gebraucht, aber inzwischen fällt es mir immer leichter, die wichtigen und dringlichen Aufgaben von den nicht wichtigen zu unterscheiden. Ist das erst einmal geschafft, finde ich für alles Wichtige ein Zeitfenster und arbeite es nach und nach ab. Aber am meisten Freude macht es mir, mich der D-Aufgaben ohne schlechtes Gewissen zu entledigen und sie getrost zu vergessen!

Pareto und Eisenhower in der Praxis: Bringen Sie Zeitdiebe ins Reservat und Frösche auf den Tisch

Viele erfolgreiche Unternehmer und Unternehmerinnen organisieren sich konsequent so, dass sie jeden Morgen als erstes einen „Frosch verspeisen“. Sie erledigen die dringlichste und wichtigste A-Aufgabe als erstes – auch wenn es sich dabei selten um die leichteste handelt. Aber das erhebende Gefühl, diese Hürde erfolgreich genommen zu haben, gibt ihnen Schwung für den ganzen Tag.

Ein weiteres Erfolgsgeheimnis: Lassen Sie sich nicht unterbrechen. Anrufe und E-Mails schaffen es immer wieder, uns von der Arbeit abzuhalten. Sie tun so, als seien sie unglaublich wichtig und dringlich und ziehen unsere sofortige Aufmerksamkeit auf sich. Dabei ist es längst erwiesen, dass wir nach jeder Unterbrechung etliche Minuten brauchen, um wieder in unsere Tätigkeit hineinzufinden. Unsere Konzentration leidet und wir brauchen deutlich länger.

Hier hilft nur eins: Schicken Sie die typischen Zeitdiebe ins Reservat und entscheiden Sie selbst, wann Sie sie dort besuchen. Planen Sie feste Arbeitsblöcke für Anrufe, Mails und Co. ein und arbeiten Sie ansonsten in Ruhe für Ihren Erfolg.

Es kann außerdem Ihre Motivation steigern, das Parkinsonsche Gesetz zu kennen. Nicht ganz ernst gemeint, aber durchaus zutreffend, beschreibt es folgendes Phänomen: „Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Die Komplexität einer Aufgabe ist also gar nicht der einzige Grund dafür, dass wir so lange brauchen, um sie abzuschließen. Überlisten Sie sich selbst: Setzen Sie sich ein zeitliches Limit. Wenn die Zeit abgelaufen ist, prüfen Sie, ob das Pareto-Prinzip greift, Sie also längst bei 80 Prozent Fertigungsgrad stehen. Entscheiden Sie dann, ob die fehlenden 20 Prozent bis zur Perfektion (für die Sie, wie Sie gelernt haben, immerhin 80 Prozent der Zeit aufbringen müssten) wirklich nötig sind bzw. wie weit Sie überhaupt noch gehen müssen.

Mit Pausen effektiver werden

Alles, was Sie bis hierhin über die verschiedenen Methoden zum Zeitmanagement und zur Zeitplanung gelernt haben, dient eigentlich nur der Vorbereitung auf den wichtigsten Punkt: die Pausen.

Es ist erwiesen, dass unsere Leistungsfähigkeit sinkt, wenn wir keine Pausen machen. Die Folge: Wir werden immer langsamer und machen mehr Fehler. Deshalb sind Pausen, Freizeit und ausreichend Schlaf ungeheuer wichtig – auch und gerade dann, wenn der Stress besonders groß ist.

Wichtig ist, dass Sie sich Ihre Pausen bewusst nehmen. Unterteilen Sie Ihren Tag in mehrere relativ kurze Arbeitsblöcke. Wie lang diese Blöcke sind, hängt von Ihrer Tätigkeit und Ihrer Arbeitsweise ab. Länger als eine Stunde sollten sie aber nicht sein. Nach Ablauf einer festgelegten Zeit machen Sie eine kurze Pause. Holen Sie sich einen Kaffee, gehen Sie auf die Toilette, öffnen Sie das Fenster oder ähnliches. Wichtig ist, dass Sie zwischendurch wirklich ungestört und ohne jede Ablenkung arbeiten.

Diese Zeitmanagement-Methode nennt sich übrigens Pomodoro-Technik, weil ihr „Erfinder“, Paretos Landsmann Cirillo, sich angeblich einen Küchenwecker gestellt hat, um die Intervalle einzuhalten, der aussah wie eine Tomate (italienisch: Pomodoro).

Dass Pausen unerlässlich sind, um unsere Leistungsfähigkeit zu erhalten, ist eine Binsenweisheit, stellt aber für viele Selbstständigen eine große Hürde dar. Geben Sie den Auszeiten für sich selbst, für Freunde und Familie dieselbe Bedeutung wie ihren beruflichen Terminen. Machen Sie es wie Cirillo und stellen Sie sich einen Wecker, der Sie an Ihre Pausen erinnert. Tragen Sie feste Zeiten für Sport oder Erholung in Ihren Kalender ein, gehen Sie in der Mittagspause nach draußen, halten Sie Ihren Feierabend frei  – und ziehen Sie dieses Programm auch in stressigen Phasen durch. Was sonst soll Ihnen Energie geben? Burn-out ist keine Alternative. Sie sind nur schwer ersetzbar und werden gebraucht. Passen Sie also auf sich auf.

Effektiv arbeiten: Tipps zur Strukturierung des Arbeitstages

Selbst wenn Sie Ihren Hang zum Perfektionismus dank des Pareto-Prinzips im Zaum halten und Ihren Aufgabenzettel mit der Eisenhower-Matrix entschlackt haben, bleibt noch genug zu tun. Damit Sie ab sofort Ihre To-Do-Listen zügig abarbeiten können, haben wir zum Schluss noch ein paar simple Regeln aufgestellt, mit denen Sie in kürzerer Zeit mehr schaffen:

  • Räumen Sie jeden Tag Ihren Arbeitsplatz auf, bevor Sie nach Hause gehen – dann starten Sie am nächsten Morgen produktiver in den Tag.
  • Überlegen Sie jeweils am Vorabend, was am nächsten Tag ansteht: Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die Sie gut sichtbar auf Ihren Schreibtisch legen oder an die Pinwand hängen. So können Sie alles abhaken, was erledigt ist, und behalten stets den Überblick.
  • Auch wenn Sie im Home-Office arbeiten: Halten Sie regelmäßige Arbeitszeiten ein. Das sorgt für eine bessere Trennung von Beruf und Privatleben und zwingt Sie zu einer effektiven Zeitplanung (denken Sie an das Parkinsonsche Gesetz!). Heften Sie sich zur Erinnerung doch einen Zettel mit Öffnungszeiten an die Tür.
  • Reservieren Sie in Ihrer Tagesplanung feste Zeiten, in denen Sie Telefonate führen und E-Mails bearbeiten. Sobald Sie damit fertig sind, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm wieder und stellen Ihr Telefon leise. Sie sehen ja, wer anruft und können später zurückrufen. Von wenigen Notfällen abgesehen ist das meist kein Problem.
  • Nehmen Sie sich auch für unangenehme, aber wiederkehrende Aufgaben (zum Beispiel Akquisegespräche oder Buchhaltung) feste Zeiten vor, von denen Sie nicht abweichen – so schützen Sie sich vor der weit verbreiteten und zeitraubenden Prokrastination, im Volksmund auch unter Aufschieberitis bekannt.
  • Beobachten Sie, wann Sie im Einklang mit Ihrem persönlichen Biorhythmus die produktivsten Phasen haben und halten Sie diese nach Möglichkeit von allen Störungen frei. Manchmal helfen auch Kopfhörer, um konzentriert arbeiten zu können.
  • Selbstständige verbringen oft sehr viel Zeit damit, Entscheidungen zu treffen. Beenden Sie das ewige Abwägen. Wenn Sie das nächste Mal vor einer Entscheidung stehen, setzen Sie sich ein Limit von maximal einer Minute. Sie werden sehen: Ihre  Entscheidung wird nicht besser oder schlechter, hat aber viel weniger Zeit in Anspruch genommen.
  • Nutzen Sie Ihr Mailprogramm zur Organisation Ihrer Arbeit – und denken Sie dabei an Herrn Eisenhower: Alle Mails, die weder wichtig noch dringlich sind (oder die schlicht keine weitere Aktion verlangen), schieben Sie in den Papierkorb oder ins Archiv. Alle Mails, die wichtig und dringlich sind, beantworten Sie sofort (und verschieben Sie danach ins Archiv). Alle Mails, die dringlich, aber nicht wichtig sind, leiten Sie wenn möglich weiter oder löschen auch diese. Im Ergebnis sollten sich nur noch wichtige, aber nicht dringliche Mails in Ihrem Posteingang befinden. Planen Sie für deren Bearbeitung in der nächsten Woche eine feste Zeit ein.

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bhp